收发货流程及管理制度

收发货流程及管理制度一、目的为了规范公司收发货流程，确保货物的准确收发、高效流转以及妥善管理，保障公司运营的顺畅进行，特制定本流程及管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有货物的接收、发货及相关管理活动。

三、职责分工

采购部门1.根据生产计划和库存情况，及时下达采购订单，并跟踪采购进度，确保按时到货。2.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题，如质量异议、交货延迟等。

仓库管理部门1.负责货物的接收、验收、存储、保管和发货等工作。2.对库存货物进行定期盘点，确保账实相符，并及时反馈库存信息。3.按照规定的流程和标准，对货物进行分类存放、标识管理，保证货物的安全和完好。

生产部门1.根据生产计划安排，及时提交物料需求申请，明确所需货物的规格、数量和交货时间。2.负责对生产过程中使用的货物进行统计和管理，配合仓库做好货物的发放和回收工作。

销售部门1.根据客户订单，及时安排发货，并与客户沟通发货时间、方式等信息。2.跟踪货物的运输情况，确保客户按时收到货物，处理客户反馈的发货问题。

质量检验部门1.对到货货物进行质量检验，确保货物符合质量标准和合同要求。2.对生产过程中的产品质量进行抽检，对不合格产品进行标识和隔离，并配合相关部门进行处理。

四、收货流程

到货通知1.采购人员在接到供应商发货通知后，应及时将到货信息传递给仓库管理部门，包括货物名称、规格、数量、预计到货时间等。2.仓库管理人员根据到货信息，提前做好收货准备工作，如安排收货人员、清理收货区域、准备验收工具等。

货物接收1.货物到达公司后，收货人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括货物名称、规格、数量、供应商名称等信息。2.对货物的外包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。如有异常，应及时记录并拍照留存，同时通知采购人员与供应商沟通处理。3.在确认送货单与采购订单一致且外包装无异常后，收货人员按照送货单上的数量对货物进行清点，并在送货单上签字确认。

质量检验1.收货人员将货物搬运至待检区，通知质量检验部门进行质量检验。2.质量检验人员按照相关质量标准和检验规范，对货物进行抽样检验。检验内容包括外观、尺寸、性能、质量证明文件等。3.如检验合格，质量检验人员在送货单上加盖"合格"章，并出具检验报告；如检验不合格，应出具不合格报告，注明不合格原因，并将货物标识为不合格品，隔离存放。

入库手续1.仓库管理人员根据质量检验结果，办理货物入库手续。对于合格货物，按照规定的存储位置进行存放，并在库存管理系统中录入入库信息，包括货物名称、规格、数量、入库日期、供应商等。2.对于不合格货物，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。在处理结果未明确之前，不合格货物应单独存放，不得与合格货物混存。

五、发货流程

订单接收与审核1.销售部门接到客户订单后，应及时对订单进行审核，确认订单信息的完整性和准确性，包括客户名称、产品规格、数量、交货时间、交货地点等。2.如订单信息存在疑问或不明确的地方，销售部门应及时与客户沟通确认，确保订单准确无误。

库存查询与备货1.销售部门根据审核后的订单信息，查询库存管理系统，确认货物是否有库存。如库存充足，应生成发货通知单，并将发货通知单传递给仓库管理部门。2.仓库管理人员根据发货通知单，对货物进行备货。备货过程中，应按照先进先出的原则，选取合适的货物，并核对货物的规格、数量等信息，确保与发货通知单一致。3.如库存不足，仓库管理人员应及时通知销售部门，销售部门与客户沟通协商，确定是否可以延期交货、分批交货或变更产品规格等解决方案。

货物包装与标识1.仓库管理人员对备好的货物进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应符合公司规定和客户要求，包装方式应合理、牢固。2.在货物包装上，应粘贴或悬挂清晰的标识，注明货物名称、规格、数量、客户名称、发货日期等信息。

发货确认与装车1.仓库管理人员在发货前，再次核对发货通知单与货物的一致性，确认无误后，在发货通知单上签字确认。2.发货人员根据发货通知单，组织货物装车。装车过程中，应注意货物的摆放顺序和固定方式，避免货物在运输过程中发生碰撞、挤压等损坏。3.装车完成后，发货人员应填写装车清单，注明货物名称、规格、数量、装车时间、运输车辆信息等，并签字确认。

