工程项目档案管理制度

工程项目档案管理制度1.目的为加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程项目的建设、运营、维护及后续管理提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、可行性研究、设计、施工、调试、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。3.职责分工项目管理部门负责工程项目档案管理工作的组织、协调和指导，制定档案管理计划并监督实施。对项目各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和考核。负责收集、整理、归档工程项目前期文件、项目管理文件及竣工验收文件等。设计单位负责收集、整理、归档工程项目设计阶段形成的各类文件，包括设计依据文件、设计文件、设计变更文件等，并向项目管理部门提交归档资料。配合项目管理部门做好设计文件的审核、会审及技术交底等工作，确保设计文件的准确性和完整性。施工单位负责收集、整理、归档工程项目施工过程中形成的各类文件，包括施工组织设计、施工技术文件、施工记录、施工质量验收文件、施工安全文件等，并向项目管理部门提交归档资料。按照项目档案管理要求，及时将施工过程中的重要文件和资料进行分类、整理、装订成册，确保文件的真实性和规范性。监理单位负责收集、整理、归档工程项目监理过程中形成的各类文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并向项目管理部门提交归档资料。对施工单位提交的工程文件进行审核、签认，监督施工单位按照档案管理要求及时整理和归档文件。其他参建单位按照本制度要求，负责本单位承担工作范围内形成文件的收集、整理和归档工作，并向项目管理部门提交归档资料。二、档案管理流程1.文件收集项目各参建单位应明确专人负责文件收集工作，按照各自职责范围，及时收集工程项目建设过程中形成的各类文件。文件收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保不遗漏重要文件和资料。对于外来文件，如政府部门的批复文件、设计变更通知等，应及时登记、签收，并妥善保管。2.文件整理收集后的文件应按照分类标准进行整理。分类标准应结合工程项目的特点和档案管理的要求，一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。文件整理应做到分类清晰、编号规范、目录准确、装订整齐。对于纸张大小不一致、破损或褪色的文件，应进行裱糊、修复或复制，确保文件的可读性和完整性。3.文件归档各参建单位应定期将整理好的文件向项目管理部门归档。归档时，应填写档案移交清单，注明文件的名称、数量、日期等信息，并双方签字确认。项目管理部门对接收的归档文件进行审核，审核内容包括文件的完整性、准确性、规范性等。对于不符合要求的文件，应退回原单位进行补充或整改。审核通过后的文件应按照档案管理要求进行存储，建立档案台账，记录档案的编号、名称、存放位置等信息，以便于查询和利用。4.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存储。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完好无损。建立档案电子数据库，将纸质档案进行数字化扫描，实现档案的信息化管理。电子档案应进行备份，存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。5.档案利用公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应对查阅申请进行审核，对于符合规定的申请，应提供必要的协助，确保查阅工作的顺利进行。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。因特殊情况需要复印档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印后的档案资料应妥善保管，不得随意丢弃或外传。三、档案分类及编号1.档案分类工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。设计文件：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、设计交底记录、图纸会审记录等。施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底记录、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、工程质量评估报告、监理工作总结等。竣工验收文件：包括单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工图等。2.档案编号档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别、存储和查询。编号采用"项目名称+分类代码+顺序号"的方式编制。项目名称：填写工程项目的全称。分类代码：按照档案分类标准，用大写字母表示各类档案，如"QP"表示工程前期文件，"SJ"表示设计文件，"SG"表示施工文件，"JL"表示监理文件，"JY"表示竣工验收文件等。顺序号：按照档案形成的时间顺序或重要程度，依次编写阿拉伯数字。例如，某工程项目的一份施工组织设计文件编号为：[项目名称]SG001，表示该文件属于施工文件类别中的第1份。四、档案保管期限1.短期档案保管期限为5年以下的档案，主要包括一般性的施工记录、材料检验报告、监理月报等。短期档案在保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。2.中期档案保管期限为5年至20年的档案，如分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。中期档案在保管期限届满后，应进行鉴定，对于仍有参考价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，可以销毁。3.长期档案保管期限为20年以上的档案，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、竣工图、工程质量保修书等。长期档案应永久保存，不得销毁。五、档案鉴定与销毁1.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作由项目管理部门组织，档案管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关人员参加。鉴定时，应根据档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。对于涉及重要工程技术数据、合同协议、法律纠纷等方面的档案，应从严掌握保管期限，确保档案的完整性和准确性。2.档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，经项目管理部门负责人审核，公司主管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在监销人的监督下进行。销毁过程中，应确保档案信息无法恢复，销毁记录应详细、准确，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人签字确认。档案销毁记录应与档案销毁申请表一同保存，以备查考。六、档案信息化管理1.建立档案信息管理系统采用先进的档案管理软件，建立工程项目档案信息管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。档案信息管理系统应与公司办公自动化系统相衔接，方便内部人员查询和使用档案资料。2.档案数字化扫描对工程项目档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求。扫描后的电子档案应进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。同时，对电子档案进行分类、著录，建立准确的索引目录，便于快速检索。3.数据备份与安全定期对档案信息管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储于不同的介质和地点，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放。加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露、篡改和丢失。建立数据安全审计机制，对系统操作进行记录和监控，及时发现和处理安全问题。七、监督与考核1.监督检查项目管理部门定期对工程项目档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、文件收集整理归档情况、档案保管利用情况等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立工程项目档案管理工作考核评价机制，对项目各参建单位的档案管理工作进行量化考核。考核指标包括档案管理组织建设、制度执行情况、文件质量、归档及时性、档案保管条件等方面。考核评价结果与项目评优、参建单位信用评价等挂钩，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