公司OA办公自动化系统管理制度

公司OA办公自动化系统管理制度一、总则1.目的为规范公司OA办公自动化系统（以下简称"OA系统"）的使用与管理，提高工作效率，促进信息共享与协同办公，结合公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则合法合规原则：OA系统的使用应符合国家法律法规及公司相关规定。安全保密原则：确保系统信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。高效便捷原则：充分利用系统功能，提高工作效率，实现便捷办公。权责明确原则：明确各部门及人员在系统使用中的职责和权限。

二、职责分工1.信息管理部门负责OA系统的日常维护、技术支持和优化升级，确保系统稳定运行。制定和完善OA系统相关技术规范和操作流程。对系统使用情况进行监控和统计分析，及时发现并解决系统运行中的问题。2.行政部门负责OA系统的推广应用和培训工作，提高员工对系统的认知和使用能力。制定和更新OA系统用户手册、操作指南等培训资料。协助信息管理部门处理系统使用过程中的技术问题和用户反馈。3.各部门负责人负责本部门员工OA系统使用的指导和监督，确保员工正确、规范地使用系统。督促本部门员工及时处理OA系统中的工作任务和审批流程，提高工作效率。配合行政部门开展OA系统培训工作，根据部门实际需求提出培训建议。4.全体员工严格按照本制度及相关操作指南使用OA系统，遵守系统使用规范。及时在OA系统中处理工作任务、提交审批申请、共享信息等，确保工作流程顺畅。保守系统信息安全，妥善保管个人账号和密码，不得擅自将账号转借他人使用。

三、系统使用规范1.账号管理员工入职时，由行政部门负责为其开通OA系统账号，并告知初始密码。员工应在首次登录系统后及时修改密码，确保密码强度符合公司要求（密码长度不少于[X]位，包含字母、数字和特殊字符）。员工离职或岗位调动时，所在部门负责人应及时通知行政部门，由行政部门负责停用或调整其OA系统账号权限。员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号共享给他人使用。如发现账号被盗用或存在安全风险，应立即联系行政部门进行处理。2.信息发布与共享信息发布应遵循准确、及时、规范的原则。发布的内容应确保真实可靠，不得发布虚假、有害、违法违规信息。各类通知、公告、规章制度等重要信息应通过OA系统的"通知公告"模块发布，确保全体员工能够及时知晓。部门内部或跨部门之间需要共享的文件、资料等，应上传至OA系统的相应共享文件夹，并设置合理的访问权限。共享信息应定期进行整理和更新，确保其时效性和准确性。员工在发布信息或共享文件时，应填写清晰、准确的标题和内容摘要，以便其他员工快速了解信息要点。3.工作流程处理员工在办理各类审批事项、申请休假、报销费用等工作时，应按照公司规定的流程在OA系统中提交申请。申请内容应完整、准确，上传的附件应清晰、齐全，符合审批要求。审批人应在收到审批申请后及时进行处理，按照规定的审批权限和流程进行审核。如需补充信息或要求申请人修改申请内容，应及时与申请人沟通，并在OA系统中注明意见。对于紧急事项或特殊情况，员工可通过电话、邮件等方式与审批人沟通，但事后应及时在OA系统中补全申请和审批流程。已完成的工作流程应及时归档保存，以便查询和追溯。员工可在OA系统中查看已提交申请的审批进度和结果，如有疑问可与相关审批人或行政部门联系。4.系统操作要求员工应熟练掌握OA系统的基本操作方法，按照系统提示进行操作。在使用过程中遇到问题，可参考系统帮助文档或向行政部门咨询。操作OA系统时应保持计算机及网络环境的稳定，避免因网络故障、系统故障等原因影响工作。如遇系统故障或无法正常登录等情况，应及时联系信息管理部门进行处理，并采取其他临时措施确保工作不受影响。员工在使用OA系统过程中应注意保护系统资源，不得进行恶意攻击、篡改系统数据、传播病毒等损害系统安全的行为。

