发文管理制度

发文管理制度一、总则1.目的为加强公司发文管理，规范发文流程，提高公文处理效率和质量，确保公司政令畅通，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门以公司名义制发的各类公文，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、函等。3.基本原则准确规范：公文内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、格式规范。及时高效：遵循公文处理时效要求，及时拟制、审核、签发和传递，确保公文办理不延误。安全保密：严格遵守保密规定，确保公文在流转过程中的安全，防止信息泄露。

二、发文流程1.拟稿职责分工各部门负责本部门业务范围内公文的拟稿工作。拟稿人应熟悉相关政策法规和公司业务，准确传达发文意图。涉及多个部门的公文，由主办部门牵头拟稿，会签相关部门。内容要求公文应主题明确、内容完整、逻辑清晰、语言简洁。开头应简要说明发文目的，主体部分详细阐述事项，结尾明确要求或提出执行期限等。引用的数据、事例等应准确可靠，并注明出处。语言表达应规范、准确、严谨，避免使用模糊、歧义或生僻词汇。格式规范拟稿人应按照公司规定的公文格式进行排版。一般包括标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期、抄送单位等要素。标题应准确概括公文主要内容，一般由发文单位、事由和文种组成。主送单位应明确、具体，顶格书写。正文应段落分明，层次清晰，一般每自然段首行缩进2个字符。附件应在正文后注明附件名称和顺序号，附件内容应与正文紧密相关。发文单位应写全称或规范化简称，成文日期应使用阿拉伯数字，并加盖发文单位印章。2.审核初审拟稿完成后，拟稿部门负责人对公文内容、格式等进行初审，重点审核发文必要性、内容准确性、格式规范性等，提出修改意见，确保公文质量。复审初审通过的公文，由综合管理部门进行复审。复审人员应从公司整体利益和公文处理规范角度出发，对公文内容、格式、语言等进行全面审核。复审内容包括但不限于：是否符合国家法律法规和公司政策；是否与其他相关公文协调一致；格式是否符合规定；语言表达是否准确、简洁等。复审人员如发现问题，应及时与拟稿部门沟通，提出修改建议，拟稿部门应根据复审意见进行修改完善。3.签发部门负责人签发一般性公文由拟稿部门负责人签发。签发人应认真审阅公文内容，对公文的真实性、准确性、合法性负责，并签署明确意见。涉及重要事项、重大决策或资金使用等公文，需经公司分管领导审核后，由部门负责人签发。公司领导签发涉及公司全局工作、重要政策制定、重大项目安排等重要公文，由公司总经理或董事长签发。公司领导签发公文时，应全面考虑公文的影响和后果，确保公文符合公司发展战略和整体利益。4.编号公文经签发后，由综合管理部门进行编号。编号应按照一定规则进行，确保公文编号的唯一性和连续性，便于公文的登记、查询和管理。5.登记综合管理部门对已编号的公文进行详细登记，登记内容包括公文编号、发文日期、发文单位、标题、主送单位、抄送单位、正文、附件等信息。登记应准确、完整，以便于对公文进行跟踪和管理。6.印制根据公文签发意见和格式要求，综合管理部门安排专人进行印制。印制过程中应严格按照规定的格式、字体、字号、排版等要求进行操作，确保公文印制质量。对涉及秘密等级的公文，应按照保密规定进行印制，采取相应的保密措施，如专人印制、专门场所印制等，防止涉密信息泄露。7.用印公文印制完成后，由综合管理部门负责用印。用印前应检查公文内容、格式、排版等是否符合要求，确认无误后，在公文规定位置加盖公司印章。印章应清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏盖。严格控制用印范围，未经批准，不得擅自用印。8.分发综合管理部门根据公文主送单位和抄送单位，按照规定的方式进行分发。分发方式包括纸质公文邮寄、电子公文发送等。对于纸质公文，应确保包装完好，及时准确送达收件单位；对于电子公文，应通过公司内部办公系统或安全的电子邮箱发送，并确认收件人已收到。同时，综合管理部门应做好公文分发记录，记录分发时间、收件单位、分发方式等信息，以便于查询和追溯。

三、发文格式规范1.字体字号一般用二号宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送单位：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.XXXXX"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文单位署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文单位署名下一行，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。抄送单位：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。"抄送"二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.页面设置公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。页边距：上白边（天头）为37mm±1mm，下白边（地脚）为35mm±1mm，左白边（订口）为28mm±1mm，右白边（翻口）为26mm±1mm。3.排版要求排版应做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

四、发文类别及要求1.通知适用范围：用于发布规章制度、传达工作任务、告知事项等。内容要求：明确通知事项的具体内容、执行要求、时间节点等，确保受文单位能够清楚了解工作安排。格式要求：按照通用发文格式规范排版，标题应准确概括通知主要内容，主送单位应涵盖相关部门或人员。2.通报适用范围：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况等。内容要求：详细说明表彰或批评的事由、依据，以及从中得出的经验教训或警示信息。格式要求：与通知格式类似，但在标题中应突出"表彰通报"或"批评通报"字样，以便于区分。3.报告适用范围：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。内容要求：实事求是地反映工作进展、存在问题及下一步工作计划等，数据准确，分析客观。格式要求：严格按照上行文格式规范，标题应准确体现报告主题，主送单位为上级主管部门，结尾一般用"特此报告"。4.请示适用范围：用于向上级机关请求指示、批准事项等。内容要求：明确请示事项的必要性、可行性，详细阐述理由和依据，提出具体的请示意见。格式要求：遵循上行文格式，标题应准确概括请示内容，主送单位为有权批准的上级机关，请示事项应一文一事，不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。5.批复适用范围：用于答复下级机关的请示事项。内容要求：针对请示事项明确给予答复，同意或不同意的理由应充分，答复意见应具体、明确。格式要求：标题应体现"关于对......请示的批复"字样，主送单位为原请示单位，正文开头应引述请示的标题和发文字号，然后答复请示事项。6.函适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。内容要求：根据不同的函件类型，准确表达商洽、询问、请求等意图，语言简洁明了，礼貌得体。格式要求：公函格式较为灵活，但也应遵循基本的公文格式规范，标题应体现函的主题，主送单位为相关不相隶属机关。

五、发文归档与保管1.归档要求公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及相关材料整理齐全，移交综合管理部门归档。归档公文应保持内容完整、字迹清晰、格式规范，纸张及装订应符合档案保存要求。归档材料应按照公文形成的时间顺序、重要程度等进行分类整理，编制归档目录，便于查询和检索。2.保管期限根据公文性质和重要程度，确定不同的保管期限。一般分为永久、长期和短期。涉及公司重大决策、重要历史资料等公文应永久保存；一般性业务文件、阶段性工作文件等可根据实际情况确定长期或短期保管期限。具体保管期限划分标准由综合管理部门根据公司档案管理规定制定并执行。3.保管方式综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施等，确保公文档案的安全保管。对电子公文档案，应进行定期备份，并存储在安全的存储介质上，按照电子档案管理要求进行分类存储和管理，确保电子档案的可读性和完整性。

六、发文监督与考核1.监督机制综合管理部门负责对发文流程各环节进行监督检查，确保发文工作按照规定程序和要求进行。定期对各部门发文情况进行抽查，检查公文内容质量、格式规范、处理时效等方面是否符合要求。对发现的问题及时向相关部门反馈，并督促整改，跟踪整改