园林绿化工程有限公司采购部管理制度

园林绿化工程有限公司采购部管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范园林绿化工程有限公司采购部的工作流程和行为准则，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司工程项目的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于园林绿化工程有限公司采购部的所有采购活动，包括但不限于苗木、花卉、园艺工具、肥料、农药等物资的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购决策公正合理。效益优先原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。

二、组织架构与职责1.采购部组织架构采购部设采购经理1名，采购专员若干名。2.职责分工采购经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。负责建立和维护供应商管理体系，评估供应商的综合实力，选择合格供应商并建立合作关系。审核采购订单，确保采购物资的规格、数量、质量等符合要求，控制采购成本。协调采购部与其他部门之间的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策建议。采购专员根据采购计划，负责具体的采购业务操作，包括询价、比价、议价、下单、跟进订单执行情况等。收集供应商信息，进行初步筛选和评估，协助采购经理建立供应商档案。负责采购合同的起草、签订、执行和归档工作，确保合同的合法性和有效性。参与采购物资的验收工作，对不合格物资及时与供应商沟通处理。协助采购经理进行采购成本控制和采购数据分析，提供相关建议和意见。

三、采购流程1.需求计划制定工程项目部根据工程进度和实际需求，提前向采购部提交物资需求计划，明确物资的名称、规格、型号、数量、到货时间等要求。采购部对需求计划进行审核，如有疑问及时与工程项目部沟通确认，确保需求计划准确无误。2.采购申请采购专员根据审核后的需求计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的信息、采购原因、预计采购金额等，经采购经理审批后提交至财务部。3.供应商选择与评估采购专员通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并向其发送询价函，要求提供报价单和相关产品资料。采购专员对供应商的报价进行初步分析和比较，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商进行进一步评估。采购部组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量管理体系、售后服务等方面的情况，填写供应商评估报告。根据供应商评估报告，采购经理确定合格供应商名单，并与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。4.采购谈判与合同签订采购专员与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务，经采购经理审核后提交至法务部审核。法务部对采购合同进行合法性审核，提出修改意见，采购专员根据审核意见对合同进行修改完善。采购合同经双方签字盖章后生效，采购专员将合同副本分别发送至财务部、工程项目部等相关部门备案。5.订单下达与跟踪采购专员根据采购合同，及时向供应商下达采购订单，明确订单的交货时间、交货地点、产品规格、数量等要求。采购专员定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量完成。如因供应商原因导致订单延迟或出现质量问题，采购专员及时与供应商协商解决，如协商无果，及时向采购经理汇报，采取相应的措施，如调整采购计划、更换供应商等。6.物资验收采购物资到货前，采购专员通知工程项目部、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，采购专员组织相关人员按照采购合同和质量标准对物资进行验收，填写物资验收单。验收合格的物资，由工程项目部办理入库手续；验收不合格的物资，采购专员及时与供应商沟通协商退换货事宜，如供应商拒绝处理，采购专员可根据合同条款采取相应的法律措施。7.付款结算采购专员根据采购合同和物资验收单，填写付款申请单，经采购经理审核后提交至财务部。财务部对付款申请单进行审核，确认无误后按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。采购专员负责与供应商核对付款金额和付款方式，确保付款信息准确无误。

四、供应商管理1.供应商准入管理建立供应商准入标准，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉等方面的要求。供应商申请合作时，需提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检测报告等相关资料。采购部对供应商提交的资料进行审核，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库，并进行编号管理。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购专员负责收集供应商的相关信息，填写供应商评估表，采购经理组织相关人员对评估表进行审核和评分。根据供应商的评估得分，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时发出整改通知，如整改后仍不符合要求，终止合作关系。3.供应商激励与淘汰建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如采购量增加、价格优惠、合作期限延长等。对于连续两次评估得分低于60分的供应商，采购部发出警告通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，采购部有权终止合作关系，并将其从供应商数据库中删除。定期对供应商数据库进行清理，删除已终止合作关系或长期未合作的供应商信息。

五、采购成本控制1.成本预算编制采购部根据年度采购计划和市场价格走势，编制采购成本预算，明确各项采购物资的预计采购金额和成本控制目标。2.采购价格管理采购专员通过询价、比价、议价等方式，获取多家供应商的报价，选择价格合理的供应商进行采购。建立采购价格信息库，定期收集、整理和分析市场价格动态，为采购决策提供参考依据。对于采购金额较大的物资，采购部组织相关人员进行成本分析和谈判，争取最有利的采购价格。3.采购成本分析与监控定期对采购成本进行分析，对比实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。采购专员负责监控采购过程中的各项费用支出，如运输费、包装费、保险费等，确保费用支出合理合规。根据采购成本分析结果，制定相应的改进措施，不断优化采购成本控制工作。

六、合同管理1.合同签订采购合同必须采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订前，必须经过采购经理审核和法务部合法性审核，确保合同条款符合法律法规和公司规定。采购合同签订后，采购专员负责将合同副本分别发送至财务部、工程项目部等相关部门备案。2.合同执行与变更采购专员负责跟踪采购合同的执行情况，确保双方按照合同约定履行各自的义务。如因不可抗力或其他原因需要变更采购合同，采购专员及时与供应商协商，并签订合同变更协议，经采购经理审核和法务部合法性审核后生效。3.合同归档与保管采购专员负责采购合同的归档和保管工作，确保合同资料完整、齐全。采购合同档案应按照类别、时间等进行分类整理，便于查阅和管理。采购合同档案的保管期限按照公司相关规定执行，到期后按照档案管理规定进行销毁。

七、风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险：密切关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时调整采购策略；与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低市场波动对采购成本的影响。供应商风险：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作；与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。质量风险：严格按照采购合同和质量标准对采购物资进行验收，加强对采购物资的质量检验；要求供应商提供产品质量保证和售后服务承诺，如出现质量问题，及时与供应商协商解决。合同风险：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规；在合同执行过程中，密切跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同纠纷。

八、内部沟通与协作1.与工程项目部的沟通协作采购部与工程项目部保持密切沟通，及时了解工程进度和物资需求情况，确保采购工作与工程进度相匹配。工程项目部在物资需求计划变更时，及时通知采购部，采购部根据变更后的需求计划调整采购安排。采购部定期向工程项目部汇报采购工作进展情况，共同协商解决采购过程中出现的问题。2.与质量检验部门的沟通协作采购部与质量检验部门密切配合，确保采购物资的质量符合要求。质量检验部门在物资验收过程中发现质量问题时，及时通知采购部，采购部负责与供应商沟通协商解决。采购部定期与质量检验部门交流采购物资的质量情况，共同分析质量问题产生的原因，采取相应的改进措施。3.与财务部的沟通协作采购部与财务部定期核对采购账目，确保采购资金的使用合理合规。采购部在付款申请时，严格按照财务制度办理相关手续，确保付款流程顺畅。财务部为采购部提供财务支持和指导，协助采购部进行成本控制和资金管理。

九、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否规范、采购行为是否合规、采购成本是否合理等。采购部建立内部监督机制，采购专员定期对自己的采购工作进行自查，采购经理对采购专员的工作进行不定期抽查，发现问题及时整改。2.考核制度建立采购部员工考核制度，对采购部员工的工作业绩、工作态度、专业能力等方面进行考核。考核指标包括采购任务完成情况、采购