医院档案管理制度

医院档案管理制度一、总则1.目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。3.档案管理原则遵循集中统一管理与分级负责相结合的原则，维护档案的真实性、完整性和保密性，便于档案的保管、利用和开发。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门医院设立综合档案室，负责全院档案的集中统一管理。2.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用医院各门类和载体的档案。指导、监督和检查各科室、部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。组织档案信息化建设，推进档案管理现代化。参与医院重大活动、重要项目文件材料的收集、整理和归档工作。开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为医院各项工作提供服务。3.各科室、部门职责负责本科室、部门工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档，并按规定定期向综合档案室移交。设立兼职档案员，负责本科室、部门档案工作的日常管理，接受综合档案室的业务指导和监督。配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作。

三、档案的收集与整理1.文件材料的形成与积累医院各科室、部门及员工在工作活动中应及时形成、积累和整理各类文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。对重要会议、重大活动、重要项目等应指定专人负责文件材料的收集和整理，确保文件材料齐全、完整。2.归档范围医院档案的归档范围包括党群工作、行政管理、医疗业务、教学科研、基本建设、设备仪器、会计档案、声像档案等门类。具体归档范围按照国家档案局和卫生部有关规定执行，并结合医院实际情况确定。3.归档时间各科室、部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，向综合档案室移交。会计档案按照国家有关规定定期整理归档，保管期满后按规定移交综合档案室统一保管。声像档案应在活动结束后及时整理归档。4.归档要求归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。归档的文件材料应分类整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。归档的文件材料应使用统一的档案盒、文件夹进行装盒、装夹，并按规定编制页码、填写卷内目录等。电子文件应按照国家有关电子档案管理的规定进行整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

四、档案的分类与编号1.档案分类医院档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。党群工作类档案按年度类别保管期限分类。行政管理类档案按年度机构（问题）保管期限分类。医疗业务类档案按年度专业保管期限分类。教学科研类档案按年度项目保管期限分类。基本建设类档案按项目阶段保管期限分类。设备仪器类档案按设备仪器型号保管期限分类。会计档案按年度类别保管期限分类。声像档案按年度内容保管期限分类。2.档案编号档案编号采用"全宗号目录号案卷号件号"四级编号法。全宗号：暂定为医院代码。目录号：根据档案分类设置，党群工作类为1，行政管理类为2，医疗业务类为3，教学科研类为4，基本建设类为5，设备仪器类为6，会计档案为7，声像档案为8。案卷号：按年度、类别、保管期限顺序编号，每类档案从1开始编起。件号：在案卷内按文件材料排列顺序编号，每份文件编一个件号。

五、档案的保管1.档案库房建设医院应设立专用的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗等。2.档案装具档案应采用符合国家标准的档案盒、档案夹、档案柜等装具进行保管。档案盒应标明全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等信息。档案柜应排列整齐，便于查找和利用。3.档案保管要求档案应分类存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放。档案应排列有序，按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。对电子档案应定期进行备份，存储介质应异地存放，防止数据丢失。

六、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定医院应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应成立鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合医院实际情况，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。档案鉴定意见应经医院分管领导批准后执行。2.档案销毁对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。档案销毁清册应经医院分管领导批准后执行。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。档案销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。

七、档案的统计1.档案统计内容医院档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门和医院领导报送档案统计报表。2.档案统计方法档案统计工作应建立健全统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。档案管理人员应定期对档案统计数据进行核对和分析，确保统计数据的准确性。档案统计报表应按照国家有关规定和医院要求进行编制，报表内容应真实、准确、完整。

八、档案的利用1.利用原则医院档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。利用档案应填写利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.利用方式档案查阅：档案管理人员应根据利用申请表，提供所需档案供利用者查阅。查阅档案应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。档案借阅：因工作需要确需借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅档案应在规定期限内归还，不得转借他人。档案复制：根据利用者的需求，档案管理人员可为利用者提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。3.利用限制涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照国家有关规定进行管理和利用，未经批准不得查阅、借阅和复制。重要档案的利用应经医院分管领导批准。利用档案不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损档案内容。

九、档案信息化建设1.信息化建设目标医院应推进档案信息化建设，建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。通过档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平，为医院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。2.信息化建设内容档案信息管理系统建设：包括档案数据录入、存储、检索、利用、统计等功能模块的开发和应用。档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。档案信息安全保障体系建设：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据加密、访问控制、备份恢复等技术措施，确保档案信息的安全。3.信息化建设要求档案信息化建设应符合国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息的质量和安全。档案管理部门应加强与医院信息部门的协作，共同推进档案信息化建设。档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，提高档案管理信息化水平。

十、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的科室、部门和个人，医院应给予表彰和奖励。奖励形式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予