OA系统管理办法试行

OA系统管理办法试行一、总则（一）目的为规范公司OA系统的使用与管理，提高工作效率，实现信息资源的有效共享和协同办公，结合公司实际情况，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司全体员工及OA系统内涉及的相关业务流程。

（三）基本原则1.高效便捷原则：以提高工作效率为核心，优化业务流程，确保信息传递及时、准确，减少沟通成本和时间损耗。2.安全保密原则：严格保护公司机密信息，防止信息泄露、篡改和非法访问，确保OA系统的安全性和稳定性。3.规范统一原则：明确OA系统的操作规范和流程标准，确保各类信息录入、处理和流转的一致性和规范性。4.全员参与原则：鼓励全体员工积极使用OA系统，充分发挥其协同办公功能，形成良好的信息化工作氛围。

二、职责分工（一）信息管理部门1.负责OA系统的日常维护、技术支持和安全管理，确保系统的稳定运行。2.对OA系统进行定期巡检，及时处理系统故障和问题，保障用户正常使用。3.根据公司业务发展和管理需求，对OA系统进行功能优化和升级。

（二）系统管理员1.负责OA系统的用户账号创建、权限设置和维护管理。2.指导用户正确使用OA系统，解答用户在系统操作过程中遇到的问题。3.监控系统运行情况，及时发现并处理异常情况，确保系统数据的完整性和准确性。

（三）各部门负责人1.负责组织本部门员工学习和使用OA系统，推动各项业务流程在OA系统上的顺利开展。2.监督本部门员工在OA系统中的操作行为，确保信息录入的真实性、准确性和及时性。3.根据本部门业务需求，合理调整和优化OA系统中的相关流程和权限设置。

（四）全体员工1.积极参与OA系统的使用，按照规定流程和要求在系统中处理各类工作事务。2.及时、准确地录入和更新个人工作信息，确保系统数据的有效性。3.妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人，如发现账号异常应及时通知系统管理员。

三、系统使用规范（一）账号管理1.员工入职时，由系统管理员根据其岗位和职责创建相应的OA系统账号，并分配初始密码。员工应在首次登录系统后及时修改密码，确保账号安全。2.员工离职或岗位变动时，所在部门负责人应及时通知系统管理员进行账号停用或权限调整操作。3.员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如因特殊原因需他人代为操作，应进行书面授权，并承担相应责任。

（二）登录与使用1.员工通过公司内部网络或指定的外部访问方式登录OA系统。登录时应使用本人账号和密码，不得冒用他人身份登录。2.登录系统后，应及时查看待办事项、通知公告等信息，确保不遗漏重要工作任务。3.在使用OA系统过程中，应严格按照系统设定的流程和操作规范进行操作，不得随意更改系统设置或破坏系统功能。4.对于系统中涉及的各类文件、资料和数据，应妥善保存和使用，不得擅自删除、篡改或泄露。

（三）信息录入与维护1.员工应根据工作实际情况，及时、准确地在OA系统中录入各类信息，包括但不限于工作汇报、文件上传、审批申请等。2.对于已录入的信息，如需修改或补充，应按照系统规定的操作流程进行操作，并确保修改后的信息真实、准确。3.定期对个人在OA系统中的信息进行整理和维护，删除无效或过期的信息，确保系统数据的整洁和有效。

（四）系统安全1.严格遵守国家有关计算机信息系统安全的法律法规，不得利用OA系统从事违法违规活动。2.注意防范网络安全风险，如避免在系统中点击来源不明的链接、下载可疑文件等，防止计算机病毒和恶意软件的入侵。3.如发现系统存在安全漏洞或异常情况，应及时报告信息管理部门或系统管理员进行处理。

四、业务流程管理（一）流程设计与优化1.根据公司业务特点和管理需求，由信息管理部门会同相关部门共同设计OA系统中的业务流程。2.定期对现有业务流程进行评估和优化，根据业务发展变化及时调整流程环节和审批权限，确保流程的科学性和合理性。3.在流程设计和优化过程中，充分征求各部门和员工的意见和建议，提高流程的可操作性和认可度。

