会议记录、会议纪要管理制度

会议记录、会议纪要管理制度1.目的为了规范公司会议记录和会议纪要的管理，确保会议信息准确传达、有效保存，提高公司决策效率和执行效果，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。3.职责分工会议组织者负责会议的筹备、组织和安排，包括确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并提前通知相关人员。记录人员负责会议的记录工作，准确、完整地记录会议内容，包括会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项等，并按照规定的格式和要求进行整理。纪要撰写人员根据会议记录，负责撰写会议纪要，突出会议重点和决议事项，确保纪要内容准确、清晰、简洁，并按照规定的审批流程进行审核和发布。参会人员按照会议组织者的要求准时参加会议，积极参与会议讨论，认真履行职责，遵守会议纪律。二、会议记录管理1.记录准备记录工具记录人员应提前准备好会议记录所需的工具，如笔记本、电脑等，并确保记录工具能够正常使用。熟悉会议议程记录人员应提前熟悉会议议程，了解会议的主题、目的、议程安排等，以便在会议过程中能够有针对性地进行记录。2.记录要求准确完整记录人员应准确、完整地记录会议内容，包括会议议程、发言要点、讨论结果、决议事项等，不得遗漏重要信息。清晰明了记录内容应清晰、明了，语言简洁，避免使用模糊、歧义的词汇和句子，确保记录内容易于理解。客观真实记录人员应客观、真实地记录会议内容，不得加入个人观点和评论，确保记录内容的真实性和客观性。及时记录记录人员应在会议过程中及时记录，不得拖延，确保记录内容的及时性和准确性。对于重要的发言和讨论内容，应尽量记录原话。3.记录内容会议基本信息包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等。会议议程按照会议实际进行的顺序记录会议议程。发言内容记录参会人员的发言要点，包括姓名、部门、职务以及发言内容。对于重要的发言，应尽量记录原话。讨论情况记录会议讨论的过程和结果，包括不同观点的碰撞、达成的共识以及未解决的问题等。决议事项明确会议做出的决议事项，包括决议内容、责任人、完成时间等。其他事项记录会议中涉及的其他重要事项，如文件资料的发放、下一步工作的安排等。4.记录格式标题采用"[会议名称]会议记录"的格式。正文按照上述记录内容的要求，分段记录会议的各项信息。签字记录人员应在会议记录的结尾处签字，并注明记录日期。5.记录存档定期整理会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，检查记录内容是否完整、准确，如有遗漏或错误应及时补充或更正。电子存档将整理后的会议记录以电子文档的形式保存，文件名应按照"[会议名称][会议日期]会议记录"的格式命名，并存储在公司指定的服务器或文件夹中。纸质存档根据公司档案管理的要求，将会议记录打印成纸质文档，一式两份，一份留存公司档案部门存档，一份由记录人员所在部门保存。纸质文档应按照年度、会议类别进行分类装订，并建立相应的索引目录，以便查阅。三、会议纪要管理1.纪要撰写撰写原则突出重点会议纪要应突出会议的重点内容和决议事项，避免冗长、繁琐的叙述，确保纪要内容简洁明了。准确概括纪要撰写人员应准确概括会议讨论的主要内容和达成的共识，不得歪曲会议原意。逻辑清晰纪要内容应逻辑清晰，层次分明，按照会议讨论的顺序或决议事项的重要程度进行组织。撰写内容会议概述简要介绍会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、参会人员等。会议主要内容概括会议讨论的主要内容，突出重点问题和关键观点，如项目进展情况、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等。决议事项明确会议做出的决议事项，包括决议内容、责任人、完成时间等。对于重要的决议事项，应详细说明其背景、目的和要求。其他事项记录会议中涉及的其他重要事项，如领导指示、工作部署等。撰写格式标题采用"[会议名称]会议纪要"的格式。正文按照上述撰写内容的要求，分段撰写会议纪要。正文开头应简要介绍会议的基本情况，然后依次阐述会议的主要内容、决议事项和其他事项。结尾在会议纪要的结尾处，可根据需要注明纪要的分发范围、存档要求等信息。签字纪要撰写人员应在会议纪要的结尾处签字，并注明撰写日期。2.纪要审核初稿审核会议纪要撰写完成后，应首先提交给会议组织者进行审核。会议组织者应对纪要内容进行全面审查，确保纪要准确反映会议精神，决议事项明确、责任落实。