采购部管理制度39704

采购部管理制度39704一、总则1.目的为加强采购部管理，规范采购工作流程，确保采购活动的高效、有序进行，保障公司生产经营的顺利开展，降低采购成本，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司采购部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.职责分工采购部经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。审核采购合同，监督采购合同的执行情况。协调与其他部门的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。负责采购团队的建设和管理，提高团队整体素质和业务能力。采购专员根据采购计划，负责具体采购任务的执行，包括寻找供应商、询价、比价、议价、下单、跟进订单进度等。收集、整理供应商信息，建立和维护供应商档案。协助采购部经理进行采购合同的起草、签订和执行。及时反馈采购过程中的问题和异常情况，提出解决方案和建议。采购助理协助采购专员进行采购文件的整理、归档和保管。负责采购数据的统计和分析，为采购决策提供支持。协助采购专员进行供应商的接待和沟通工作。完成采购部经理交办的其他临时性工作任务。

二、采购流程1.需求申请各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求日期等信息，并提交至采购部。《采购申请表》需经部门负责人审核签字后生效。2.采购计划制定采购专员收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容，并提交采购部经理审核。3.供应商选择与评估根据采购计划，采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。采购专员对入围供应商进行实地考察或要求其提供样品，进一步了解其实际情况，并填写《供应商评估表》。根据《供应商评估表》的评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。4.询价与比价采购专员向入围供应商发送询价单，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、质量要求等信息，要求供应商在规定时间内报价。采购专员收集各供应商的报价单，进行比价分析，比较不同供应商的价格、交货期、付款方式、售后服务等方面的差异，选择性价比最优的供应商。在比价过程中，采购专员应保持与供应商的沟通，了解其报价的构成和合理性，如有疑问，及时要求供应商进行解释和说明。5.议价与合同签订采购专员与选定的供应商进行议价，争取更优惠的价格和条款。议价成功后，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购合同经采购部经理审核后，提交至公司法务部门进行审核。法务部门审核通过后，采购专员与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。6.订单下达与跟踪采购专员根据采购合同，向供应商下达订单，明确订单号、采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。采购专员跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通，了解订单的生产进度、发货情况等，确保订单按时、按质、按量完成。如订单执行过程中出现问题或异常情况，采购专员应及时与供应商协商解决，并向采购部经理汇报。7.到货验收采购物资到货前，采购专员通知相关部门做好验收准备工作。物资到货后，由质量检验部门、使用部门等相关人员组成验收小组，按照采购合同和质量标准对物资进行验收。验收合格的物资，由验收小组在《验收单》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，采购专员应及时与供应商沟通，要求其换货、补货或退款等，并做好记录。8.付款结算采购物资验收合格且入库后，采购专员根据采购合同的付款条款，填写《付款申请单》，附上发票、验收单、采购合同等相关资料，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。采购专员负责跟踪付款情况，确保供应商按时收到款项，并与供应商保持良好的沟通。

三、供应商管理1.供应商开发采购部应根据公司业务发展需要，定期进行供应商开发工作，拓展供应商资源，优化供应商结构。采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对其进行初步筛选和评估。对符合要求的潜在供应商，采购专员安排实地考察或要求其提供样品，进一步了解其实际情况，并填写《供应商评估表》。根据《供应商评估表》的评估结果，建立供应商档案，将合格供应商纳入公司供应商体系。2.供应商评估采购部定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。采购专员通过实地考察、问卷调查、数据分析、客户反馈等方式收集供应商的相关信息，并填写《供应商评估表》。根据《供应商评估表》的评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。3.供应商激励与约束采购部对表现优秀的供应商给予激励，如增加采购份额、优先付款、颁发荣誉证书等。对表现不佳的供应商进行约束，如减少采购份额、暂停合作、取消合作资格等。采购部定期与供应商沟通，反馈其在合作过程中的表现和存在的问题，要求其改进和提高。4.供应商关系维护采购专员与供应商保持密切的沟通和联系，定期回访供应商，了解其生产经营情况和合作需求。及时解决与供应商在合作过程中出现的问题和纠纷，维护良好的合作关系。关注供应商的发展动态，如新产品研发、生产工艺改进等，为公司采购工作提供参考。

四、采购成本控制1.成本预算编制采购部根据公司年度生产经营计划和采购计划，编制采购成本预算。采购成本预算应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、采购金额等内容，并明确成本控制目标和措施。采购成本预算经采购部经理审核后，提交至公司财务部审核，最后报公司管理层审批。2.成本控制措施供应商管理：通过建立供应商评估和选择机制，选择优质供应商，争取更优惠的价格和条款，降低采购成本。采购谈判：加强采购谈判技巧，与供应商进行充分的沟通和协商，争取更有利的采购条件，降低采购价格。批量采购：根据公司生产经营需要，合理安排采购批量，争取批量采购折扣，降低采购成本。成本分析与监控：定期对采购成本进行分析和监控，及时发现成本控制过程中存在的问题和异常情况，并采取有效措施进行调整和改进。3.成本节约奖励对在采购成本控制工作中表现突出的采购专员给予奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书等。成本节约奖励的标准和金额根据采购成本节约的实际情况进行确定。

五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。采购专员通过数据分析、案例分析、专家咨询等方式，对采购风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施市场风险：关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，采取灵活的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场风险。供应商风险：加强供应商管理，选择优质供应商，建立供应商风险预警机制，及时发现和解决供应商可能出现的问题，降低供应商风险。质量风险：加强采购物资的质量控制，严格按照采购合同和质量标准进行验收，对不合格物资及时处理，降低质量风险。合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和完整性，防范合同风险。3.风险监控与预警采购部建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。采购专员对采购风险进行实时监控，如发现风险预警信号，及时向采购部经理汇报，并采取相应的风险应对措施。

六、采购文件与档案管理1.采购文件管理采购部负责采购文件的编制、审核、发放、使用、保管和归档等工作。采购文件包括采购申请表、采购计划、询价单、报价单、采购合同、验收单、付款申请单等。采购专员应确保采购文件的内容准确、完整、清晰，并按照规定的格式和流程进行编制和审核。采购文件发放时，应进行登记和签收，确保文件的传递和使用安全。采购文件使用后，应及时进行整理和归档，以便日后查阅和参考。2.供应商档案管理采购部负责供应商档案的建立、维护和管理工作。供应商档案包括供应商基本信息、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料、评估报告等。采购专员应定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。供应商档案应妥善保管，严格保密，防止信息泄露。

七、采购绩效评估1.评估指标设定采购绩效评估指标包括采购成本、采购质量、采购交货期、采购服务等方面的指标。采购成本指标包括采购价格、采购费用、采购成本节约率等；采购质量指标包括物资合格率、退货率等；采购交货期指标包括按时交货率、交货延迟率等；采购服务指标包括供应商满意度、内部客户满意度等。2.评估周期与方式采购绩效评估周期为每季度一次。评估方式包括自评、上级评估、同级评估、客户评估等。采购专员应在每季度末填写《采购绩效评估表》，对本季度的采购工作进行自评，并提交至采购部经理。采购部经理根据采购专员的自评情况，结合上级评估、同级评估、客户评估等结果，对采购专员进行综合评估，并填写《采购绩效评估报告》。3.评估结果应用采购绩效评估结果作为