综合部-办公用品管理制度

综合部-办公用品管理制度（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）职责分工1.综合部负责制定和完善办公用品管理制度，并监督执行。汇总各部门办公用品需求计划，统一采购办公用品。负责办公用品的验收、入库、保管、发放等工作。定期对办公用品库存进行盘点，确保账物相符。对各部门办公用品使用情况进行监督检查和统计分析。2.各部门负责本部门办公用品需求计划的编制，并及时提交给综合部。严格按照规定使用办公用品，不得浪费或挪作他用。负责本部门办公用品的保管和使用情况的自查。二、办公用品的分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。2.纸品类：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹类：如文件袋、档案盒、资料册等。4.装订用品：如订书机、订书钉、回形针、胶水、胶棒等。5.桌面用品：如计算器、剪刀、美工刀、直尺、长尾夹等。6.办公耗材：如硒鼓、墨盒、色带等。（二）办公设备类1.电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。3.电器设备：如饮水机、空调、电扇等。（三）其他办公用品1.清洁用品：如拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。2.劳保用品：如安全帽、手套、口罩等。3.一次性用品：如纸杯、纸巾、垃圾袋等。办公用品的具体分类和标准可根据公司实际情况进行调整和补充。三、办公用品的采购（一）需求计划1.各部门应根据本部门的工作实际和人员配备情况，每月[具体时间]前填写《办公用品需求计划表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交给综合部。2.综合部对各部门提交的需求计划进行汇总和审核，结合库存情况，制定办公用品采购计划。（二）采购流程1.综合部根据采购计划，选择合格的供应商进行询价和采购。2.对于金额较大的办公用品采购项目，应采用招标或竞争性谈判等方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。3.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.采购人员应及时跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。（三）验收与入库1.办公用品到货后，采购人员应及时通知综合部仓库管理人员进行验收。2.仓库管理人员按照采购合同和相关标准对办公用品的数量、规格、质量等进行验收。如发现问题，应及时与采购人员联系，要求供应商进行更换或处理。3.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息，并由仓库管理人员和采购人员签字确认。4.入库后的办公用品应按照类别和规格进行分类存放，确保摆放整齐、便于查找。四、办公用品的保管（一）仓库管理1.综合部应设立专门的办公用品仓库，配备必要的货架、储物箱等设施，确保办公用品的安全存放。2.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，检查库存数量、质量等情况，及时发现和处理问题。3.仓库应保持清洁、干燥、通风良好，避免办公用品受潮、发霉、生锈等损坏。4.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。（二）库存盘点1.综合部应定期对办公用品库存进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点工作由仓库管理人员负责组织实施，各部门应积极配合。盘点结束后，仓库管理人员应填写《办公用品盘点表》，详细记录盘点情况。3.如发现账物不符，应及时查明原因，并编制《办公用品盘盈盘亏报告表》，报综合部负责人审核后进行处理。4.对于盘盈的办公用品，应及时调整库存账目；对于盘亏的办公用品，应查明原因，属于正常损耗的，应按照规定办理核销手续；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。五、办公用品的发放（一）发放原则1.按需发放原则。各部门应根据实际工作需要领取办公用品，不得超量领取。2.限量领用原则。对于一些常用的办公用品，如中性笔、复印纸等，应实行限量领用制度，避免浪费。3.以旧换新原则。对于一些可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，应实行以旧换新制度，鼓励员工节约使用。（二）发放流程1.各部门员工因工作需要领取办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字批准。2.员工持《办公用品领用申请表》到综合部仓库领取办公用品，仓库管理人员按照申请表上的内容进行发放，并在《办公用品领用登记表》上登记领用日期、领用部门、领用人、办公用品名称、规格、数量等信息，由领用人签字确认。3.对于一些贵重或限量发放的办公用品，如电脑、打印机等，领用人应填写《贵重办公用品领用登记表》，经部门负责人和综合部负责人签字批准后，方可领取。六、办公用品的使用（一）使用规范1.员工应爱护办公用品，按照正确的方法使用，不得随意损坏或丢弃。2.办公用品应专物专用，不得挪作他用。如需借用他人，应经部门负责人同意，并办理借用手续。3.对于一些消耗性办公用品，如复印纸、墨盒等，应合理使用，避免浪费。如发现浪费现象，应及时制止并进行批评教育。4.员工离职时，应将所领用的办公用品交回综合部仓库，办理交接手续。如有损坏或丢失，应照价赔偿。（二）节约措施1.提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用。如确需打印文件，应双面打印，并合理排版，避免浪费纸张。2.合理设置电脑等办公设备的电源管理模式，减少待机能耗。长时间不使用电脑时，应及时关闭电源。3.加强对办公设备的维护和保养，延长其使用寿命，降低维修成本。如发现设备故障，应及时通知综合部进行维修，不得自行拆卸或维修。七、办公用品的报废与处理（一）报废标准1.办公用品已达到规定的使用年限，且无法正常使用的。2.办公用品因损坏严重，无法修复或修复成本过高的。3.因公司业务调整或其他原因，不再使用的办公用品。（二）报废流程1.各部门发现符合报废标准的办公用品后，应填写《办公用品报废申请表》，注明办公用品的名称、规格、数量、购置日期、报废原因等信息，并提交给综合部。2.综合部对各部门提交的报废申请进行审核，必要时可组织相关人员进行鉴定。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后的报废办公用品，由综合部统一安排处理。对于一些有回收价值的办公用品，如废旧电脑、打印机等，应联系专业的回收公司进行回收处理；对于一些无回收价值的办公用品，应按照环保要求进行妥善处理，避免对环境造成污染。八、监督与检查（一）日常监督1.综合部负责对各部门办公用品的使用情况进行日常监督检查，发现问题及时提出整改意见，并督促各部门进行整改。2.各部门负责人应加强对本部门员工办公用品使用情况的监督管理，教育员工养成节约使用办公用品的良好习惯。（二）定期检查1.综合部应定期对公司办公用品的管理情况进行检查，包