学校合同管理制度

学校合同管理制度一、总则1.目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同、建设工程合同等。3.基本原则（1）依法签订原则。合同的签订、履行应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和学校合法权益。（2）平等自愿原则。合同双方应在平等、自愿的基础上协商一致，明确双方权利义务。（3）公平公正原则。合同条款应公平合理，不得显失公平，确保双方利益平衡。（4）诚实守信原则。合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组学校成立合同管理领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。其主要职责为：（1）审议学校合同管理制度、重大合同事项。（2）协调解决合同管理中的重大问题。（3）监督合同管理制度的执行情况。2.合同归口管理部门根据合同业务性质，确定相关职能部门为合同归口管理部门，负责本部门职责范围内合同的审核、签订、履行、监督等管理工作。具体职责如下：（1）教学科研处负责教学科研合作合同、教材出版合同等的归口管理。（2）后勤管理处负责物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等的归口管理。（3）基建处负责建设工程合同的归口管理。（4）其他相关部门负责本部门业务范围内合同的归口管理。3.合同承办部门合同承办部门负责合同的起草、谈判、申请签订等具体工作，并对合同履行情况进行跟踪和反馈。其主要职责为：（1）根据工作需要，提出签订合同的申请。（2）负责合同的起草工作，确保合同条款合法、准确、完整。（3）参与合同谈判，收集相关资料，提出合理的谈判意见。（4）按照合同签订流程，办理合同签订的各项手续。（5）负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题。（6）定期向合同归口管理部门报告合同履行情况。4.法务部门学校法务部门负责对合同进行合法性审查，提供法律意见和建议，处理合同纠纷等法律事务。其主要职责为：（1）参与重大合同的谈判，从法律角度提出风险防范建议。（2）对合同文本进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规要求。（3）协助合同归口管理部门和承办部门处理合同履行过程中的法律问题。（4）负责合同纠纷的处理，依法维护学校合法权益。

三、合同签订流程1.合同申请合同承办部门根据工作需要，填写《学校合同签订申请表》，详细说明合同签订的必要性、合同对方基本情况、合同主要内容、经费预算等，经部门负责人审核后报合同归口管理部门。2.合同起草合同承办部门负责合同的起草工作。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。对于格式合同，应仔细审查条款内容，确保符合学校利益。3.合同审核（1）合同承办部门将起草好的合同文本及相关资料提交合同归口管理部门。合同归口管理部门对合同进行初步审核，重点审核合同内容是否符合本部门业务要求、条款是否完整准确、经费预算是否合理等，并提出审核意见。（2）合同归口管理部门将审核通过的合同文本及相关资料送法务部门进行合法性审查。法务部门从法律角度对合同进行审查，重点审查合同条款是否合法合规、是否存在法律风险等，并出具法律审查意见。（3）合同承办部门根据合同归口管理部门和法务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如涉及重大分歧，由合同承办部门与合同归口管理部门、法务部门共同协商解决。4.合同审批经审核修改后的合同文本，由合同承办部门报学校领导审批。学校领导根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批。对于重大合同，需经合同管理领导小组审议通过后，报学校主要领导审批。5.合同签订合同审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，并由法定代表人或其授权代表签字（或盖章），加盖学校公章或合同专用章。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同归口管理部门、法务部门等相关部门备案。

四、合同履行管理1.合同执行合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，确保合同的全面履行。在合同履行过程中，应密切关注合同对方的履行情况，及时沟通协调，解决出现的问题。2.合同变更合同履行过程中如需变更合同内容，合同承办部门应及时提出书面申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，经合同归口管理部门审核，报学校领导审批后，与合同对方协商签订变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同终止合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。合同终止后，应清理合同文件，对相关资料进行归档保存。4.合同履行监督合同归口管理部门负责对合同履行情况进行定期监督检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时督促合同承办部门解决。合同承办部门应定期向合同归口管理部门报告合同履行情况，遇有重大问题应及时报告。

五、合同档案管理1.档案收集合同承办部门在合同签订后，应及时将合同文本、相关审批文件、往来信函、补充协议等资料收集整理，移交学校档案管理部门统一归档。2.档案整理档案管理部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管档案管理部门应建立专门的合同档案保管库，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全保管。合同档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《学校合同档案查阅申请表》，经合同归口管理部门负责人审核，报学校领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。

六、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与合同对方的沟通协调，及时了解对方的履行情况，发现问题及时解决，避免纠纷的发生。2.纠纷处理程序（1）合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同归口管理部门报告，并积极采取措施，收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案。（2）合同归口管理部门会同法务部门对纠纷情况进行调查核实，研究制定纠纷处理策略。（3）对于一般性纠纷，由合同承办部门与合同对方协商解决。协商不成的，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。（4）对于重大合同纠纷，应及时向学校领导报告，由学校领导组织相关部门研究处理，必要时可聘请律师等专业法律人士提供法律支持。

七、合同管理考核与奖惩1.考核内容学校对合同承办部门和合同归口管理部门的合同管理工作进行考核，考核内容包括合同签订的规范性、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。2.考核方式考核采取定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每年进行一次，由合同归口管理部门负责组织实施。不定期抽查根据工作需要随时进行。3.奖惩措施（1）对于合同管理工作成绩突出的部门和个人，学校给予表彰和奖励。（2）对于合同管理工作不力，导致学校利益受损的部门和个人，学校将视情节轻重给予