建筑公司会议管理制度

建筑公司会议管理制度一、总则1.目的为了规范建筑公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于建筑公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、项目会议等。3.会议原则精简高效原则：会议应注重实效，精简会议内容和流程，避免冗长和不必要的讨论，提高会议效率。充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好准备工作，确保会议议题明确、资料齐全，能够高效地进行讨论和决策。严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时出席会议，认真听取会议内容，积极参与讨论，不得随意迟到、早退、缺席或中途退场。

二、会议分类及职责1.公司级会议总经理办公会会议职责：由总经理主持，副总经理、总工程师、各部门负责人等参加。主要负责研究公司重大决策、发展战略、年度计划、财务预算等重要事项，协调各部门工作，解决公司运营中的重大问题。会议周期：原则上每周召开一次，如有特殊情况可临时召开。公司月度例会会议职责：由总经理或副总经理主持，各部门负责人及相关人员参加。主要总结公司上月工作完成情况，分析存在的问题，部署本月工作任务，通报公司重要事项和工作动态。会议周期：每月定期召开一次。公司年度总结表彰大会会议职责：由总经理主持，全体员工参加。主要回顾公司年度工作，总结成绩和经验，表彰先进集体和个人，部署下一年度工作目标和任务。会议周期：每年年底召开一次。2.部门会议部门例会会议职责：由部门负责人主持，部门全体员工参加。主要总结部门上周工作完成情况，安排本周工作任务，传达公司相关会议精神和工作要求，协调部门内部工作。会议周期：原则上每周召开一次，可根据实际工作情况进行调整。部门专题会议会议职责：根据工作需要，由部门负责人或相关人员主持，针对特定的工作事项或问题召开。主要讨论和研究部门专项工作，制定解决方案和措施，推动工作落实。会议周期：根据具体工作安排适时召开。3.项目会议项目周例会会议职责：由项目经理主持，项目团队成员参加。主要总结项目上周工作进展，分析存在的问题，安排本周工作计划，协调项目各方关系，确保项目顺利推进。会议周期：原则上每周召开一次，可根据项目实际情况进行调整。项目月进度会会议职责：由项目经理主持，项目团队成员、业主代表、监理单位等相关人员参加。主要汇报项目当月进度情况，分析影响进度的因素，制定下月进度计划和保障措施，沟通协调项目各方工作。会议周期：每月定期召开一次。项目专题会议会议职责：根据项目需要，由项目经理或相关人员主持，针对项目技术难题、质量问题、安全隐患等特定事项召开。主要讨论和研究解决方案，明确责任人和时间节点，确保项目质量和安全。会议周期：根据具体问题适时召开。

三、会议组织与安排1.会议发起公司级会议由总经理办公室根据公司领导指示或工作需要发起；部门会议由部门负责人发起；项目会议由项目经理发起。会议发起者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并填写《会议申请表》（见附件1），经审批后组织召开会议。2.会议通知会议发起者应在会议召开前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。对于重要会议，应提前[X]天通过多种方式（如邮件、短信、即时通讯工具等）进行通知，确保参会人员有足够的时间准备。如遇参会人员因特殊情况无法参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代为参会。3.会议准备会议组织者应提前做好会议资料的准备工作，如会议议程、汇报材料、相关文件等。会议资料应确保内容准确、完整，能够满足会议讨论的需要。根据会议需要，准备好会议场地、音响设备、投影仪、白板等会议设施，确保会议正常进行。如需邀请外部嘉宾参加会议，应提前与嘉宾沟通，确定其行程安排，并做好接待工作。4.会议记录公司级会议、重要部门会议和项目会议应安排专人进行会议记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议议题、发言要点、讨论结果、决议事项等。会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内整理好会议记录，并形成《会议纪要》（见附件2）。《会议纪要》应经会议组织者审核后发送给参会人员，并抄送相关领导和部门。会议记录和《会议纪要》应妥善保管，作为公司重要的文件资料存档，以备查阅。

