房地产评估公司档案管理制度

房地产评估公司档案管理制度1.目的为加强房地产评估公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务开展及历史查考等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在业务活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.档案定义本制度所称档案是指公司在房地产评估业务及行政管理等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及职责设立专门的档案管理部门（可根据公司实际情况确定，如综合管理部等），负责档案管理工作的组织、协调、指导和监督。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导公司各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和标准化。2.各部门兼职档案员职责公司各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并按规定定期向档案管理部门移交档案。其主要职责包括：负责本部门文件材料的收集、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，对本部门的文件材料进行分类、编号、装订等初步整理工作，形成初步的案卷。定期将本部门整理好的档案移交给档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供相关信息和服务。3.档案形成人员职责公司全体员工在业务活动中应及时将形成的文件材料交本部门兼职档案员进行整理，确保文件材料的质量，并对所交档案的真实性、完整性负责。三、档案的收集与整理1.收集范围房地产评估业务档案：包括评估项目委托合同、评估报告、现场勘查记录、市场调研资料、评估对象相关资料（如产权证书、土地出让合同等）、与评估业务有关的往来函件等。行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、固定资产档案、资质证书及相关证照档案等。其他档案：如公司荣誉证书、宣传资料、业务培训资料、与外部机构合作的相关文件等具有保存价值的各类文件材料。2.收集要求各部门和员工应在业务活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。收集的档案材料应真实、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合耐久性要求。对于电子文件，应确保其内容完整、格式规范，并按照档案管理部门的要求进行存储和整理。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。按照分类标准对档案进行分类，可采用年度机构（部门）保管期限的分类方法，如将档案分为[具体年份]年度档案，再按不同部门进行细分，最后根据档案的保管期限分为永久、长期、短期等类别。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用阿拉伯数字或字母与数字相结合的方式。对档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，便于查阅和检索。四、档案的归档与移交1.归档时间一般情况下，各部门应在次年[具体日期]前将上一年度形成的档案整理归档完毕。对于重大项目或特殊业务形成的档案，应在项目结束后[规定天数]内完成归档工作。2.归档程序各部门兼职档案员将整理好的档案编制档案移交清单，清单应注明档案的编号、题名、日期、数量等详细信息。档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，核对无误后办理交接手续。交接双方应在档案移交清单上签字确认。3.移交要求移交的档案应符合整理要求，分类清晰，编号准确，目录完整。档案管理部门接收档案后，应及时将其放入专门的档案库房或存储设备中进行妥善保管。五、档案的保管1.保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，确保档案的安全保存。库房应配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度一般控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.保管方式档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，不同保管期限和类别的档案应分开存放。对电子档案应进行备份存储，可采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。备份数据应异地存放，以防意外丢失。3.档案保管期限房地产评估业务档案的保管期限根据评估项目的重要程度和相关法律法规要求确定，一般分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）。行政管理档案的保管期限按照国家有关规定执行，如公司文件、会议记录等一般保管期限为[具体年限]年，人事档案、财务档案等按照相应规定确定保管期限。保管期限届满后，档案管理部门应会同相关部门对档案进行鉴定，确定是否仍需继续保存。对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。4.档案的清点与检查档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量与档案目录一致。清点工作可每年进行一次，并做好记录。同时，应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、有无损坏或变质等情况。对发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复、更换存储介质等。档案管理人员应做好档案清点和检查记录，记录内容包括档案名称、数量、检查时间、检查人员、发现的问题及处理情况等。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定原则与方法根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。鉴定工作应依据国家有关档案鉴定的标准和规定进行，结合公司实际情况，制定具体的鉴定标准和方法。对档案的鉴定应从档案的内容、来源、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。3.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，清单应注明档案的编号、题名、日期、数量、保管期限等详细信息。档案销毁清单报公司主管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门指定专人进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、销毁人员等。对涉及重要商业秘密或敏感信息的档案，应采用适当的方式进行销毁，确保信息安全。销毁后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明"已销毁"字样，并由销毁人员和监销人员签字确认。七、档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。涉及公司重要机密或敏感信息的档案，查阅申请需经公司主管领导审批。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.查阅程序查阅人员在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅时应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。档案管理人员应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅记录，记录内容包括查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称及内容、查阅目的等。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明"复制件"字样，与原件具有同等效力。3.利用反馈档案管理部门应定期收集查阅人员对档案利用情况的反馈意见，了解档案在公司业务活动中的作用和需求，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。八、档案的统计与信息化管理1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。统计报表应定期报送公司主管领导和相关部门。通过档案统计，及时掌握档案管理工作的动态和趋势，为档案管理决策提供依据。2.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。对纸质档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理部门规定的格式和质量要求。数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索和查询。档案管理信息系统应具备用户权限