运输安排与跟踪1.销售部门根据客户要求和货物情况，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等，并与物流公司签订运输合同或委托运输协议。2.销售部门及时将运输信息（包括运输单号、预计到货时间、运输方式等）告知客户，并跟踪货物的运输情况。如发现运输过程中出现异常情况（如运输延误、货物丢失、损坏等），应及时与物流公司沟通协调，采取相应的措施解决问题，并向客户反馈处理进度。

发货记录与结算1.仓库管理人员在货物发出后，应及时在库存管理系统中更新库存信息，减少相应货物的库存数量。2.销售部门根据发货情况，开具销售发票，并进行销售结算。同时，将发货记录（包括发货日期、货物名称、规格、数量、客户名称、运输单号等）进行整理归档，以备查询和统计。

六、货物存储管理

仓库布局规划1.根据货物的种类、特性、出入库频率等因素，对仓库进行合理的布局规划。划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、不合格品区等，并设置明显的标识牌。2.按照货物的存储要求，合理安排货架、货位等存储设施，确保货物存储整齐、有序，便于查找和管理。

货物分类存放1.仓库管理人员应按照货物的类别、规格、型号等进行分类存放，同类货物应集中存放于相邻的货位或区域。2.对于有特殊存储要求的货物，如易燃易爆物品、易腐蚀物品、贵重物品等，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的防护措施。

库存标识管理1.在每个货位或货物存储区域，应设置明显的库存标识牌，注明货物名称、规格、型号、库存数量、入库日期、保质期（如有）等信息。2.库存标识牌应保持清晰、准确、完整，如有信息变更，应及时更新标识牌内容。

库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存货物进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每半年进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，盘点人员应认真核对库存实物与库存管理系统记录的一致性，对盘盈、盘亏情况进行详细记录，并分析原因。3.对于盘盈、盘亏的货物，仓库管理人员应及时调整库存管理系统记录，并填写盘盈盘亏报告，上报相关部门进行审批处理。

库存安全管理1.仓库应配备必要的安全设施和消防器材，如灭火器、消防栓、烟雾报警器等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.仓库管理人员应加强对仓库的安全管理，严禁在仓库内吸烟、使用明火、私拉乱接电线等违规行为。3.做好仓库的防潮、防虫、防盗等工作，对易受潮、易霉变的货物应采取相应的防潮措施，对易受虫害的货物应定期进行检查和防治，加强仓库的门禁管理，防止货物被盗。

七、异常情况处理

到货异常1.如出现货物未按时到货、货物数量短缺、货物质量不合格等到货异常情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，了解原因，并要求供应商采取相应的解决措施。2.对于因供应商原因导致的到货异常，采购人员应按照合同约定，追究供应商的违约责任，并要求供应商赔偿公司因此遭受的损失。3.仓库管理人员应对到货异常情况进行详细记录，并及时反馈给相关部门，以便采取相应的应对措施，确保生产或销售不受影响。

发货异常1.在发货过程中，如出现货物包装破损、货物数量不符、运输车辆故障等发货异常情况，发货人员应立即停止发货，并及时通知仓库管理人员和销售部门。2.仓库管理人员对异常货物进行检查和确认，如需要补货或换货，应及时安排处理；销售部门与客户沟通协调，说明情况，并协商解决方案，争取客户的理解和支持。3.对于因发货异常导致客户投诉或造成公司损失的情况，相关部门应进行调查分析，查明原因，采取改进措施，避免类似问题再次发生。

库存异常1.在库存盘点或日常管理过程中，如发现库存数量与库存管理系统记录不符、库存货物出现损坏、变质等库存异常情况，仓库管理人员应及时查明原因，并填写库存异常报告。2.对于因人为失误、管理不善等原因导致的库存异常，相关责任人应承担相应的责任，并采取措施进行整改；对于因不可抗力等因素导致的库存异常，应及时向上级报告，研究应对方案。3.库存异常情况处理完毕后，仓库管理人员应及时调整库存管理系统记录，确保库存信息的准确无误。

八、相关记录管理1.本流程涉及的相关记录包括送货单、采购订单、检验报告、发货通知单、装车清单、运输合同、库存盘点报告、库存异常报告等。2.各部门应按照规定的格式和内容填写相关记录，并妥善保管。记录应真实、准确、完整，能够反映货物收发货及库存管理的全过程。3.记录的保存期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年。保存期满后，经相关部门负责人批准，方可进行销毁处理。

九、监督与考核1.公司设立专门的监督小组，定期对收发货流程及库存管理制度的执行情况进行监督检查。2.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包