文件和档案管理制度98940

文件和档案管理制度989401.目的为加强公司文件和档案管理，确保文件的有效传递、妥善保管以及档案的完整、准确和安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及全体员工在工作中形成的各类文件和档案的管理。3.职责分工综合管理部负责制定、修订和完善本制度，并对公司文件和档案管理工作进行统筹指导、监督和检查。各部门负责本部门文件的起草、审核、印发、保管以及向综合管理部移交应归档的文件材料。部门负责人对本部门文件和档案管理工作负总责。档案管理人员负责公司档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等具体工作。二、文件管理文件的分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、决定、通知、通报、报告、请示等行政公文。业务文件：与公司业务活动相关的各类合同、协议、技术方案、业务报表、项目文档等。外来文件：上级主管部门、政府部门、合作单位等发来的文件、函件、通知等。其他文件：除上述三类文件外的其他文件，如会议纪要、工作计划、工作总结等。2.文件编号行政文件编号：采用[公司简称]+[年份]+[文件类别代码]+[顺序号]的格式。例如：[公司简称]2023XZ001，其中"XZ"为行政文件类别代码，可根据实际情况设定具体代码。业务文件编号：根据业务类型和项目特点进行编号，确保编号具有唯一性和系统性。编号格式由各部门自行确定，但应报综合管理部备案。外来文件编号：沿用发文单位的文号。其他文件编号：按照文件类别和时间顺序进行编号，如[公司简称]2023QT001，其中"QT"为其他文件类别代码。文件的起草与审核1.文件起草文件起草应主题明确、内容准确、逻辑清晰、格式规范。起草人应根据工作实际情况，认真收集相关资料，确保文件内容的真实性和有效性。涉及多个部门的文件，应由主办部门负责牵头起草，并征求相关部门意见。2.文件审核部门内部文件由部门负责人审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性以及格式规范等。涉及公司重要事项、规章制度、对外发文等文件，需经综合管理部审核后报公司领导审批。审核重点包括文件是否符合公司政策和发展战略，是否与其他相关文件协调一致等。文件的印发与发放1.文件印发经审核批准的文件，由综合管理部负责印发。印发前应确保文件格式正确、排版清晰、内容无误。文件印发数量应根据实际工作需要确定，严格控制文件印发范围，避免不必要的浪费。2.文件发放文件发放应做好登记记录，明确发放部门、发放日期、文件名称、文号、份数等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。对于重要文件或涉及保密内容的文件，应采取专人送达、签收等方式，确保文件安全传递到收件人手中。文件的保管与借阅1.文件保管各部门应指定专人负责本部门文件的保管，建立文件保管台账，对文件的收、发、借阅、归还等情况进行详细记录。文件应分类存放，保持整洁、有序，便于查找和使用。对于电子文件，应按照规定的存储路径和命名规则进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。定期对文件进行清理和清查，对于已失效、无保存价值的文件，应按照规定程序进行销毁。2.文件借阅因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。档案管理人员应对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密或重要文件的借阅，需报公司领导批准。借阅人应妥善保管所借文件，不得擅自复印、转借、涂改或丢失。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。文件借阅期满后，应及时归还档案管理人员。三、档案管理档案的收集与整理1.档案收集各部门应按照档案管理要求，及时将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，定期移交综合管理部归档。档案管理人员应主动参与公司各项业务活动，了解文件材料的形成过程，及时督促各部门做好文件收集工作。2.档案整理档案管理人员对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、规范化。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。档案的归档与保管1.档案归档各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理完毕，移交综合管理部归档。档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，确保档案齐全、完整、准确、规范。对于不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。2.档案保管档案应存放在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，并建立档案保管清册，详细记录档案的编号、名称、来源、日期、保管期限等信息。定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。档案的查阅与利用1.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅原因等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理查阅手续。涉及公司机密或重要档案的查阅，需报公司领导批准。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督，确保档案安全。查阅人不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意。2.档案利用鼓励各部门充分利用档案资源，为公司决策、业务开展、项目建设等提供支持和服务。档案管理人员应积极配合各部门的档案利用需求，根据实际情况提供必要的协助和指导。档案的鉴定与销毁1.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）三种。档案鉴定工作由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查，根据档案的价值和现实利用需求，提出鉴定意见。2.档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行。销毁过程应详细记录，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，监销人员和销毁人员应在记录上签字确认。四、保密管理1.保密范围涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感信息的文件和档案均属于保密范畴。对于在文件和档案管理过程中知悉的公司机密事项，员工应严格保密，不得泄露给任何无关人员。2.保密措施对保密文件和档案应进行单独标识，注明保密级别和保密期限。档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管保密档案，未经授权不得擅自查阅、复印或传播。在文件和档案的传递、借阅过程中，应采取必要的保密措施，确保信息安全。对于涉及保密内容的文件，应通过加密邮件、专人送达等方式进行传递。五、信息化管理1.文件和档案数字化逐步推进文件和档案的数字化工作，将纸质文件和档案进行扫描、录入，建立电子文件和档案数据库，实现文件和档案的信息化管理。数字化过程中应确保电子文件和档案的真实性、完整性和可读性，对数字化成果进行备份存储，防止数据丢失。2.信息化系统建设建立文件和档案管理信息化系统，实现文件的起草、审核、印发、保管以及档案的收集、整理、归档、查阅、利用等全过程的信息化管理。信息化系统应具备权限管理、检索查询、统计分析等功能，方便员工使用和档案管理人员进行管理操作。六、监督与考核1.监督检查综合管理部定期对公司各部门文件和档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件和档案的收集、整理、保管、借阅、利用等情况。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价将文件和档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员的文件和档案管理工作进行考核评价。考核指标包括文件和档案的完整性、准确性、规范性、及时性以及档案利用效果等方面。对于在文件和档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