建筑企业合同管理制度

建筑企业合同管理制度一、总则1.目的为加强建筑企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，提高企业经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部各部门及所属各单位在工程建设、物资采购、劳务分包、设备租赁等经营活动中所签订的各类合同。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组成立以企业法定代表人为组长，各分管领导为副组长，相关部门负责人为成员的合同管理领导小组。其职责为：负责制定和修订合同管理制度；审议重大合同事项，决策合同管理中的重大问题；监督检查合同管理制度的执行情况。2.合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其职责为：负责合同文本的起草、审核、签订、登记、归档等工作；跟踪合同履行情况，协调处理合同履行中的问题；参与合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁或诉讼等活动；定期统计分析合同管理情况，为企业决策提供依据。3.合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同项目的洽谈、调研、可行性分析，组织合同的起草、会签、报批，负责合同的履行及相关资料的收集、整理等工作。其职责为：按照合同管理制度的规定，办理合同的相关手续；负责合同履行过程中的沟通协调工作，及时解决合同履行中出现的问题；向合同管理部门报送合同履行情况及相关资料。

三、合同签订管理1.合同相对方的选择合同承办部门应在签订合同前，对合同相对方的主体资格、资质等级、业绩信誉、财务状况等进行调查了解，确保其具备履行合同的能力和条件。建立合同相对方名录，定期对名录中的相对方进行评估和更新，对于信誉不佳、经营状况恶化等不符合要求的相对方，应及时从名录中删除。2.合同文本的起草合同文本一般应由合同承办部门负责起草。合同文本应符合法律法规的规定，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。对于格式合同，应选用国家或行业推荐的示范文本，并结合具体情况进行修改完善。对于非格式合同，应根据实际情况制定详细、准确、严密的合同条款。3.合同的审核合同文本起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性，以及合同的风险防范措施等。合同管理部门审核后，应出具审核意见。对于审核中发现的问题，合同承办部门应及时进行修改完善。审核通过的合同，方可提交企业领导审批。4.合同的审批合同审批应按照企业内部的审批流程进行。一般合同由合同管理部门负责人审核后，报分管领导审批；重大合同或涉及金额较大的合同，应经合同管理领导小组审议后，报企业法定代表人审批。合同审批人员应认真审查合同内容，签署审批意见。对于不符合要求的合同，审批人员应提出修改意见或不予批准。5.合同的签订合同经审批通过后，由合同承办部门与合同相对方签订。签订合同应使用企业统一印制的合同专用章，并严格按照规定的程序进行盖章。合同签订人员应确保合同文本与审批通过的文本一致，不得擅自变更合同内容。合同签订后，应及时将合同副本交合同管理部门进行登记、归档。

四、合同履行管理1.合同履行计划的制定合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人员、时间节点等，并将履行计划报合同管理部门备案。2.合同履行的跟踪与监督合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。合同承办部门应按照合同履行计划，认真组织实施合同项目，确保合同的全面履行。在合同履行过程中，如出现重大问题或变更事项，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。3.合同款项的收付管理合同款项的收付应严格按照合同约定进行。财务部门应建立合同款项收付台账，及时记录款项的收付情况。合同承办部门应在合同约定的付款期限前，向财务部门提交付款申请，并提供相关的证明材料。财务部门应按照规定的程序进行审核，审核通过后及时办理付款手续。对于合同款项的收取，合同承办部门应积极催收，确保款项及时足额收回。如发生款项逾期未收的情况，应及时查明原因，采取有效措施进行催收，并向合同管理部门报告。4.合同变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同相对方协商，达成一致意见后签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的审批程序进行审批，并及时交合同管理部门进行登记、归档。5.合同终止管理合同履行完毕或提前终止的，合同承办部门应及时通知合同相对方，并办理相关的终止手续。合同终止后，合同承办部门应负责清理合同履行过程中的相关资料，并将资料移交合同管理部门进行归档。合同管理部门应定期对已终止的合同进行整理、归档，妥善保管。

五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期对合同履行过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险防范措施针对识别出的风险，合同管理部门应会同合同承办部门制定相应的风险防范措施，如完善合同条款、加强合同履行监督、建立风险预警机制等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，与合同相对方进行协商解决。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定的争议解决方式，通过调解、仲裁或诉讼等途径解决纠纷。合同管理部门应参与合同纠纷的处理过程，提供法律支持和专业意见，维护企业的合法权益。

六、合同档案管理1.档案的收集与整理合同承办部门应在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集相关的合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、履行记录等资料，并移交合同管理部门进行整理。合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的资料进行分类、编号、装订，建立合同档案。2.档案的保管与查阅合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。合同管理部门应建立档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅程序。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。3.档案的借阅与归还如需借阅合同档案，借阅人员应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅人员应按时归还档案，归还时应确保档案的完好无损。

七、合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统企业应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和自动化。合同管理信息系统应涵盖合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、档案管理等各个环节，为合同管理提供便捷、高效的支持。2.信息系统的应用与维护合同管理部门及各相关部门应积极应用合同管理信息系统，及时录入合同信息，跟踪合同履行情况，实现信息共享和协同工作。同时，应加强对信息系统的维护和管理，确保系统的安全稳定运行。

八、考核与奖惩1.考核内容对合同管理工作的考核内容包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同风险的防范、合同档案的管理等方面。2.考核方式合同管理部门定期对各部门的合同管理工作进行考核评价，考核结果纳入企业年度绩效考核体系。3.奖励与惩罚对于合同管理工作成绩突出的部门和个人，企业给予表