建筑公司办公室管理制度

建筑公司办公室管理制度一、总则1.目的：为加强公司办公室管理，规范办公秩序，提高工作效率，树立公司良好形象，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司总部及各项目部办公室的管理。3.管理原则：办公室管理遵循高效、规范、有序、节约的原则。

二、办公环境管理1.办公区域布局办公室应根据工作需要合理划分功能区域，包括办公区、会议室、接待室、资料室等。办公区内的办公桌椅、文件柜等办公设备应摆放整齐，保持通道畅通。2.环境卫生全体员工应保持办公区域的整洁卫生，做到每日清扫，定期进行大扫除。禁止在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，严禁吸烟。办公用品应摆放整齐，文件资料应分类存放，保持桌面整洁。3.绿化与装饰办公室应适当进行绿化装饰，营造舒适、美观的办公环境。装饰布置应简洁大方，符合公司文化和行业特点，不得过于奢华。

三、办公用品管理1.采购办公用品由办公室统一采购，各部门应于每月底前将下月办公用品需求计划报办公室。办公室根据需求计划进行采购，选择质量可靠、价格合理的供应商。2.发放办公用品采购后，由办公室负责登记入库，并根据各部门需求进行发放。员工领取办公用品时应填写领用登记表，注明领用日期、物品名称、数量等信息。3.使用与节约员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应提倡循环使用。办公设备如电脑、打印机、复印机等应按操作规程使用，定期维护保养，延长使用寿命。

四、文件与档案管理1.文件收发外来文件由办公室专人负责签收、登记，并及时呈送公司领导批阅。公司内部文件由各部门起草，经部门负责人审核后，送办公室编号、印发。文件印发后，办公室应及时将文件分发至相关部门，并做好文件传阅记录。2.文件归档各部门应定期将本部门形成的文件资料整理归档，送交办公室统一保管。办公室应按照档案管理规定，对文件资料进行分类、编号、装订，建立档案目录。档案管理人员应妥善保管档案，确保档案的安全与完整，防止档案丢失、损坏或泄密。3.文件查阅因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人或公司领导批准后，到办公室查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出办公室，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换。查阅完毕后，应及时将档案归还办公室，并办理归还手续。

五、会议管理1.会议分类公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、项目协调会等。2.会议组织总经理办公会由总经理主持，公司领导及各部门负责人参加，办公室负责会议通知、记录和纪要整理。部门例会由各部门负责人主持，部门员工参加，部门自行组织并记录。专题会议和项目协调会根据工作需要由相关领导或部门组织召开，办公室协助做好会议准备工作。3.会议通知会议组织部门应提前将会议时间、地点、议题等通知参会人员，重要会议应提前[X]天通知。参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。4.会议纪律参会人员应遵守会议纪律，按时到达会场，不得迟到、早退或无故缺席。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或交头接耳，不得做与会议无关的事情。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，做好会议记录。5.会议纪要会议结束后，办公室应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送至参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议讨论的主要内容、决议事项及责任部门和责任人，作为工作落实和检查的依据。

六、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由办公室主任保管，合同专用章由经营部门负责人保管，财务专用章由财务部门负责人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人使用，如因工作需要临时借用，需经印章使用部门负责人和保管人批准，并办理借用手续。3.印章使用使用印章应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额等信息，经相关领导审批后，方可盖章。涉及重大事项或金额较大的合同协议等文件，需经公司总经理审批后方可盖章。印章使用时应在印章使用登记表上登记，注明盖章日期、文件名称、盖章人等信息。4.印章停用与销毁印章因磨损、损坏或其他原因需要停用的，应由保管人员填写印章停用申请表，经公司领导批准后，交办公室封存。印章停用后，应按照公司档案管理规定进行销毁，并做好销毁记录。

七、车辆管理1.车辆调度公司车辆由办公室统一调度管理，各部门因工作需要用车时，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，报办公室审核。办公室根据车辆使用情况和工作需要进行调度安排，优先保障公司领导和重要业务用车。2.车辆使用驾驶员应遵守交通规则，安全驾驶，文明行车，确保车辆安全。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆清洗干净，停放在指定地点，并做好车辆保养和维护工作。严禁公车私用，如因特殊情况需要使用公车办理私人事务，需经公司领导批准，并按规定缴纳费用。3.车辆维修与保养车辆维修和保养由办公室统一安排，驾驶员发现车辆故障或需要保养时，应及时报告办公室。办公室根据车辆状况和维修保养计划，选择正规的维修厂家进行维修和保养，并做好维修保养记录。车辆维修费用超过[X]元的，需经公司领导审批后，方可维修。

八、安全与保密管理1.安全管理办公室应加强安全防范意识，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。下班前应关闭门窗、电器设备等，确保办公区域安全。定期组织安全检查，及时发现和消除安全隐患，如发现安全问题应及时报告并采取措施进行处理。2.保密管理全体员工应严格遵守公司保密制度，保守公司商业秘密和工作秘密。涉及公司机密的文件、资料、信息等应妥善保管，不得随意泄露或传播。严禁在互联网上发布涉及公司机密的信息，严禁将公司机密文件带出公司或转借他人。新员工入职时应签订保密协议，离职时应办理保密资料交接手续。

九、考勤管理1.考勤制度公司实行每日签到打卡制度，员工应按时签到打卡，不得代签或漏签。工作时间为[具体工作时间]，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退或旷工。因工作需要加班的，应填写加班申请表，经部门负责人批准后，报办公室备案。2.请假制度员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假[X]天以内的，由部门负责人审批；请假[X]天以上[X]天以内的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；请假超过[X]天的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。员工请假期间应保持通讯畅通，确保工作不受影响。3.考勤统计与公示办公室负责每月对员工考勤情况进行统计，并于次月[