建筑工程类公司项目合同管理制度

建筑工程类公司项目合同管理制度一、总则1.目的为加强公司项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司承接的各类建筑工程项目合同的管理，包括工程总承包合同、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、物资采购合同等。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。确保合同内容符合法律法规要求，保障双方合法权益，促进项目顺利实施。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组成立以公司总经理为组长，各副总经理为副组长，相关部门负责人为成员的合同管理领导小组。负责审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项，协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度，并组织实施；参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理；建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理；监督检查合同的履行情况，协调处理合同纠纷；定期统计分析合同管理情况，为公司决策提供依据。3.合同承办部门各项目的具体承办部门负责本部门项目合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。其主要职责包括：根据项目需要，负责合同的起草工作，确保合同条款符合项目要求和公司利益；组织合同谈判，与合同对方进行沟通协商，争取有利的合同条款；将合同文本提交合同管理部门进行审核，并根据审核意见进行修改完善；负责合同的签订、履行工作，及时处理合同履行过程中的问题；向合同管理部门报送合同履行情况及相关资料。

三、合同的签订1.合同签订流程项目启动：合同承办部门根据项目需求，确定项目合同相对方，并进行初步沟通。合同起草：合同承办部门负责起草合同文本，合同内容应包括双方当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。合同条款应明确、具体、清晰，避免歧义。合同审核：合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审查，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性等。审核意见应及时反馈给合同承办部门，合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善。合同审批：经审核通过的合同，应按照公司内部审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批权限和审批要求，确保合同签订符合公司规定和利益。合同审批通过后，方可签订合同。合同签订：合同签订应严格按照法律法规要求进行，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交合同管理部门备案。2.合同授权委托公司法定代表人可以授权公司其他人员作为代理人签订合同。授权委托应采用书面形式，明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限和期限等内容，并由法定代表人签字或盖章。代理人应在授权范围内签订合同，不得超越权限。3.合同专用章管理公司设立合同专用章，用于签订合同。合同专用章应由合同管理部门专人保管，严格按照规定使用。使用合同专用章时，应填写《合同专用章使用申请表》，经合同管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可盖章。盖章后的合同文本应进行登记备案。

四、合同的履行1.合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2.合同履行跟踪合同承办部门应建立合同履行台账，及时跟踪合同履行情况，记录合同履行过程中的各项事项，包括合同执行进度、款项支付情况、质量验收情况、变更情况等。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促合同承办部门解决。3.合同款项支付管理合同款项支付应严格按照合同约定执行。合同承办部门应根据合同履行情况，及时向财务部门提交付款申请，并提供相关证明材料。财务部门应按照公司财务管理制度和合同约定进行审核，审核通过后办理付款手续。付款过程中应严格控制资金流向，确保资金安全。4.合同变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同承办部门应将变更协议及时提交合同管理部门备案，并按照变更后的合同内容履行义务。5.合同转让管理合同一方如需将合同权利和义务转让给第三方，应经对方书面同意，并签订书面转让协议。转让协议应明确转让的权利和义务范围，以及转让方、受让方和对方的权利和义务关系。合同承办部门应将转让协议及时提交合同管理部门备案，并按照转让后的合同内容履行义务。

五、合同的终止1.合同终止条件合同终止的条件包括：合同履行完毕、合同解除、合同无效、债务相互抵销、债权人免除债务、债权债务同归于一人等。合同终止应符合法律法规和合同约定的条件。2.合同终止程序合同终止时，合同承办部门应及时通知对方，并办理相关手续。如涉及合同款项结算、资产交接、质量验收等事项，应按照合同约定和公司规定进行处理。合同承办部门应将合同终止情况及时报告合同管理部门，合同管理部门应将合同终止情况记录在合同台账中，并进行归档管理。3.合同终止后的资料归档合同终止后，合同承办部门应将合同履行过程中的相关资料，如合同文本、补充协议、变更协议、付款凭证、验收报告、往来函件等，整理成册，提交合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照档案管理规定，对合同资料进行妥善保管，以备查阅。

六、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与对方的沟通协调，及时了解对方的需求和意见，妥善处理合同履行过程中的问题，避免合同纠纷的发生。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，发现潜在的合同纠纷隐患，及时提出防范措施和建议。2.纠纷处理原则合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时的原则进行处理。处理合同纠纷应首先通过协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。3.纠纷处理程序纠纷报告：合同承办部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提交相关资料。合同管理部门应立即对纠纷情况进行了解和分析，制定纠纷处理方案。协商解决：合同管理部门应组织合同承办部门与对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中应保持冷静、理智，尊重对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。仲裁或诉讼：如协商不成，合同管理部门应根据合同约定和法律法规规定，及时向公司领导汇报，并按照公司决策进行仲裁或诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合律师等专业人员，提供相关证据和资料，维护公司合法权益。纠纷处理结果跟踪：合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将处理结果报告合同管理部门。合同管理部门应跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保公司合法权益得到有效维护。

七、合同的档案管理1.档案管理职责合同管理部门负责合同档案的统一管理工作，制定合同档案管理制度，明确档案管理人员职责，确保合同档案的完整性、准确性和安全性。2.档案归档范围合同档案应包括合同文本、补充协议、变更协议、授权委托书、合同专用章使用申请表、付款凭证、验收报告、往来函件、纠纷处理文件等与合同相关的资料。3.档案整理与保管合同档案应按照项目和时间顺序进行分类整理，编号归档。档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清理，确保档案的质量和安全。合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。查阅或借阅完毕后，应及时归还档案，并办理相关手续。

八、合同管理的监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行的合法性、合规性、完整性等。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对合同承办部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。考核评价结果作为部门和个人绩效评价的重要依据。3.责任追究对违反合同管理