学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则1.目的为加强学校档案工作，全面、系统、规范地管理学校档案，提高档案管理水平和服务质量，有效地保护和利用档案资源，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在工作活动中形成的各类档案的管理。3.档案定义学校档案是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理体制与职责1.档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，归口管理全校档案工作。综合档案室在学校办公室领导下开展工作。2.档案管理职责分工综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度，并组织实施。负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。指导学校各部门、各单位的档案业务工作，开展档案工作培训和业务交流活动。负责档案信息化建设，推进档案管理现代化进程。做好档案安全管理工作，确保档案的完整与安全。各部门、各单位职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。明确一名档案管理人员，具体负责本部门、本单位的档案管理工作，并接受学校综合档案室的业务指导和监督检查。按照学校档案管理规定，定期向学校综合档案室移交档案。档案工作人员职责热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备专业知识和技能。认真履行档案管理各项职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。积极参与档案业务培训和学习，不断提高业务水平。严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。

三、档案收集1.收集范围党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察等方面形成的文件材料。行政管理类：学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的文件材料。教学工作类：教学计划、教学大纲、教材、教案、教学成果、学生成绩等教学活动中形成的文件材料。科学研究类：科研项目申报、研究过程、成果鉴定、论文发表等科研活动中形成的文件材料。学生工作类：学生招生、学籍管理、奖助学金评定、就业指导等学生工作中形成的文件材料。基建工作类：学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料。设备仪器类：学校教学、科研、行政等设备仪器的购置、使用、维护等方面的文件材料。声像档案类：学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。2.收集要求各部门、各单位应建立健全档案收集制度，明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。档案材料应真实、准确、系统，字迹清晰，载体优良，符合档案保管要求。对重要活动、重大事件形成的档案材料，应及时收集，确保档案的时效性。

四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。按照卷内文件排列顺序，依次装订成册，填写案卷封面、脊背等。编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，方便档案查询和利用。

五、档案保管1.保管条件综合档案室应具备符合档案保管要求的库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防有害气体等设施。2.档案上架档案整理完毕后，应及时上架保管。上架时应按照档案分类顺序排列，便于查找和利用。3.档案清点与核对定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、完好无损。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理。4.档案数字化积极推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。

六、档案鉴定1.鉴定原则根据国家有关规定和学校实际情况，从档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及历史价值和现实利用价值等方面进行综合鉴定。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门人员组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。3.鉴定内容与方法对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定档案的保管期限。采用直接鉴定法，逐卷逐件地对档案进行鉴定，剔除无保存价值的档案材料。4.鉴定结果处理经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，报学校主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。对仍需保存但保管期限已满的档案，应进行复审，根据复审结果决定是否继续保存或调整保管期限。

七、档案统计1.统计内容档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.统计方法综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并编制档案统计报表。统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案工作实际情况。3.统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案工作经验教训，发现存在的问题，为档案管理决策提供依据。

八、档案编研1.编研内容根据学校工作需要和档案资源状况，开展档案编研工作。编研内容包括学校大事记、组织沿革、规章制度汇编、教学成果选编、科研成果选编等。2.编研要求编研工作应遵循科学、严谨、实用的原则，确保编研成果内容准确、资料详实、结构合理、便于利用。3.编研成果发布编研成果应及时发布，为学校领导决策、教学科研、行政管理等提供参考依据。同时，应将编研成果纳入学校档案资源体系，永久保存。

九、档案利用1.利用原则依法依规、积极主动、方便快捷、确保安全。2.利用方式查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。借阅：对确需借出使用的档案，办理借阅手续，限期归还。出具证明：根据利用者需求，为其出具档案证明材料。3.利用手续校内各部门、各单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门、本单位负责人签字同意后，到综合档案室查阅。校外单位或个人因特殊原因需要查阅学校档案的，须持单位介绍信或个人有效身份证件，经学校办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还须经学校分管领导批准。借阅档案的，应填写档案借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等，并经本部门、本单位负责人签字和综合档案室负责人批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.利用监督综合档案室工作人员应加强对档案利用情况的监督，对利用过程中违反档案管理规定的行为，应及时制止并纠正。同时，应做好档案利用记录，定期对档案利用情况进行统计分析。

十、档案保密1.保密制度严格遵守国家保密法律法规和学校保密制度，加强档案保密管理。对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施。2.保密措施档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案安全。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。查阅、借阅档案应在规定的场所进行，严禁在公共场所查阅、讨论涉及保密的档案内容。对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止信息泄露。

十一、附则1.本制度由学校综合档案室负责解释。2.本制度