文件保密管理规定

文件保密管理规定（一）目的为加强公司文件保密管理，确保公司文件信息的安全与保密，防止文件信息泄露给公司造成不良影响和损失，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司内部各部门、各分支机构以及所有涉及公司文件信息处理的人员，包括但不限于员工、合同工、临时工、实习生等。（三）基本原则1.严格保密原则公司所有文件信息均应严格保密，未经授权不得泄露给任何第三方。2.分级管理原则根据文件的重要性和敏感性，对文件进行分级管理，采取相应的保密措施。3.预防为主原则强调对文件保密工作的预防意识，从文件的产生、流转、存储到销毁的全过程进行保密管理，防止泄密事件的发生。4.依法合规原则文件保密管理工作应符合国家法律法规和公司相关规定的要求。二、文件分类与分级（一）文件分类1.公司文件按性质和用途可分为以下几类行政文件：包括公司的规章制度、行政公文、会议纪要、通知、通报等。业务文件：涉及公司业务运营的各类文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、技术方案、项目文档等。财务文件：公司的财务报表、账目、审计报告、预算方案等。人事文件：员工档案、劳动合同、薪酬福利文件、绩效考核记录等。其他文件：不属于上述分类的其他公司文件，如宣传资料、客户资料等。2.根据文件的载体形式，可分为纸质文件：以纸张为载体的文件。电子文件：存储在电子介质上的文件，如计算机硬盘、光盘、U盘等。（二）文件分级1.绝密级文件定义：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将给公司带来极其严重损失的文件。范围示例：公司尚未公开的新产品研发资料、核心技术配方、重大投资项目方案、与重要客户签订的保密协议等。2.机密级文件定义：包含公司重要业务信息、敏感财务数据、内部管理关键信息等，泄露后可能对公司业务发展、市场竞争地位等造成较大损害的文件。范围示例：重要业务合同条款、财务预决算报告、客户资源信息、公司内部组织架构调整方案等。3.秘密级文件定义：涉及公司一般性业务信息、部分敏感信息等，泄露后可能对公司正常运营产生一定影响的文件。范围示例：一般业务流程文件、普通客户资料、内部培训资料等。三、文件保密管理职责（一）公司管理层职责1.公司高层领导负责审批公司文件保密管理的总体方针、政策和制度，确保文件保密管理工作得到足够的重视和资源支持。2.监督检查公司文件保密管理工作的执行情况，对重大泄密事件做出决策和处理。（二）保密管理部门职责1.公司设立保密管理部门（如综合管理部或专门的保密办公室），负责制定、修订和完善公司文件保密管理制度，并组织实施。2.定期组织开展文件保密培训和教育活动，提高全体员工的保密意识和技能。3.对公司文件保密管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改，并向上级领导汇报。4.负责公司保密要害部门、部位的确定与管理，对进入保密要害部门、部位的人员进行资格审查和监督。5.协调处理公司内部发生的文件泄密事件，会同相关部门进行调查、分析和处理，并采取相应的防范措施。（三）文件产生部门职责1.负责本部门所产生文件的保密管理工作，明确专人负责文件的起草、审核、发布、存档等环节，确保文件信息的安全。2.在文件起草过程中，对涉及保密内容的文件，应按照保密要求进行标识和处理，并在文件流转过程中严格履行审批和登记手续。3.对本部门保管的文件进行定期清理和检查，确保文件的完整性和保密性。如发现文件有损坏、丢失或疑似泄密情况，应及时报告保密管理部门并采取措施。4.组织本部门员工学习文件保密管理规定，对新入职员工进行保密教育，督促员工遵守保密制度。（四）文件使用部门职责1.严格按照文件的使用范围和审批权限使用文件，不得擅自扩大使用范围或违规使用文件。2.对使用过程中涉及保密的文件，要妥善保管，防止丢失、泄露。使用完毕后，应及时归还文件保管部门或按照规定进行销毁。3.在文件使用过程中，如发现文件内容存在疑问或涉及敏感信息，应及时与文件产生部门或保密管理部门沟通确认，不得擅自处理。（五）文件保管部门职责1.负责各类文件的集中保管工作，建立健全文件保管制度，明确文件存储方式、存储地点、保管期限等要求。2.对保管的文件进行分类、编号、登记，确保文件的有序管理和可追溯性。3.按照文件保密级别，采取相应的保密存储措施，如设置专门的保密档案室、使用加密存储设备等，防止文件被非法获取或篡改。4.定期对保管的文件进行清查盘点，核实文件数量和完整性，如发现问题及时报告并处理。（六）文件传递人员职责1.文件传递人员应严格遵守文件传递的保密规定，确保文件在传递过程中的安全。2.对所传递的文件进行妥善包装和标识，防止文件在传递过程中受到损坏或泄露。3.在传递文件时，应选择安全可靠的传递方式，并严格履行交接手续，确保文件准确无误地送达指定接收人。（七）员工个人职责1.全体员工应自觉遵守公司文件保密管理规定，严格保守公司文件信息秘密。2.不得私自复制、传播、出售公司保密文件，不得在私人场合谈论公司机密文件内容。3.在使用公司文件过程中，要注意保护文件信息安全，如设置安全的访问密码、定期更换密码等。4.如发现身边存在文件泄密隐患或疑似泄密事件，应及时报告上级领导或保密管理部门。四、文件保密管理措施（一）文件起草与审批1.保密标识在文件起草阶段，对于涉及保密内容的文件，起草人应在文件首页显著位置标明文件的保密级别，如"绝密""机密""秘密"字样。同时，应注明文件的分发范围、知悉人员等信息，严格限定文件的传播范围。2.审批流程文件起草完成后，应按照公司内部规定的审批流程进行审批。审批人应认真审查文件内容，确保文件符合保密要求，并在审批意见中明确对文件保密的要求和注意事项。对于绝密级文件，必须经公司高层领导亲自审批；机密级文件一般由部门负责人审核后报分管领导审批；秘密级文件由部门负责人审批即可。（二）文件存储与保管1.纸质文件存储设立专门的保密档案室或文件柜，用于存放保密文件。保密档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，并安装监控设备。按照文件的保密级别和类别进行分类存放，不同保密级别的文件应分开存放，并有明显的标识。对纸质文件进行编号、登记，建立详细的文件目录，便于查询和管理。2.电子文件存储电子文件应存储在加密的存储设备或服务器上，并设置访问权限。只有经过授权的人员才能访问相应级别的电子文件。