集团行政管理制度

集团行政管理制度1.目的为规范集团行政管理工作，提高行政工作效率，保障集团各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司。3.基本原则（1）统一领导，分级管理。集团行政管理工作实行统一领导，各部门、子公司在集团统一领导下，分级负责本部门、本单位的行政管理工作。（2）分工协作，高效运转。明确各部门、各岗位的职责和权限，加强部门之间的协作与配合，确保行政管理工作高效运转。（3）规范有序，严格执行。行政管理工作应遵循国家法律法规和集团的各项规章制度，做到有章可循、规范有序，并严格执行。二、行政管理架构及职责1.行政管理部门集团设立行政管理中心，负责集团行政管理工作的统筹、协调和指导。行政管理中心下设行政办公室、人力资源部、财务部等职能部门，各部门按照职责分工，负责具体的行政管理工作。2.各部门职责（1）行政办公室负责集团公文处理、档案管理、会议组织、印章管理、办公用品采购与管理等工作。协调集团内部各部门之间的工作关系，负责对外联络与接待工作。负责集团办公区域的安全保卫、环境卫生管理等工作。（2）人力资源部负责人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理等工作。制定并完善集团人力资源管理制度，推进企业文化建设。负责员工关系管理，处理员工投诉与劳动纠纷。（3）财务部负责集团财务管理工作，编制财务预算、财务报表，进行成本核算与控制。负责资金管理、税务筹划、财务审计等工作。协助各部门进行财务分析，提供决策支持。三、公文管理1.公文种类集团公文分为上行文、下行文、平行文和内部公文。上行文主要用于向上级机关汇报工作、请示事项等；下行文主要用于传达集团决策、部署工作等；平行文主要用于与平级单位商洽工作、询问和答复问题等；内部公文主要用于集团内部各部门之间的工作沟通与协调。2.公文格式公文格式应符合国家相关标准和集团的统一要求，包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等。3.公文处理流程（1）收文行政办公室负责公文的签收、登记、分发。收到公文后，应及时进行登记，注明公文的来源、标题、文号、日期等信息，并按照内容和性质分发给相关部门或领导。承办部门或人员收到公文后，应及时进行处理，并在规定时间内将办理结果反馈给行政办公室。（2）发文各部门需要发文时，应填写《发文审批表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，交行政办公室统一编号、排版、印制。行政办公室负责对发文进行审核，确保公文内容准确、格式规范。审核通过后，加盖集团印章，并按照规定的范围进行分发。（3）公文归档公文办理完毕后，行政办公室应及时将公文整理归档，按照档案管理的有关规定进行保存。四、会议管理1.会议分类集团会议分为总裁办公会、部门例会、专题会议、临时会议等。2.会议组织（1）总裁办公会总裁办公会由集团总裁主持，集团领导班子成员及相关部门负责人参加。会议主要研究集团重大决策、重要工作部署等事项。会议组织部门为行政办公室，应提前收集会议议题，通知参会人员，做好会议记录，并整理会议纪要，经总裁审定后印发。（2）部门例会部门例会由各部门负责人主持，部门全体人员参加。会议主要总结本部门上周工作情况，安排本周工作任务。会议组织由各部门自行负责，应提前确定会议时间、地点和议程，并做好会议记录。（3）专题会议专题会议由相关部门或领导根据工作需要组织召开，主要研究解决某一专项问题。会议组织部门应提前明确会议主题、参会人员和议程，并负责会议的通知、组织和记录等工作。（4）临时会议临时会议根据工作需要随时召开，由相关部门或领导决定。会议组织部门应及时通知参会人员，并做好会议相关准备工作。3.会议要求（1）参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。（2）会议期间应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳。（3）会议组织者应认真做好会议记录，会议结束后及时整理会议纪要，并按照规定进行分发和存档。五、档案管理1.档案分类集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.档案收集与整理（1）各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并定期将档案移交至集团档案室。（2）集团档案室负责对各部门移交的档案进行统一整理、分类、编号和保管。3.档案借阅与查阅（1）因工作需要查阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审核、档案管理部门批准后，方可借阅。（2）档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（3）查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。4.档案保密档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。对涉及集团机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案安全。六、办公用品管理1.办公用品采购（1）行政办公室负责集团办公用品的统一采购工作。根据各部门的需求，定期编制办公用品采购计划，经审批后组织采购。（2）采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同。2.办公用品发放（1）行政办公室负责办公用品的发放工作。各部门应指定专人负责领取办公用品，并填写《办公用品领用登记表》。（2）办公用品应按需发放，不得浪费。对于贵重办公用品，应实行限量领用、以旧换新等制度。3.办公用品保管行政办公室应设立办公用品仓库，对采购的办公用品进行分类存放、妥善保管。定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。七、印章管理1.印章种类集团印章分为公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章使用规定（1）公章由行政办公室专人保管，使用公章应填写《印章使用申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可使用。（2）合同专用章由法务部门专人保管，用于签订合同等经济活动。使用合同专用章应按照合同审批流程进行，经相关部门审核、分管领导审批后，方可使用。（3）财务专用章由财务部专人保管，用于财务结算等工作。使用财务专用章应按照财务制度规定进行审批。（4）法人章由法定代表人或其授权人保管，使用法人章应按照相关规定进行审批。3.印章保管要求印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码和钥匙。八、车辆管理1.车辆配置集团根据工作需要，合理配置公务车辆。车辆配置应遵循经济实用、保障工作的原则。2.车辆调度（1）行政办公室负责集团公务车辆的调度管理工作。各部门如需使用车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审核、行政办公室批准后，由行政办公室统一安排车辆。（2）行政办公室应根据车辆使用情况，合理调度车辆，提高车辆使用效率。3.车辆维护与保养（1）车辆使用部门应做好车辆的日常维护工作，定期检查车辆的车况，及时发现并处理问题。（2）行政办公室负责制定车辆维修保养计划，定期组织车辆进行维修保养。车辆维修保养应选择正规的维修厂家，并严格按照维修保养标准进行。4.车辆费用管理（1）车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等。车辆费用应按照集团财务制度进行报销管理。（2）行政办公室应定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆费用支出。九、安全保卫管理1.安全保卫制度集团制定安全保卫制度，明确安全保卫工作的职责和要求，加强对办公区域、生产场所等的安全保卫管理。2.人员出入管理（1）集团办公区域实行门禁制度，员工应凭工作证出入。外来人员进入办公区域，应进行登记并经被访人员同意后，方可进入。（2）保安人员应加强对人员出入的检查和管理，防止无关人员进入办公区域。3.安全检查与隐患排查（1）定期组织安全检查，对办公区域、生产场所的消防设施、电气设备、门窗等进行检查，及时发现并消除安全隐患。（2）对检查中发现的安全问题，应明确责任部门和责任人，限期整改。4.突发事件应急处理制定突发事件应急预案，成立应急救援小组，明确应急处理流程和各部门的职责。发生突发事件时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处理，确保人员生命安全和财产损失最小化。十、环境卫生管理1.环境卫生责任区划分将集团办公区域划分为若干环境卫生责任区，明确各部门的环境卫生管理职责。2.环境卫生标准办公区域应保持整洁、卫生，地面无垃圾、无污渍，桌面、文件柜等摆放整齐，