公司打印机使用管理制度

公司打印机使用管理制度一、总则1.目的为了规范公司打印机的使用，提高打印机的使用效率，确保打印机的正常运行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有打印机的使用管理。3.职责分工行政部门负责打印机的日常维护、保养和维修工作，确保打印机的正常运行。定期检查打印机的耗材使用情况，及时更换耗材。制定打印机的采购计划，根据公司需求合理配置打印机设备。各部门负责本部门打印机的正确使用和日常清洁工作。监督本部门员工遵守打印机使用管理制度，发现问题及时反馈给行政部门。合理安排打印任务，避免不必要的浪费。员工严格遵守打印机使用管理制度，爱护打印机设备。在使用打印机前检查打印机是否正常，如有问题及时通知行政部门。按照规定的操作流程使用打印机，不得随意更改打印机设置。

二、打印机的采购与配置1.采购原则根据公司业务需求和实际工作情况，合理规划打印机的采购数量和型号。优先选择性能稳定、质量可靠、节能环保的打印机产品。在采购过程中，充分考虑打印机的兼容性、易用性和售后服务。2.采购流程各部门根据工作需要，填写打印机采购申请表，详细说明采购原因、打印机型号、数量等信息。申请表提交给行政部门，行政部门进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导批准后，行政部门负责组织采购工作，选择合适的供应商进行采购。打印机到货后，行政部门负责组织验收，检查打印机的数量、型号、外观等是否与采购合同一致，同时对打印机进行安装调试，确保打印机正常运行。3.配置管理行政部门根据公司各部门的工作性质和业务量，合理分配打印机资源，确保打印机能够满足各部门的工作需求。对于共享打印机，行政部门要明确其使用范围和权限，避免出现打印机使用混乱的情况。定期对打印机的配置情况进行检查和评估，根据公司业务发展和人员变动情况，及时调整打印机的配置，提高打印机的使用效率。

三、打印机的使用规范1.使用前检查员工在使用打印机前，应先检查打印机是否处于正常状态，如电源是否接通、纸张是否充足、墨盒或硒鼓是否安装正确等。如发现打印机存在故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。2.打印内容审核员工在打印文件前，应仔细核对打印内容，确保打印内容准确无误。对于重要文件或涉及公司机密的文件，应按照公司相关规定进行审批后再进行打印。3.打印任务安排员工应合理安排打印任务，尽量集中打印，避免频繁打印造成纸张和耗材的浪费。对于多页文档，应尽量双面打印，以节约纸张资源。4.操作流程打开电脑，进入操作系统，找到需要打印的文件。点击文件菜单中的"打印"选项，在弹出的打印对话框中选择需要使用的打印机。根据需要设置打印参数，如打印份数、纸张大小、打印范围等。点击"确定"按钮，开始打印任务。打印完成后，及时从打印机中取出打印文件，并整理好纸张。5.特殊纸张使用如需使用特殊纸张（如厚纸、光面纸、彩色纸等）进行打印，应先向行政部门申请，并在使用前告知行政部门。使用特殊纸张时，应根据打印机的说明书进行设置，避免因纸张不兼容导致打印机故障。6.禁止行为禁止私自拆卸、改装打印机，以免造成打印机损坏。禁止使用打印机打印与工作无关的文件，如私人信件、图片、游戏等。禁止在打印机上放置重物或其他物品，以免影响打印机的正常运行。禁止随意更改打印机的设置，如打印分辨率、纸张来源等。

四、打印机的维护与保养1.日常维护行政部门应定期对打印机进行清洁，包括打印机外壳、进纸口、出纸口等部位，以保持打印机的整洁。定期检查打印机的耗材使用情况，如墨盒、硒鼓、纸张等，及时更换耗材，确保打印机正常运行。每天下班前，应关闭打印机电源，避免打印机长时间处于开机状态，延长打印机的使用寿命。2.定期保养行政部门应根据打印机的使用情况，定期对打印机进行全面保养，一般每季度进行一次。保养内容包括清洁打印机内部部件、检查打印机的机械部件是否正常、校准打印机的打印头、测试打印机的各项功能等。在保养过程中，如发现打印机存在故障或隐患，应及时进行维修或更换部件，确保打印机的性能稳定。3.故障维修当打印机出现故障时，员工应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应及时安排维修人员进行维修。在维修过程中，维修人员应详细记录打印机的故障现象、维修过程和维修结果，以便后续进行故障分析和总结。对于一些常见的打印机故障，行政部门应建立故障排除手册，供员工参考使用，以便员工在遇到问题时能够自行解决一些简单的故障。

五、打印机耗材管理1.耗材采购行政部门负责打印机耗材的统一采购工作，根据打印机的使用情况和耗材库存情况，制定合理的采购计划。在采购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材的质量和性能符合打印机的要求。采购的耗材应妥善保管，避免因保管不当导致耗材损坏或变质。2.耗材发放行政部门应建立耗材发放登记制度，记录耗材的发放日期、领用部门、领用人员、耗材名称、数量等信息。各部门需要领用打印机耗材时，应填写耗材领用申请表，经部门负责人签字后，到行政部门领取。行政部门根据申请表发放耗材，并在发放登记册上进行记录。3.耗材使用监控行政部门应定期对打印机耗材的使用情况进行统计和分析，了解各部门耗材的使用量和使用频率。对于耗材使用量异常的部门，行政部门应及时进行调查，找出原因，并采取相应的措施进行整改。通过监控耗材使用情况，合理控制耗材成本，提高公司的经济效益。

六、打印机使用记录与统计1.使用记录行政部门应建立打印机使用记录台账，详细记录每台打印机的使用情况，包括使用时间、打印任务数量、打印页数、耗材使用情况等。员工在使用打印机时，应配合行政部门做好使用记录工作，如实填写打印任务登记表，包括打印日期、打印文件名称、打印页数、打印份数等信息。2.统计分析行政部门应定期对打印机使用记录进行统计分析，了解打印机的使用频率、使用高峰低谷时段、各部门的打印量等情况。根据统计分析结果，合理调整打印机的配置和使用策略，提高打印机的使用效率，降低打印机的使用成本。同时，通过统计分析，发现打印机使用过程中存在的问题和浪费现象，及时采取措施进行改进。

七、违规处理1.对于违反本制度的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚对于初次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并责令其立即改正。对于多次违规或情节较重的员工，给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。对于造成打印机设备损坏或严重浪费公司资源的员工，除责令其赔偿相应损失外，还将给予相应的经济处罚。2.处罚结果将作为员工绩效考核和晋升的参考依据对于违反本制度且拒不改正的员工，公