合同管理制度范本与流程图及内控体系表

合同管理制度范本与流程图及内控体系表一、引言合同作为企业经营活动中的重要法律文件，对保障企业权益、规范业务流程、防范法律风险具有至关重要的作用。为了加强合同管理，提高合同管理水平，保障企业合法权益，特制定本合同管理制度。

二、合同管理制度范本

（一）总则1.目的本制度旨在规范公司合同管理流程，确保合同签订、履行、变更、终止等环节的合法性、合规性和有效性，防范合同风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司及其所属各部门、子公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同的内容应当公平、公正，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。

（二）合同管理机构及职责1.合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议公司重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。2.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。合同管理部门的主要职责包括：制定和完善合同管理制度；参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作；建立合同台账，对合同进行分类、编号、登记、归档等管理；监督检查合同的履行情况，协调处理合同纠纷；定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。3.合同承办部门合同承办部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作，并指定专人作为合同承办人。合同承办人的主要职责包括：负责合同的前期调研和可行性分析；起草合同文本，确保合同内容符合法律法规和公司要求；组织合同谈判，与对方协商合同条款；将合同文本提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改；负责合同的签订、履行、变更、终止等具体工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况；妥善保管合同相关资料，包括合同文本、往来函件、会议纪要等。

（三）合同签订管理1.合同起草合同承办人应当根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应当包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应当使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免使用模糊、歧义、矛盾的条款。2.合同审核合同承办人应当将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性、可行性等进行审核，并提出审核意见。合同管理部门在审核合同时，应当重点审查以下内容：合同双方的主体资格是否合法有效；合同内容是否符合法律法规和公司要求；合同条款是否公平合理，是否存在显失公平、重大误解等情况；合同的履行期限、地点和方式是否明确、合理；合同的违约责任是否明确、具体，是否具有可操作性；合同的争议解决方式是否明确、合法有效。合同承办人应当根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审核意见存在分歧，应当及时沟通协商，必要时可提交合同管理委员会审议。3.合同签订合同文本经审核通过后，由合同承办人按照公司授权制度的规定，办理合同签订手续。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或者公章。合同签订人应当在签订合同前，仔细核对合同文本的条款内容，确保合同内容与审核通过的文本一致。如发现合同文本存在问题，应当及时与合同管理部门沟通协商，进行修改完善。合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本副本送合同管理部门备案，并将合同正本及相关资料移交公司档案室归档保管。

（四）合同履行管理1.合同履行计划合同承办人应当根据合同约定，制定合同履行计划，并明确合同履行的责任人、时间节点、工作要求等。合同履行计划应当报合同管理部门备案。合同承办人应当按照合同履行计划组织实施合同履行工作，确保合同按时、按质、按量履行。2.合同履行跟踪合同管理部门应当定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度和存在的问题。如发现合同履行过程中出现异常情况，应当及时通知合同承办人，并协助其采取措施解决问题。合同承办人应当定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同履行进度、质量情况、付款情况、存在的问题及解决措施等。如遇重大问题或者紧急情况，应当及时向合同管理部门和公司领导报告。3.合同变更与解除合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或者解除合同的，合同承办人应当及时与对方协商，并签订书面协议。变更或者解除合同的协议应当报合同管理部门审核，并按照公司授权制度的规定办理相关手续。合同变更或者解除后，合同承办人应当及时将变更或者解除的情况通知合同管理部门，并对合同相关资料进行整理归档。

（五）合同纠纷处理1.纠纷预防合同管理部门应当加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，预防合同纠纷的发生。合同承办人应当严格按照合同约定履行义务，积极与对方沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。2.纠纷处理如发生合同纠纷，合同承办人应当及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应当会同法律顾问等相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。合同纠纷处理方案应当根据纠纷的性质、情节、影响等因素，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式进行处理。在纠纷处理过程中，应当注意收集和保留相关证据，维护公司的合法权益。合同纠纷处理结束后，合同承办人应当及时将纠纷处理情况向合同管理部门报告，并对合同纠纷处理结果进行总结分析，提出改进措施和建议。

