中小企业合同管理制度

中小企业合同管理制度（一）目的为加强本中小企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护中小企业合法权益，根据国家相关法律法规及中小企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本中小企业与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立以中小企业负责人为组长，各部门负责人为成员的合同管理领导小组，负责领导和决策中小企业合同管理工作中的重大事项。主要职责包括：1.制定和修订合同管理制度。2.审议重大合同的签订、变更、解除等事项。3.协调解决合同管理工作中的重大问题。（二）合同管理部门设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部），负责合同管理的日常工作。其职责如下：1.负责合同管理制度的贯彻执行。2.参与合同的起草、审核、签订等工作。3.对合同履行情况进行跟踪、监督和检查。4.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。5.处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等活动。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的洽谈、起草、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。主要职责包括：1.按照合同管理制度的要求，开展业务活动并签订合同。2.负责合同的前期调查、可行性分析等工作。3.履行合同约定的义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。4.协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务洽谈业务部门负责与合同相对方进行业务洽谈，了解对方的主体资格、经营状况、信誉等情况，收集相关资料。2.合同起草业务部门根据洽谈情况起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。涉及重大合同或复杂业务的，可由合同管理部门协助起草。3.合同审核合同文本起草完成后，提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性、风险防范性等方面。审核通过的合同，由合同管理部门出具审核意见；审核不通过的，返回业务部门修改完善。4.合同签订经审核通过的合同，由中小企业法定代表人或其授权代理人与合同相对方签订。签订合同时，应确保签字盖章手续齐全、真实有效。（二）合同主体资格审查1.对合同相对方的主体资格进行审查，包括营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等文件，确保其具有合法的经营资格和民事行为能力。2.审查合同相对方的经营范围，确保合同内容在其经营范围内。3.对于涉及重大项目或风险较高的合同，可对合同相对方的资信状况、财务状况、涉诉情况等进行调查。（三）合同条款审查1.合同标的条款应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义。2.数量和质量条款应准确无误，明确计量方法、验收标准等。3.价款或报酬条款应明确具体金额及支付方式、时间等。4.履行期限、地点和方式条款应合理明确，便于双方履行。5.违约责任条款应具体明确，具有可操作性，以保障合同的顺利履行。6.争议解决条款应明确约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。四、合同的履行（一）履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同副本送达相关部门，并按照合同约定履行通知义务，确保各部门了解合同内容及要求。（二）履行跟踪业务部门负责对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度，协调解决履行过程中出现的问题。合同履行过程中如有重大事项变更，应及时通知合同管理部门。（三）资料保管业务部门应妥善保管合同履行过程中的各类资料，如送货单、验收单、发票、对账单等，作为合同履行的证明文件。（四）履行变更合同履行过程中如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门，并办理相关手续。五、合同的变更与解除（一）变更条件1.因不可抗力致使合同无法履行。2.因一方当事人违约，经双方协商一致变更合同。3.因法律法规政策变化等原因需要变更合同。（二）变更程序1.提出变更申请：合同一方如需变更合同，应向对方提出书面变更申请，说明变更的理由、内容等。2.协商：双方就变更事项进行协商，达成一致意见后签订书面变更协议。3.审批：变更协议签订后，按照合同签订流程进行审批，确保变更的合法性和合规性。4.通知与备案：将变更情况及时通知相关部门，并将变更协议副本送合同管理部门备案。（三）解除条件1.合同双方协商一致解除合同。2.因不可抗力致使合同目的无法实现。3.一方当事人严重违约，另一方依法解除合同。4.法律法规规定的其他解除情形。（四）解除程序1.提出解除申请：合同一方如需解除合同，应向对方提出书面解除申请，说明解除的理由。2.协商：双方就解除合同事宜进行协商，达成一致意见后签订书面解除协议。3.清理结算：合同解除后，双方应按照合同约定进行清理结算，处理好相关善后事宜。4.备案：将解除协议副本送合同管理部门备案。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同履行过程中，及时沟通协调，妥善解决出现的问题，防止矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门会同业务部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，与合同相对方进行协商解决。协商过程中应保持冷静、理智，寻求双方都能接受的解决方案。4.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼解决。合同管理部门负责组织相关人员参与仲裁或诉讼活动，提供必要的法律支持和证据材料。（三）纠纷处理结果跟踪纠纷处理结束后，业务部门应跟踪了解处理结果的执行情况，确保纠纷得到彻底解决。合同管理部门应及时总结纠纷处理经验教训，完善合同管理制度，防范类似纠纷再次发生。七、合同的归档与保管（一）归档范围本中小企业签订的各类合同及其相关文件资料，包括合同文本、变更协议、解除协议、补充协议、往来信函、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等。（二）归档要求1.合同管理部门应定期对合同进行归档，确保归档文件齐全、完整、真实。2.归档文件应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制目录，便于查找和查阅。3.合同归档应采用纸质档案与电子档案相结合的方式，确保档案的安全性和可保存性。（三）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规及中小企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为13年，中期保管期限为310年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限在合同档案中予以注明。（四）档案查阅1.内部查阅：本中小企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案材料。2.外部查阅：因业务合作、审计、司法等需要，外部单位查阅合同档案的，应提交正式查阅函，经中小企业负责人审批后，由合同管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得将档案原件带离中小企业。八、合同管理的监督与考核（一）监督检查合同管理领导小组定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，合同管理部门负责具体的监督检查工作。监督检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等环节。（二）考核评价建立合同管理考核评价机制，对各业务部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包