供应商管理规定

供应商管理规定为了加强对供应商的管理，确保供应商提供的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司所有物资采购、服务外包等相关供应商的选择、评估、管理和考核。三、职责分工1.采购部门负责供应商的开发、选择、询价、采购合同的签订与执行等工作。组织对供应商进行日常评估和考核，收集供应商相关信息并反馈给质量管理部门。2.质量管理部门参与供应商的评估和选择，负责对供应商提供的物资和服务进行质量检验和监督。对供应商的质量问题进行调查、分析和处理，提出质量改进建议。3.技术部门根据采购需求，提供技术标准和要求，协助采购部门评估供应商的技术能力。对供应商提供的新产品或新技术进行技术评审。4.财务部门负责审核采购合同中的付款条款，监督采购款项的支付。协助评估供应商的财务状况。5.其他相关部门：根据需要参与供应商的评估和管理工作，提供相关意见和建议。四、供应商选择1.供应商开发渠道采购部门通过市场调研、行业推荐、网络搜索、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息。关注行业展会、供应商交流会等活动，拓展供应商资源。2.供应商筛选标准营业执照：具有合法有效的营业执照，经营范围涵盖公司所需物资或服务。生产能力：具备与公司需求相匹配的生产设备、生产工艺和生产规模，能够按时、足量提供产品或服务。质量保证能力：拥有完善的质量管理体系，具备有效的质量控制手段和检测设备，产品或服务质量符合相关标准和公司要求。价格水平：在保证质量的前提下，价格具有竞争力，能够提供合理的报价。信誉口碑：在行业内具有良好的信誉，无不良记录，客户评价较高。售后服务：能够提供及时、有效的售后服务，包括产品维修、更换、技术支持等。环保要求：符合国家环保法律法规要求，在生产过程中注重环境保护。3.供应商选择流程初步筛选：采购部门根据收集到的供应商信息，对照筛选标准进行初步筛选，确定潜在供应商名单。实地考察：对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关部门进行实地考察。考察内容包括生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等方面。考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商进行综合评价。样品测试：对于重要物资或服务的供应商，要求其提供样品进行测试。测试合格后，由质量管理部门出具《样品测试报告》。合同谈判：采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务、产品或服务规格、价格、交货期、付款方式等条款。合同签订：合同谈判达成一致后，由采购部门起草采购合同，经相关部门审核后，报公司领导审批，签订正式合同。五、供应商评估1.评估周期对供应商的定期评估每年进行一次，评估时间为每年的[具体月份]。对于出现重大质量问题、交货延迟等情况的供应商，采购部门应及时组织专项评估。2.评估内容质量：包括产品或服务的合格率、退货率、质量投诉处理情况等。交货期：按时交货率、交货延迟次数等。价格：价格变动情况、与市场价格的比较等。服务：售后服务响应速度、解决问题的能力等。管理：供应商的内部管理水平，如生产管理、质量管理、财务管理等。3.评估方法数据统计：采购部门收集供应商的相关数据，如质量检验报告、交货记录、发票等，进行数据统计和分析。问卷调查：向公司内部使用部门发放《供应商满意度调查问卷》，了解他们对供应商产品或服务质量、交货期、价格、服务等方面的满意度。现场审核：对供应商进行现场审核，检查其质量管理体系运行情况、生产现场管理情况等。4.评估结果分级优秀：综合得分在[具体分数区间]以上，产品或服务质量优良，交货期准时，价格合理，服务周到，管理规范，在各方面表现突出，是公司优先合作的供应商。良好：综合得分在[具体分数区间]之间，产品或服务质量较好，交货期基本能满足要求，价格较合理，服务较好，管理较规范，能够满足公司一般需求。合格：综合得分在[具体分数区间]之间，产品或服务质量基本合格，交货期偶尔出现延迟，价格有一定竞争力，服务基本能满足要求，管理存在一些问题，需要进一步改进。不合格：综合得分在[具体分数区间]以下，产品或服务质量存在严重问题，交货期经常延迟，价格不合理，服务差，管理混乱，对公司生产经营造成较大影响，应暂停合作并限期整改。5.评估结果应用优秀供应商：在后续采购中给予优先考虑，增加采购份额，在付款方式、合作期限等方面给予一定优惠政策。良好供应商：维持正常合作关系，鼓励其继续保持良好表现，适时提出改进建议。合格供应商：采购部门与供应商沟通，要求其针对存在的问题进行整改，整改期间适当减少采购量，加强对其产品或服务的检验和监督。不合格供应商：暂停与该供应商的合作，发出《供应商整改通知书》，要求其在规定期限内完成整改。整改完成后，经重新评估合格后方可恢复合作；如整改后仍不合格，则终止合作。六、供应商日常管理1.沟通协调采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品或服务供应情况等信息。定期召开供应商会议，总结双方合作情况，协调解决合作过程中出现的问题。对于公司的需求变更、生产计划调整等信息，及时通知供应商，确保供应商能够做出相应的调整。2.订单管理采购部门根据公司生产经营需求，向供应商下达采购订单。订单应明确产品或服务规格、数量、交货期、交货地点等要求。跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量完成。对于订单执行过程中出现的问题，如质量问题、交货延迟等，采购部门应及时与供应商沟通协商，督促其采取措施解决问题。3.质量控制质量管理部门按照相关标准和检验规范，对供应商提供的物资和服务进行检验和验收。对于检验不合格的物资或服务，及时通知供应商进行处理，要求其采取返工、换货、补货等措施，直至产品或服务质量符合要求。定期对供应商的质量管理体系进行监督检查，确保其持续有效运行。4.价格管理采购部门定期收集市场价格信息，与供应商进行价格谈判，争取更有利的采购价格。对于市场价格波动较大的物资或服务，采购部门应与供应商协商价格调整机制，确保采购成本合理。审核供应商的报价单、发票等，确保价格准确无误。5.交货期管理采购部门与供应商在合同中明确交货期要求，并跟踪供应商的交货进度。对于可能影响交货期的因素，如原材料短缺、设备故障等，要求供应商提前通知采购部门，并协商解决方案。对交货延迟的供应商，按照合同约定进行处罚，并要求其采取措施避免再次出现延迟情况。七、供应商考核1.考核指标质量指标：产品合格率、退货率、质量投诉次数等。交货期指标：按时交货率、交货延迟天数等。价格指标：采购价格变动率、与市场平均价格差异率等。服务指标：售后服务响应时间、客户满意度等。其他指标：如环保指标、配合度等。2.考核方式月度统计：采购部门每月对供应商的各项指标进行统计分析，填写《供应商月度考核表》。年度汇总：每年年底，采购部门根据供应商全年的月度考核结果进行汇总，计算供应商的年度综合考核得分，填写《供应商年度考核表》。3.考核结果处理奖励：对于年度考核优秀的供应商，给予一定的物质奖励或荣誉表彰，并在后续合作中给予更多优惠政策。处罚：对于年度考核不合格的供应商，按照合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作等。连续两年考核不合格的供应商，终止合作关系。整改：对于考核中发现存在问题的供应商，采购部门向其发出《供应商考核整改通知书》，要求其在规定期限内进行整改，并提交整改报告。采购部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。八、供应商退出管理1.退出情形供应商主动提出退出合作。供应商出现严重质量问题、交货延迟、价格欺诈等违约行为，经多次沟通整改仍未改善。供应商经营状况恶化，无法正常履行合同义务。供应商违反国家法律法规或公司相关规定。2.退出流程通知供应商：采购部门以书面形式通知供应商其退出合作的决定，并说明退出原因。清理账务：财务部门与供应商核对往来账目，清理货款结算等事宜。交接