对于审核中发现的问题，应及时与纪要撰写人员沟通，要求其进行修改完善。终审经会议组织者审核通过后的会议纪要，应提交给公司相关领导进行终审。终审领导应对纪要的内容、格式、准确性等进行全面把关，确保纪要符合公司的要求和标准。对于终审中提出的修改意见，纪要撰写人员应认真落实，及时修改并再次提交审核。3.纪要发布发布范围根据会议的性质和内容，确定会议纪要的发布范围。一般情况下，董事会会议纪要、管理层会议纪要等重要会议纪要应在公司内部进行广泛发布，供全体员工查阅；部门例会纪要、专题会议纪要等则根据需要分发给相关部门或人员。发布方式电子发布通过公司内部办公系统、电子邮件等方式将会议纪要发送给相关人员。电子文档应设置相应的权限，确保只有授权人员能够查阅和下载。纸质发布对于需要纸质文档的情况，应按照规定的格式和数量进行打印，并分发给相关部门或人员。纸质文档应加盖公司公章或会议专用章，以确保其有效性。4.纪要存档电子存档将发布后的会议纪要以电子文档的形式保存，文件名应按照"[会议名称][会议日期]会议纪要"的格式命名，并存储在公司指定的服务器或文件夹中。电子存档应与会议记录的电子文档一同保存，以便于查阅和对比。纸质存档根据公司档案管理的要求，将会议纪要的纸质文档一式两份，一份留存公司档案部门存档，一份由纪要撰写人员所在部门保存。纸质文档应按照年度、会议类别进行分类装订，并建立相应的索引目录，以便查阅。四、会议记录与会议纪要的查阅与使用1.查阅权限公司内部人员公司内部员工可根据工作需要，按照公司规定的流程查阅会议记录和会议纪要。查阅时应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门或相关部门进行查阅。外部人员因工作需要查阅公司会议记录和会议纪要的外部人员，应提前向公司提出书面申请，并说明查阅的目的、内容和范围。经公司相关领导批准后，在公司指定人员的陪同下进行查阅，并严格遵守公司的保密规定。2.使用规定内部使用公司内部员工在查阅会议记录和会议纪要后，应妥善保管，不得擅自复印、传播或泄露会议内容。如需引用会议记录或会议纪要中的内容，应注明出处，确保引用的准确性和合法性。外部使用外部人员在查阅公司会议记录和会议纪要后，如需对外提供相关信息，应提前获得公司的书面授权，并严格按照授权的范围和要求进行使用。未经公司书面授权，外部人员不得擅自将公司会议记录和会议纪要提供给第三方或用于其他任何目的。3.保密要求会议内容保密会议记录和会议纪要涉及公司的商业秘密、敏感信息等，记录人员、纪要撰写人员以及所有参与会议的人员都应严格遵守公司的保密规定，不得泄露会议内容。查阅过程保密在查阅会议记录和会议纪要时，查阅人员应在公司指定的地点进行查阅，不得将相关资料带出公司或在非指定地点查阅。查阅过程中应注意保护资料的安全，防止丢失、损坏或泄露。五、会议记录与会议纪要的保管期限1.保管期限确定原则根据公司档案管理的相关规定，结合会议的性质、重要程度以及对公司运营和决策的影响，确定会议记录和会议纪要的保管期限。2.具体保管期限一般会议记录和会议纪要保管期限为[X]年，自会议召开之日起计算。重要会议记录和会议纪要如董事会会议记录、管理层会议纪要等，保管期限为[X]年，自会议召开之日起计算。涉及公司重大决策、商业秘密、法律纠纷等特殊会议记录和会议纪要保管期限为永久，自会议召开之日起计算。3.期满处理会议记录和会议纪要保管期限届满后，由公司档案管理部门按照规定的程序进行鉴定和销毁。鉴定过程中应严格审查会议记录和会议纪要的内容，确保其不再具有保存价值。销毁时应填写销毁清单，经相关部门负责人批准后，由专人负责实施销毁，并做好记录。六、监督与考核1.监督检查定期检查公司行政部门或档案管理部门应定期对会议记录和会议纪要的管理情况进行检查，包括记录的准确性、完整性、及时性，纪要的撰写质量、审核流程、发布情况等。检查结果应形成书面报告，报公司相关领导。不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，对会议记录和会议纪要的管理情况进行不定期抽查。对于抽查中发现的问题，应及时要求相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。2.考核机制纳入绩效考核将会议记录和会议纪要的管理工作纳入相关人员的绩效考核体系，对记录人员、纪要撰写人员、会议组织者等在记录准确性、纪要质量、工作及时性等方面进行考核评分。奖惩措施奖励对于在会议记录和会议纪要管理工作中表现突出的人员，给予相应的奖励，如绩效加分、表彰奖励等。处罚对于违反本制度规定，导致会议记录或会议纪要出现错误、遗漏、泄露等