（二）流程发起与审批1.员工根据工作需要发起相应的业务流程，如请假申请、费用报销、文件审批等。发起流程时应详细填写相关信息，确保流程内容完整、准确。2.流程发起后，按照预先设定的审批路径依次提交给各级审批人进行审批。审批人应在规定时间内完成审批操作，并给出明确的审批意见。3.对于审批不通过的流程，审批人应注明原因，由发起人根据审批意见进行修改后重新提交审批。

（三）流程跟踪与监控1.发起人可以通过OA系统实时跟踪业务流程的审批进度，及时了解流程所处状态。2.信息管理部门负责对OA系统中的业务流程进行整体跟踪和监控，及时发现流程运行过程中的异常情况，并协调相关部门进行处理。3.定期对业务流程的运行情况进行统计分析，为流程优化和管理决策提供数据支持。

五、文件与资料管理（一）文件上传1.员工根据工作需要，可在OA系统中上传各类文件和资料，如报告、合同、规章制度等。上传的文件应确保格式规范、内容完整、清晰可读。2.对于重要文件，应进行必要的加密或权限设置，防止未经授权的访问和下载。3.在上传文件时，应准确填写文件标题、摘要、关键词等信息，以便于文件的分类检索和查询。

（二）文件分类与存储1.OA系统应建立科学合理的文件分类体系，对上传的文件进行分类存储，便于用户查找和使用。2.文件分类应遵循公司的组织架构、业务范畴和管理需求，确保文件存放位置清晰、有条理。3.定期对文件进行整理和归档，将过期或无用的文件进行清理，释放系统存储空间。

（三）文件共享与查阅1.根据工作需要，员工可将部分文件设置为共享状态，供其他相关人员查阅和下载。共享文件应明确共享范围和权限。2.在查阅共享文件时，应遵守相关的保密规定和使用权限，不得擅自传播或用于其他非工作目的。3.对于涉及公司机密的文件，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。

六、系统培训与支持（一）培训计划1.信息管理部门应制定OA系统培训计划，定期组织面向全体员工的系统操作培训。2.培训内容应涵盖OA系统的基本功能、操作流程、业务应用等方面，根据员工的岗位需求和操作水平进行有针对性的培训。3.培训方式可采用集中授课、在线视频教程、现场演示等多种形式，确保员工能够熟练掌握OA系统的使用方法。

（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训的按时、有序进行。培训过程中应设置互动环节，及时解答员工提出的问题。2.为员工提供培训资料和操作手册，方便员工在培训后进行复习和参考。3.对新入职员工或转岗员工进行OA系统的专项培训，使其尽快熟悉系统操作和相关业务流程。

（三）技术支持1.信息管理部门设立专门的技术支持热线或邮箱，及时受理员工在OA系统使用过程中遇到的技术问题和操作疑问。2.对于一般性问题，应在规定时间内给予在线解答或远程协助；对于复杂问题，应及时安排技术人员进行现场处理。3.定期收集员工对技术支持工作的反馈意见，不断改进技术支持服务质量，提高问题解决效率。

七、监督与考核（一）监督检查1.信息管理部门负责对OA系统的使用情况进行定期监督检查，重点检查员工的账号使用、信息录入、流程操作、文件管理等方面是否符合规定。2.各部门负责人应加强对本部门员工OA系统使用情况的日常监督，及时发现和纠正不规范行为。3.对于发现的违规行为，应及时进行记录和通报，并要求相关责任人限期整改。

（二）考核评价1.将OA系统的使用情况纳入员工绩效考核体系，作为员工年度考核、评优评先的参考依据之一。2.考核内容主要包括系统操作的熟练程度、信息录入的准确性和及时性、流程审批的效率和质量、文件管理的规范性等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的员工给予表彰和奖励，对存在问题