建筑企业合同管理制度

建筑企业合同管理制度一、总则1.目的为加强建筑企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，提高企业经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部各部门及所属各单位在工程建设、物资采购、劳务分包、设备租赁等经营活动中所签订的各类合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行、变更、终止等必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的条款应体现公平、公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，由企业法定代表人担任主任，分管领导担任副主任，各相关部门负责人为成员。职责：研究决定合同管理工作中的重大事项，如合同管理制度的制定、修改和废止。审议重大合同的签订、变更、终止等事项。协调解决合同管理工作中出现的重大问题。2.合同管理部门设立合同管理部门，负责合同管理的日常工作。职责：宣传贯彻国家有关合同管理的法律法规和政策。制定和完善企业合同管理制度，并组织实施。参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作。负责合同的登记、归档、保管等工作。监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。参与合同纠纷的处理工作。3.合同承办部门各部门及所属各单位为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作。职责：负责收集、整理与合同签订有关的资料，如对方的营业执照、资质证书、业绩证明等。按照合同管理部门的要求，起草合同文本，并提交合同管理部门审核。参与合同的谈判工作，代表企业与对方当事人就合同条款进行协商。根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，并负责合同的签订工作。负责合同的履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等履行义务，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。负责合同履行过程中有关资料的收集、整理和归档工作。参与合同纠纷的处理工作，配合合同管理部门提供相关证据和资料。

三、合同的签订1.合同签订前的准备工作合同承办部门在签订合同前，应进行充分的市场调研，了解对方当事人的主体资格、经营状况、信誉等情况，收集与合同签订有关的资料。对重大合同项目，应组织相关部门和人员进行可行性研究和风险评估，制定应对措施。2.合同文本的起草合同承办部门应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应符合法律法规的规定，条款明确、具体、完整，避免使用模糊不清、容易引起歧义的语言。合同文本应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。合同文本应一式多份，由合同承办部门、合同管理部门、财务部门等相关部门分别留存。3.合同的审核合同承办部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律法规、政策规定、合同条款的合法性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。对重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织企业法律顾问、财务人员等相关人员进行会审，并形成会审意见。合同承办部门应根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本应再次提交合同管理部门审核，直至审核通过。4.合同的签订合同文本审核通过后，由企业法定代表人或其授权的代理人签订合同。签订合同前，应加盖企业合同专用章或公章，并由法定代表人或其授权的代理人签字。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。

四、合同的履行1.合同履行的原则全面履行原则：合同双方当事人应按照合同约定的内容全面履行各自的义务。实际履行原则：合同双方当事人应按照合同约定的标的履行义务，不得擅自变更标的或用其他标的代替。协作履行原则：合同双方当事人在履行合同过程中应相互协作，共同完成合同约定的义务。2.合同履行的监督检查合同管理部门应定期对合同的履行情况进行监督检查，及时掌握合同履行的动态信息。合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行地点、履行方式、履行金额、支付情况、验收情况等，并定期向合同管理部门报告。对合同履行过程中出现的问题，合同承办部门应及时与对方当事人沟通协商，采取有效措施加以解决，并将解决情况及时报告合同管理部门。3.合同履行中的变更合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本送合同管理部门、财务部门等相关部门备案。4.合同履行中的终止合同履行完毕或出现法律规定的终止情形时，合同即行终止。合同终止后，合同双方当事人应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如结算、清理、验收等。合同承办部门应在合同终止后及时将合同履行情况报告合同管理部门，并将合同文本及相关资料归档保存。

五、合同的档案管理1.合同档案的收集合同承办部门在合同签订、履行过程中应及时收集与合同有关的资料，如合同文本、谈判记录、往来信函、补充协议、变更协议、验收报告、结算凭证等，并按照档案管理的要求进行整理。合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保合同档案的完整性和准确性。2.合同档案的整理合同承办部门应按照合同的类别、年度、编号等对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录。合同档案应按照档案管理的要求进行装订、编目、编号等，确保合同档案的整齐、规范。3.合同档案的保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保合同档案的安全保管。合同档案应按照档案管理的规定进行保管期限的划分，分别进行保管。对重要合同档案应进行长期保管，对一般合同档案可根据实际情况确定保管期限。4.合同档案的查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅合同档案时，应在合同档案室进行，不得将合同档案带出档案室。如需复印合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并在复印件上加盖合同管理部门的印章。查阅合同档案的人员应遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、销毁、转借合同档案。

六、合同纠纷的处理1.合同纠纷的预防合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，预防合同纠纷的发生。合同承办部门应加强对合同对方当事人的资信调查和合同风险评估，选择信誉良好、实力较强的合作伙伴，降低合同风险。企业应加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。2.合同纠纷的处理程序合同履行过程中发生纠纷时，合同承办部门应及时与对方当事人沟通协商，了解纠纷的原因和情况，并采取有效措施加以解决。如协商不成，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门应组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。对重大合同纠纷，合同管理部门应及时向企业法定代表人报告，并组织企业法律顾问、财务人员等相关人员进行会审，形成会审意见。根据纠纷处理方案，合同承办部门应代表企业与对方当事人进行谈判、协商，争取通过和解、调解等方式解决纠纷。如和解、调解不成，应及时向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。3.合同纠纷处理中的证据收集与保管合同承办部门在合同纠纷处理过程中，应及时收集与纠纷有关的证据，如合同文本、往来信函、补充协议、变更协议、验收报告、结算凭证、证人证言等，并妥善保管。合同管理部门应协助合同承办部门做好证据的收集与保管工作，并对证据的真实性、合法性、关联性进行审查。在合同纠纷处理过程中，企业应根据需要委托律师或其他专业机构进行调查取证，确保证据的充分性和有效性。

七、合同管理人员的培训与考核1.合同管理人员的培训合同管理部门应定期组织合同管理人员参加业务培训，不断提高合同管理人员的业务水平和综合素质。培训内容包括国家有关合同管理的法律法规、政策规定、合同签订技巧、合同风险防范、合同纠纷处理等方面的知识。合同管理人员应积极参加培训，并将所学知识应用到实际工作中。2.合同管理人员的考核合同管理部门应建立合同管理人员的考核制度，对合同管理人员的工作业绩、