四、会议流程1.会议签到参会人员应提前到达会议地点，在会议签到表上签到。会议组织者应在会议开始前[X]分钟统计参会人员签到情况，对未按时签到的人员进行催报。2.会议开场会议开始时，会议主持人应简要介绍会议目的、议程安排和参会人员，宣布会议纪律和注意事项。主持人应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，确保会议秩序井然。3.会议讨论参会人员应按照会议议程依次发言，阐述自己的观点和意见。发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关的内容。在讨论过程中，参会人员应相互尊重，认真倾听他人发言，不得打断他人或进行人身攻击。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法，并进行充分的讨论和交流。会议主持人应把握会议节奏和方向，引导参会人员围绕核心问题进行讨论，避免偏离主题或陷入无谓的争论。对于讨论中出现的争议问题，主持人应及时进行协调和沟通，推动形成共识。4.会议决策对于会议讨论的事项，应根据实际情况进行决策。决策方式可分为投票表决、举手表决、协商一致等。决策结果应明确记录在会议记录中，并形成决议事项。决议事项应包括决策内容、责任部门、责任人、完成时间等信息。如会议决策需要进一步细化或落实，应明确具体的工作安排和要求，确保决策能够得到有效执行。5.会议总结会议接近尾声时，会议主持人应进行会议总结，简要回顾会议讨论的主要内容和决策结果，强调会议重点和下一步工作要求。主持人应对参会人员的积极参与和配合表示感谢，并宣布会议结束。

五、会议纪律与要求1.参会人员纪律按时出席会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向会议组织者请假，并得到批准。会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后，到会场外进行处理。认真倾听他人发言，积极参与会议讨论，不得在会议期间交头接耳、玩手机、看报纸等做与会议无关的事情。尊重会议主持人和其他参会人员，不得打断他人发言或进行人身攻击。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法。严格遵守会议保密制度，对于会议讨论的机密事项和尚未公开的信息，不得泄露给无关人员。2.会议组织者纪律提前做好会议准备工作，确保会议资料齐全、会议设施正常运行。按照会议议程组织会议，把握会议节奏和方向，确保会议高效进行。认真记录会议内容，及时整理会议纪要，并发送给参会人员和相关领导。对会议决议事项进行跟踪和督促，确保各项工作得到有效落实。

六、会议决议执行与监督1.决议执行会议决议形成后，责任部门和责任人应按照决议要求认真组织实施，制定具体的工作计划和措施，确保决议事项得到有效执行。责任部门应定期向会议组织者汇报决议执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。2.监督检查公司办公室负责对会议决议执行情况进行跟踪和监督检查，定期或不定期对责任部门的执行情况进行检查和评估。对于执行不力的部门和个人，公司办公室应及时发出《整改通知书》（见附件3），要求责任部门限期整改，并将整改情况及时反馈给公司办公室。对因执行不力导致决议事项未能按时完成或造成严重后果的部门和个人，公司将按照相关规定进行严肃处理。

七、会议费用管理1.费用范围会议费用主要包括会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、参会人员交通和餐饮费用等。2.费用标准会议场地租赁费用应根据会议规模和场地要求合理确定，原则上应选择性价比高的场地。会议设备租赁费用应根据实际使用情况进行核算，确保设备能够满足会议需要，同时避免浪费。会议资料印刷费用应严格控制，根据会议实际需要印刷必要的资料，避免印刷过多造成浪费。参会人员交通和餐饮费用应按照公司相关规定执行，严格控制标准，确保费用合理合规。3.费用报销会议组织者应在会议结束后及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务制度的要求进行报销。报销凭证应包括发票、收据、费用清单等，并注明会议名称、时间、地点、参会人数等信息。费用报销应经过相关领导审批后，方可到财务部门办理报销手续。财务部门应严格审核报销凭证，确保费用报销符合公司规定。

八、附则1.本制度由总经理办公室负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施。

附件1：会议申请表

|会议名称|[会议具体名称]|||||会议主题|[详细描述会议主题]||会议时间|[开始时间][结束时间]||会议地点|[具体地点]||参会人员|[列出参会人员名单]||会议议程|1.[议程1内容]<br>2.[议程2内容]<br>......||会议目的|[阐述召开会议的目的]||发起部门|[发起会议的部门名称]||发起时间|[申请发起会议的具体日期]||审批意见|<br>部门负责人意见：[签字并注明日期]<br>分管领导意见：[签字并注明日期]<br>总经理意见：[签字并注明日期]|

附件2：会议纪要

|会议名称|[会议具体名称]|||||会议时间|[开始时间][结束时间]||会议地点|[具体地点]||参会人员|[列出参会人员名单]||会议主题|[详细描述会议主题]||会议内容摘要|[简要记录会议讨论的主要内容，包括发言要点、讨论结果等]||决议事项|1.[决议事项1内容，包括责任部门、责任人、完成时间等]<br>2.[决议事项2内容，包括责任部门、责任人、完成时间等]<br>......||会议记录人|[记录人姓名]||日期|[记录会议纪要的日期]|

附件3：整改通知书

|通知对象|[责任部门名