视频会议系统管理制度各种范文

视频会议系统管理制度各种范文一、总则1.目的为了规范公司视频会议系统的使用，提高沟通效率，降低沟通成本，确保视频会议的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有使用视频会议系统进行会议、培训、交流等活动的部门和人员。3.职责信息管理部门负责视频会议系统的日常维护、技术支持和故障排除。定期对视频会议系统进行检查和优化，确保系统的稳定运行。负责视频会议系统账号的创建、注销和权限管理。会议组织者根据会议需求，提前预订视频会议系统，并确保相关参会人员收到会议通知。负责会议资料的准备和上传，包括会议议程、演示文稿、文档等。提前测试视频会议系统，确保设备正常、网络畅通，并熟悉会议流程。参会人员提前了解会议时间、地点和议程，按时参加视频会议。准备好所需的会议资料，调试好个人设备，确保视频和音频清晰。在会议过程中，遵守会议纪律，不得随意中断会议或进行与会议无关的操作。

二、视频会议系统使用规范

会议预订1.预订流程会议组织者如需使用视频会议系统，应提前至少[X]小时填写《视频会议预订申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人员、会议议程等信息。将申请表提交至信息管理部门，信息管理部门在收到申请表后，应及时进行审核，并根据系统使用情况进行预订。预订成功后，信息管理部门应及时通知会议组织者，并提供会议的接入信息，包括会议ID、密码等。2.特殊情况处理如遇紧急会议，会议组织者可通过电话或即时通讯工具向信息管理部门说明情况，信息管理部门应优先安排，并尽快提供会议接入信息。如视频会议系统出现故障无法正常预订，信息管理部门应及时通知会议组织者，并协调其他解决方案，如使用备用会议室或采用其他沟通方式。

会议通知1.通知内容会议组织者应在会议预订成功后，及时向参会人员发送会议通知。通知内容应包括会议主题、时间、地点（视频会议系统接入信息）、议程、参会人员名单以及需要准备的资料等。对于重要会议，还应明确会议的目的、预期成果和注意事项等。2.通知方式会议通知应通过公司内部邮件、即时通讯工具或专门的会议管理系统等方式发送给参会人员，确保每位参会人员都能收到通知。在发送通知时，应确认参会人员是否已收到通知，并提醒其按时参加会议。

会前准备1.会议资料准备会议组织者应提前准备好会议所需的资料，包括会议议程、演示文稿、文档等，并确保资料内容准确、完整。将会议资料提前上传至视频会议系统的共享文件夹或指定的存储位置，以便参会人员在会议过程中可以随时查看和下载。2.设备调试会议组织者和参会人员应提前调试好个人设备，确保摄像头、麦克风、扬声器等设备正常工作，视频和音频清晰。参会人员应选择安静、光线充足的环境参加会议，避免在会议过程中出现背景噪音或画面模糊等情况。在会议开始前，会议组织者应再次测试视频会议系统，确保设备正常、网络畅通，并熟悉会议流程。

会议进行1.按时参会参会人员应提前[X]分钟登录视频会议系统，等待会议开始。如因特殊情况无法按时参加会议，应提前向会议组织者请假。会议开始后，参会人员应保持摄像头开启，以便其他参会人员能够看到。如不需要发言，可将麦克风静音。2.遵守会议纪律在会议过程中，参会人员应认真听取会议内容，不得随意中断会议或进行与会议无关的操作。如有需要发言，应先举手示意，经会议组织者同意后再发言。发言时应清晰表达自己的观点，避免出现杂音或其他干扰。禁止在会议过程中使用手机、电脑等设备进行与会议无关的活动，如玩游戏、浏览网页等。3.会议记录会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决策事项等。会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给参会人员和相关部门存档。

会议结束1.总结反馈会议结束后，会议组织者应及时对会议进行总结，评估会议效果，收集参会人员的反馈意见。根据会议总结和反馈意见，对会议组织和视频会议系统的使用情况进行分析，提出改进措施和建议。2.设备关闭会议结束后，参会人员应关闭个人设备，退出视频会议系统。会议组织者应及时清理会议资料，关闭视频会议系统，并将会议设备恢复到初始状态。

三、视频会议系统账号管理1.账号创建与注销新员工入职后，所在部门应及时向信息管理部门提交账号申请，信息管理部门根据员工的工作职责和权限需求，为其创建视频会议系统账号。员工离职或岗位调动后，所在部门应及时通知信息管理部门，信息管理部门在确认后，应及时注销其视频会议系统账号。2.账号权限管理信息管理部门应根据员工的工作职责和权限需求，为其分配相应的视频会议系统权限，包括会议预订、参会、管理等权限。对于涉及公司机密信息的会议，应严格控制参会人员的权限，确保信息安全。员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或存在安全风险，应及时通知信息管理部门进行处理。

四、视频会议系统维护与管理1.日常维护信息管理部门应安排专人负责视频会议系统的日常维护，定期检查设备运行情况、网络连接状态等，确保系统的稳定运行。对视频会议系统的软件进行定期更新和升级，以修复漏洞、提高性能和增加新功能。清理视频会议系统中的垃圾文件和缓存数据，确保系统存储空间充足，运行速度流畅。2.故障处理当视频会议系统出现故障时，信息管理部门应及时响应，进行故障诊断和排除。对于一般性故障，应在[X]小时内解决；对于较为复杂的故障，应及时组织技术人员进行抢修，并尽快恢复系统正常运行。在故障处理过程中，应及时向会议组织者和参会人员通报故障情况和预计恢复时间，避免对会议造成影响。3.数据备份与恢复信息管理部门应定期对视频会议系统中的会议资料、记录等数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。制定数据恢复计划，在系统出现故障或数据丢失时，能够及时进行数据恢复，保证会议的正常进行。

五、安全管理1.信息安全视频会议系统涉及公司内部的会议信息、业务数据等敏感信息，参会人员应严格遵守公司的信息安全规定，不得泄露会议内容和相关信息。会议组织者应根据会议内容的敏感程度，选择合适的会议模式和加密方式，确保会议信息的安全传输。禁止在非公司指定的视频会议系统上进行涉及公司机密信息的会议。2.设备安全参会人员应妥善保管个人设备，避免因设备丢失、损坏或被盗用而导致信息泄露或会议中断。在使用视频会议系统时，应注意防范网络安全风险，如避免在公共网络环境下进行重要会议，不随意点击可疑链接或下载不明软件等。信息管理部门应加强对视频会议系统设备的安全管理，定期进行安全检查和漏洞扫描，确保系统的安全性。

六、培训与支持1.培训计划信息管理部门应制定视频会议系统的培训计划，定期组织对公司员工进行培训，提高员工的视频会议系统使用技能和操作水平。培训内容应包括视频会议系统的基本操作、会议预订、设备调试、会议组织与管理等方面。2.技术支持信息管理部门应提供视频会议系统的技术支持服务，解答员工在使用过程中遇到的问题。设立专门的技术