工程监理合同管理制度

工程监理合同管理制度一、总则（一）目的为加强工程监理合同管理，规范监理合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，确保工程项目顺利进行，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司签订的所有工程监理合同的管理。

（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保监理合同的签订、履行等行为合法有效。2.全面履行原则：合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保工程项目监理目标的实现。3.动态管理原则：对监理合同的执行情况进行跟踪、检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。4.防范风险原则：注重合同风险的识别、评估和防范，降低合同履行过程中的风险。

二、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目需求分析项目部门根据工程项目的特点、规模、要求等，对监理服务的需求进行详细分析，明确监理服务的范围、内容、标准、期限等关键要素。收集与工程项目相关的法律法规、技术规范、行业标准等资料，为合同条款的制定提供依据。2.合同起草由法务部门或指定的专业人员根据项目需求分析结果，起草工程监理合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、监理服务内容、双方权利义务、监理费用及支付方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。在起草合同文本过程中，要充分考虑项目的实际情况和可能出现的问题，确保合同条款清晰、明确、完整，具有可操作性。3.合同审核合同起草完成后，提交项目部门、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。项目部门重点审核合同是否符合项目实际需求，监理服务内容和标准是否明确，是否能够满足工程项目的监理要求。法务部门审核合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，合同的格式和内容是否规范。财务部门审核合同的支付条款是否合理，监理费用的计算和支付方式是否符合公司财务制度，是否有利于公司的资金安排。各部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。审核意见应详细说明对合同条款的修改建议或补充意见。4.合同谈判根据审核意见，由项目部门或指定的谈判人员与监理单位进行合同谈判。谈判人员应熟悉合同条款和项目情况，具备良好的沟通和谈判能力。在谈判过程中，要明确双方的权利义务，争取有利的合同条款，对审核意见中提出的问题进行协商解决。谈判结果应形成书面记录，并经双方签字确认。5.合同审批合同谈判完成后，将合同文本及相关审核意见、谈判记录等提交公司领导进行审批。公司领导根据项目情况、公司利益等因素，对合同进行全面审查，做出审批决定。审批通过的合同，由公司领导签字批准；审批不通过的合同，应返回相关部门进行修改完善后重新提交审批。6.合同签订经公司领导审批通过的合同，由授权代表与监理单位签订。签订合同时，要确保合同文本的真实性、完整性和有效性，双方签字盖章手续齐全。合同签订后，应及时将合同副本分发给项目部门、法务部门、财务部门等相关部门存档备案。

（二）合同签订注意事项1.明确监理服务内容和标准：合同中应详细描述监理服务的具体内容，包括工程质量、进度、安全、造价等方面的监理工作范围和要求，以及相应的质量标准、验收规范等，避免模糊不清或产生歧义。2.界定双方权利义务：清晰划分合同双方的权利和义务，确保双方在监理服务过程中有明确的行为准则。例如，明确监理单位对工程进度、质量等方面的监督检查权，以及业主方对监理工作的知情权、建议权等。3.合理确定监理费用及支付方式：监理费用应根据工程项目的规模、复杂程度、监理服务期限等因素合理确定。支付方式要明确、合理，一般应按照工程进度分阶段支付，同时要约定支付的条件和时间节点，以保障监理单位的合法权益，也有利于对监理工作进行有效的监督和控制。4.规范违约责任条款：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任，违约责任的约定要具体、明确，具有可操作性，能够有效约束双方的行为，保障合同的顺利履行。例如，规定监理单位未履行监理职责导致工程出现质量问题应承担的赔偿责任，以及业主方未按时支付监理费用应承担的违约责任等。5.明确争议解决方式：合同中应约定双方在履行合同过程中发生争议时的解决方式，一般有协商、仲裁或诉讼三种方式可供选择。选择合适的争议解决方式，有利于及时、有效地解决争议，减少双方的损失。

三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，由项目部门组织相关人员进行合同交底。参加交底的人员包括项目负责人、现场管理人员、监理单位项目负责人等。2.合同交底的内容主要包括合同的主要条款、双方的权利义务、监理服务的目标和要求、合同履行的关键节点和注意事项等。3.通过合同交底，使项目相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责和工作要求，确保合同的有效履行。

（二）监理服务跟踪1.项目部门定期对监理单位的服务进行跟踪检查，检查内容包括监理工作的开展情况、工程质量控制情况、工程进度控制情况、安全管理情况、造价控制情况等。2.建立监理服务跟踪记录制度，详细记录每次跟踪检查的时间、内容、发现的问题及处理情况等。跟踪记录应及时整理归档，作为对监理单位服务评价的依据。3.对于发现的问题，项目部门应及时与监理单位沟通，要求其限期整改。监理单位应将整改情况及时反馈给项目部门。

（三）监理费用支付管理1.财务部门按照合同约定的支付方式和时间节点，审核监理费用支付申请。支付申请应附有监理单位提交的监理工作月报、工程进度报告、质量验收报告等相关证明文件。2.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，按照规定程序办理支付手续。3.如监理单位未按照合同约定履行监理职责，导致工程出现质量、进度等问题，在问题未得到妥善解决之前，财务部门可暂停支付部分或全部监理费用。

（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因工程项目变更、不可抗力等原因需要对合同进行变更，由项目部门提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。同时，应附上相关的证明文件和变更方案。3.变更申请经项目部门、法务部门、财务部门等相关部门审核后，提交公司领导审批。4.经公司领导审批同意的合同变更，由授权代表与监理单位签订变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。5.合同变更后，相关部门应及时调整合同管理台账，确保合同信息的准确性。

（五）合同争议处理1.在合同履行过程中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。协商应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。选择仲裁方式的，应按照仲裁机构的仲裁规则进行仲裁；选择诉讼方式的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.在争议处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及争议的部分，确保工程项目的顺利进行。

四、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、相关审核意见、谈判记录、变更协议、争议处理文件等资料收集齐全。2.收集的资料应确保真实、完整，不得遗漏重要信息。

（二）档案整理1.对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同签订时间、项目名称、合同类别等进行编号和归档。2.每份合同档案应建立独立的档案卷，将相关资料按照一定顺序排列，如合同文本在前，审核意见、谈判记录等依次在后。3.对合同档案资料中的复印件，应注明原件存放处，并加盖与原件核对无误的印章。

（三）档案保管1.设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.建立合同档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般工程项目的监理合同档案保管期限不少于项目竣工验收后[X]年。

（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.档案查阅申请表经部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记。3.查阅人员应在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行核对，确保档案的完整性。

五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立合同管理监督小组，由法务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对工程监理合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。2.监督小组通过查阅合同档案、检查合同执行情况、听取汇报等方式，对合同管理工作进行全面监督。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）考核制度1.建立工程监理合同管理考核制度，对合同承办部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核内容包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同变更管理的有效性、合同档案管理的完整性等方面。3.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对合同管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并责令其限期整改。如因合同管理不善给公司造成损失的，将追究相关人员的责任。

六、附则（一）本制度由公司[具体部门]负责