四、信息安全管理1.安全策略信息管理部门应制定完善的OA系统安全策略，包括用户认证与授权、数据加密、访问控制、备份与恢复等措施，确保系统信息安全。定期对OA系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复安全隐患。根据安全评估结果，调整和优化安全策略，提高系统安全防护能力。2.数据备份与恢复信息管理部门应定期对OA系统中的重要数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地保存。备份周期应根据数据重要性和变化频率确定，一般为每天或每周进行一次全量备份，每小时或每天进行一次增量备份。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障或数据丢失时能够快速恢复数据，保证业务的连续性。3.用户权限管理根据员工的工作职责和岗位需求，严格设置OA系统用户权限。权限设置应遵循最小化原则，确保员工仅具有完成其工作所需的最低权限。定期对用户权限进行审查和清理，对于离职、岗位调动或不再需要某些系统权限的员工，及时调整其权限，避免权限滥用。加强对系统管理员账号的管理，严格控制管理员权限的使用。管理员应定期更换密码，并对操作行为进行审计记录。4.安全培训与教育行政部门应定期组织OA系统安全培训，提高员工的安全意识和防范能力。培训内容包括网络安全知识、信息保密规定、系统操作安全注意事项等。在新员工入职培训中，应加入OA系统安全方面的内容，使其了解系统安全要求和注意事项。通过内部宣传、案例分析等方式，向员工普及信息安全知识，提醒员工注意保护个人信息和公司信息安全，防止因疏忽导致信息泄露。

五、系统维护与升级1.日常维护信息管理部门应安排专人负责OA系统的日常监控和维护工作，实时关注系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况。定期对系统服务器、网络设备等硬件设施进行检查和维护，确保其正常运行。对系统软件进行日常巡检，及时清理系统垃圾文件、优化系统性能。监控系统日志，对用户操作行为、系统错误信息等进行分析，发现潜在问题及时采取措施进行处理。2.故障处理当OA系统出现故障时，信息管理部门应立即启动故障应急预案，迅速判断故障原因并采取相应的解决措施。对于一般性故障，应在最短时间内恢复系统正常运行；对于较为复杂的故障，应及时组织技术人员进行抢修，并向受影响的用户通报故障情况和预计恢复时间。故障处理完成后，应对故障原因进行深入分析总结，形成故障报告。针对故障暴露的问题，制定改进措施，防止类似故障再次发生。3.升级管理信息管理部门应根据公司业务发展需求、系统功能优化要求以及安全漏洞修复需要，及时制定OA系统升级计划。在进行系统升级前，应进行充分的测试，确保升级后的系统功能正常、数据完整、兼容性良好。测试内容包括功能测试、性能测试、安全测试等。升级过程中，应做好数据备份和风险防范措施，制定详细的升级步骤和回滚方案。如升级过程中出现问题，能够及时恢复到升级前的状态。系统升级完成后，应组织相关人员进行培训，使其熟悉新系统的功能和操作方法。同时，对升级后的系统运行情况进行跟踪和评估，及时发现并解决出现的问题。

六、监督与考核1.监督检查行政部门负责对OA系统的使用情况进行定期监督检查，检查内容包括信息发布的规范性、工作流程的执行情况、账号使用的合规性等。信息管理部门负责对OA系统的技术运行情况进行监督检查，确保系统稳定运行，数据安全可靠。监督检查可采用系统后台数据统计分析、实地查看、问卷调查、用户反馈等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。2.考核评价将OA系统的使用情况纳入员工绩效考核体系，作为员工工作业绩评价的重要依据之一。考核指标包括系统操作熟练程度、工作任务完成情况、信息共享与协同效果等。各部门负责人应负责对本部门员工的OA系统使用情况进行考核评价，并定期向行政部门报送考核结果。根据考核评价结果，对在OA系统使用中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对使用不当、影响工作效率或违反系统