（六）合同档案管理1.档案收集合同承办人应当在合同签订、履行、变更、终止等环节结束后，及时将合同相关资料收集整理，移交合同管理部门。合同相关资料包括合同文本、往来函件、会议纪要、补充协议、验收报告、付款凭证等。2.档案整理合同管理部门应当对收集到的合同相关资料进行整理分类，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号、登记，并建立合同台账。合同管理部门应当对合同文本进行扫描备份，形成电子档案，并与纸质档案一并归档保管。3.档案保管合同管理部门应当指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应当存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的要求进行分类存放。合同档案的保管期限应当按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同终止之日起[X]年。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅合同档案应当在指定的地点进行，并由合同管理部门专人负责陪同。查阅人应当爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印合同档案资料的，应当经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。

（七）附则1.本制度由公司合同管理部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起施行。

三、合同管理流程图

（一）合同签订流程图1.合同承办人起草合同文本合同承办人根据业务需求和法律法规要求，起草合同文本。合同文本应包含合同双方基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.提交合同管理部门审核合同承办人将起草好的合同文本提交给合同管理部门。合同管理部门对合同的合法性、合规性、完整性、可行性等进行审核，并提出审核意见。3.修改完善合同文本合同承办人根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审核意见存在分歧，及时沟通协商，必要时提交合同管理委员会审议。4.办理合同签订手续合同文本经审核通过后，合同承办人按照公司授权制度的规定，办理合同签订手续。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或者公章。5.备案与归档合同签订后，合同承办人将合同文本副本送合同管理部门备案。合同正本及相关资料移交公司档案室归档保管。

（二）合同履行流程图1.制定合同履行计划合同承办人根据合同约定，制定合同履行计划。合同履行计划应明确合同履行的责任人、时间节点、工作要求等，并报合同管理部门备案。2.组织实施合同履行合同承办人按照合同履行计划组织实施合同履行工作。确保合同按时、按质、按量履行。3.跟踪合同履行情况合同管理部门定期对合同履行情况进行跟踪检查。合同承办人定期向合同管理部门报告合同履行情况。4.处理合同履行问题如发现合同履行过程中出现异常情况，合同管理部门及时通知合同承办人。合同承办人采取措施解决问题，并及时向合同管理部门和公司领导报告重大问题或紧急情况。5.合同变更与解除因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办人与对方协商并签订书面协议。变更或解除合同的协议报合同管理部门审核，并按公司授权制度办理相关手续。

（三）合同纠纷处理流程图1.纠纷预防合同管理部门加强对合同履行情况的监督检查。合同承办人严格按合同约定履行义务，积极沟通协调，预防合同纠纷发生。2.纠纷报告如发生合同纠纷，合同承办人及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。3.分析研究与制定方案合同管理部门会同法律顾问等相关人员对合同纠纷进行分析研究。制定纠纷处理方案，根据纠纷性质、情节、影响等因素，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式处理。4.实施纠纷处理按照纠纷处理方案实施处理措施。注意收集和保留相关证据，维护公司合法权益。5.总结分析与改进纠纷处理结束后，合同承办人及时向合同管理部门报告处理情况。对合同纠纷处理结果进行总结分析，提出改进措施和建议。

四、合同管理内控体系表

|内控环节|关键控制点|控制措施|责任部门|||||||合同签订|主体资格审查|审核合同双方营业执照、资质证书、授权委托书等|合同承办部门、合同管理部门|||合同条款审核|审查合同主要条款的合法性、合规性、完整性、可行性|合同管理部门|||授权签订|按照公司授权制度规定办理合同签订手续|合同承办部门||合同履行|履行计划制定|合同承办人制定合同履行计划并报合同管理部门备案|合同承办部门|||履行跟踪检查|合同管理部门定期跟踪检查合同履行情况|合同管理部门|||问题处理|及时解决合同履行过程中出现的问题，重大问题及时报告|合同承办部门||合同变更与解除|协商一致|合同承办人与对方协商变更或解除合同，并签订书面协议|合同承办部门|||审核备案|变更或解除合同的协议报合同管理部门审核，并按规定办理手续|合同管理部门||合同纠纷处理|纠纷预防|加强合同履行监督，预防纠纷发生|合同管理部门、合同承办部门|||纠纷报告|及时报告合同纠纷情况并提供相关资料|合同承办部门|||处理方案制定|会同法律顾问等相关人员制定纠纷处理方案|合同管理部门|||实施处理|按照纠纷处理方案采取措施处理纠纷，收集保留证据|合同承办部门||合同档案管理|档案收集|合同承办人及时收集合同相关资料并移交合同管理部门|合同承办部门|||档案整理|合同管理部门对合同资料进行整理分类、编号登记，建立台账|合同管理部门|||档案保管|指定专人负责合同档案保管，确保