药品连锁公司委托配送管理制度

药品连锁公司委托配送管理制度一、总则1.目的为加强药品连锁公司委托配送管理，规范委托配送行为，确保药品配送过程的质量安全、及时准确，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本药品连锁公司委托其他具备资质的企业进行药品配送的相关管理活动。3.职责分工质量管理部门：负责对委托配送企业的资质审核、配送过程质量监督及相关文件审核。采购部门：负责选择委托配送企业，签订委托配送合同，并跟踪配送服务情况。仓储部门：负责与委托配送企业做好药品交接工作，确保药品储存条件符合要求，并对配送过程中的药品储存环节进行监督。信息管理部门：负责与委托配送企业的信息系统对接，确保药品配送信息的及时准确传递。

二、委托配送企业的选择与评估1.资质要求委托配送企业应具有合法有效的《药品经营许可证》《营业执照》，其经营范围应涵盖药品配送业务。具备符合药品配送要求的仓储设施、设备，包括冷藏、冷冻药品的储存与运输条件。拥有专业的配送人员，具备相应的药品知识和物流操作技能。具有良好的信誉和质量保证体系，近三年内无重大违法违规行为。2.选择程序采购部门收集潜在委托配送企业信息：通过网络搜索、行业推荐、实地考察等方式，收集符合资质要求的企业名单及相关资料。初步筛选：根据收集到的信息，对潜在企业进行初步筛选，排除明显不符合要求的企业。实地考察：组织质量管理、采购、仓储等相关部门人员对筛选后的企业进行实地考察，了解其仓储设施、物流运作流程、人员配备、质量管理制度等情况。综合评估：各考察部门根据实地考察情况，对企业进行综合评估，填写评估报告。评估内容包括企业资质、设施设备、人员素质、质量保证能力、服务水平、价格等方面。选定委托配送企业：采购部门根据综合评估结果，选择得分较高的企业作为委托配送候选企业，报公司领导审批后确定最终的委托配送企业。3.定期评估质量管理部门每年组织对委托配送企业进行一次全面评估，评估内容包括企业经营状况、质量体系运行情况、配送服务质量等。根据评估结果，对不符合要求的委托配送企业提出整改意见，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止委托配送合同。

三、委托配送合同的签订与管理1.合同签订采购部门负责与选定的委托配送企业签订委托配送合同。合同应明确双方的权利和义务，包括配送药品的品种、数量、价格、配送时间、配送范围、质量责任等内容。合同中应明确委托配送企业的质量保证责任，要求其严格遵守药品配送相关法律法规和质量标准，确保配送药品的质量安全。合同期限一般为[X]年，期满后如需继续合作，应重新签订合同。2.合同执行委托配送企业应按照合同约定的内容和要求，按时、准确地将药品配送到指定地点。采购部门应跟踪委托配送企业的合同执行情况，及时协调解决配送过程中出现的问题。质量管理部门应对委托配送企业的合同执行情况进行监督检查，确保其严格履行合同义务。3.合同变更与终止如因业务需要或其他原因，需变更委托配送合同内容的，应由采购部门与委托配送企业协商一致，并签订书面变更协议。在委托配送合同履行过程中，如出现下列情形之一的，可终止合同：委托配送企业严重违反合同约定，经多次督促仍不改正的。委托配送企业因违法违规行为被吊销相关证照的。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的。合同终止后，双方应按照合同约定进行药品交接、费用结算等善后工作。

四、药品交接管理1.交接流程发货前准备：仓储部门根据采购订单，准备好待配送的药品，并确保药品的质量、数量、包装等符合要求。同时，对药品进行必要的标识和防护措施。交接通知：仓储部门提前通知委托配送企业发货时间、地点及药品信息，委托配送企业应按时到达指定地点进行交接。现场交接：双方在指定地点进行药品交接，核对药品的品种、数量、规格、批号、有效期等信息，并在交接单上签字确认。交接单应一式两份，双方各执一份。运输过程交接：委托配送企业在运输过程中，如发现药品有损坏、变质等情况，应及时与仓储部门联系，并提供相关证明材料。仓储部门核实情况后，按照规定进行处理。2.交接记录仓储部门应建立药品交接记录台账，详细记录每次药品交接的时间、地点、品种、数量、规格、批号、有效期、交接双方人员等信息。药品交接记录台账应保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。

五、配送过程管理1.运输要求委托配送企业应根据药品的特性，选择合适的运输工具和运输方式，确保药品在运输过程中的质量安全。对于冷藏、冷冻药品，应采用符合温度要求的冷藏车、保温箱等运输设备，并确保运输过程中的温度始终保持在规定范围内。运输工具应定期进行维护保养，确保其性能良好，能够满足药品运输的要求。2.运输过程监控委托配送企业应建立运输过程监控系统，对药品运输的温度、湿度、位置等信息进行实时监控，并做好记录。信息管理部门应与委托配送企业的信息系统对接，实时获取药品运输过程中的监控数据，以便及时发现问题并采取措施。如发现运输过程中的温度、湿度等不符合要求，或药品出现损坏、变质等情况，委托配送企业应立即采取措施进行处理，并及时通知药品连锁公司。3.配送时限委托配送企业应根据合同约定的配送时限，按时将药品配送到指定地点。如因特殊原因需要延长配送时间的，应提前通知药品连锁公司，并说明原因。药品连锁公司应建立配送时限考核机制，对委托配送企业的配送及时性进行考核。如发现委托配送企业多次未按时配送药品，应按照合同约定进行处罚。

六、质量控制与追溯1.质量控制措施质量管理部门应定期对委托配送企业的药品配送质量进行检查，包括运输过程中的温度、湿度控制情况，药品的包装、标识、质量等方面。委托配送企业应建立质量管理制度，加强对配送过程的质量控制，确保配送药品的质量符合要求。如发现配送药品存在质量问题，委托配送企业应立即停止配送，并及时召回已配送的药品，同时通知药品连锁公司。药品连锁公司应按照相关规定进行处理。2.追溯管理委托配送企业应建立药品追溯系统，对药品的采购、储存、运输、销售等环节进行全程追溯。药品连锁公司应与委托配送企业的追溯系统对接，实现药品追溯信息的共享。在发生药品质量问题时，能够及时追溯到药品的来源和流向，采取有效的措施进行处理。

七、培训与考核1.培训计划质量管理部门应制定针对委托配送企业人员的培训计划，培训内容包括药品法律法规、质量标准、物流操作规范、职业道德等方面。培训计划应根据委托配送企业的实际情况和业务需求进行制定，确保培训的针对性和有效性。2.培训实施质量管理部门负责组织实施培训工作，可采用集中培训、现场培训、网络培训等多种方式进行。培训结束后，应对培训效果进行考核，考核方式可采用考试、实际操作等方式。考核合格的人员颁发培训合格证书，作为其从事药品配送工作的资质证明。3.考核管理质量管理部门应建立委托配送企业人员考核档案，记录其培训、考核情况。对考核不合格的人员，应要求其重新参加培训和考核，如仍不合格，应取消其从事药品配送工作的资格。

八、费用结算与支付1.费用结算依据采购部门应根据委托配送合同约定的价格、配送数量等信息，与委托配送企业进行费用结算。费用结算时，应以双方签字确认的药品交接单、配送清单等为依据。2.结算流程委托配送企业每月定期向采购部门提交费用结算申请，包括配送药品的品种、数量、金额等明细。采购部门收到结算申请后，应进行审核，核实配送药品的数量、价格等信息是否与合同约定一致。审核无误后，采购部门填写费用结算单，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门按照规定进行费用支付。3.支付方式