对电子文件进行分类存储，建立电子文件索引和备份制度，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。采用加密技术对电子文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的保密性。（三）文件借阅与使用1.借阅审批因工作需要借阅文件的，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、保密级别、借阅目的、借阅期限等信息，并按照审批流程进行审批。绝密级文件一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，需经公司高层领导批准；机密级文件由部门负责人审核后报分管领导批准；秘密级文件由部门负责人批准。2.借阅登记文件保管部门应对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅文件名称、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.使用限制借阅人只能在规定的使用范围内使用文件，不得擅自扩大使用范围或转借他人。在使用过程中，应妥善保管文件，不得在文件上涂改、圈划、批注或损坏文件内容。使用完毕后，应及时将文件归还文件保管部门，并由保管部门进行核对，确保文件的完整性和保密性。（四）文件传递与交换1.传递方式选择文件传递应优先选择公司内部的电子办公系统或安全的文件传输工具进行传输，确保文件传递的及时性和安全性。对于涉及保密的纸质文件，应通过专人传递或使用公司内部的机要通信渠道进行传递，不得通过普通邮寄或快递方式传递。2.传递过程保护在文件传递过程中，传递人员应采取必要的保护措施，确保文件不被泄露。如对纸质文件进行密封包装，并在包装上标明保密标识和注意事项。对于电子文件传递，应采用加密传输方式，确保文件在传输过程中的保密性。（五）文件销毁1.销毁审批文件保管部门应定期对已超过保管期限或已失去使用价值的文件进行清理，提出销毁申请。销毁申请应注明文件名称、数量、保密级别、销毁原因等信息，并按照审批流程进行审批。绝密级文件的销毁需经公司高层领导批准；机密级文件由部门负责人审核后报分管领导批准；秘密级文件由部门负责人批准。2.销毁方式纸质文件的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。电子文件的销毁应采用数据擦除、格式化等技术手段进行，确保数据无法恢复。同时，应对存储设备进行物理破坏，防止数据被恢复。3.销毁监督公司保密管理部门应派人对文件销毁过程进行监督，确保销毁工作按照规定的程序和要求进行，防止文件信息泄露。五、文件保密培训与教育（一）培训计划制定公司保密管理部门应制定年度文件保密培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训计划应根据公司业务发展和员工岗位需求进行调整和完善。（二）培训内容1.法律法规：国家有关保密工作的法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等。2.公司制度：公司文件保密管理规定、保密工作流程、保密责任等。3.保密技能：文件保密标识方法、电子文件加密技术、文件存储与保管要求、文件传递与交换注意事项、文件销毁程序等。4.案例分析：通过实际发生的文件泄密案例分析，吸取教训，增强员工的保密意识和防范能力。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加集中保密培训，邀请专业保密人员或公司内部专家进行授课。2.部门培训：各部门根据实际情况，组织本部门员工进行保密培训，培训内容可结合本部门业务特点进行有针对性的讲解。3.在线学习：利用公司内部网络平台，提供在线保密学习课程，员工可自主学习，方便快捷地获取保密知识。4.专题讲座：针对特定岗位或特定保密事项，举办专题讲座，深入讲解相关保密知识和技能。（四）培训记录与考核1.保密管理部门应做好培训记录，包括培训时间、地点、培训内容、培训人员等信息，建立员工培训档案。2.定期对员工进行保密知识考核，考核方式可采用笔试、口试、实际操作等多种形式。考核结果应作为员工绩效考核、晋升、奖励等的重要依据之一。对于考核不合格的员工，应进行补考或再次培训，直至合格为止。六、文件保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司保密管理部门应定期对公司文件保密管理工作进行监督检查，制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方法、检查时间等。2.检查内容包括文件保密管理制度的执行情况、文件的起草与审批、存储与保管、借阅与使用、传递与交换、销毁等环节的保密措施落实情况、员工的保密意识和技能等。（二）检查方式1.日常检查：保密管理部门安排专人对公司各部门的文件保密管理工作进行不定期的日常检查，发现问题及时督促整改。2.定期检查：每季度或每半年组织一次全面的文件保密管理工作检查，对公司整体文件保密管理情况进行评估。3.专项检查：针对公司重要项目、重大活动或敏感时期，开展专项文件保密检查，确保相关文件信息的安全。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.相关部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定切实可行的整改措施，并按时完成整改任务。3.整改完成后，相关部门应向保密管理部门提交整改报告，保密管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。七、文件保密奖惩制度（一）奖励制度1.对于在文件保密工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升、表彰大会公开表扬等。3.表现突出的情况包括但不限于：及时发现并制止文件泄密事件的发生；提出创新性的文件保密管理建议并被公司采纳，有效提高文件保密管理水平；在文件保密培训、宣传等工作中做出显著贡献等。（二）惩罚制度1.对于违反公司文件保密管理规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。3.违反规定的情况包括但不限于：故意泄露公司文件信息；擅自扩大文件知悉范围