办公用品管理制度96223

办公用品管理制度96223一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，节约成本，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。

（三）职责分工1.行政部门负责办公用品的统一采购、验收、保管和发放。定期对办公用品的库存进行盘点，确保账物相符。制定办公用品的采购计划，根据实际需求合理控制库存。2.各部门负责本部门办公用品的领用和使用管理。配合行政部门做好办公用品的需求统计和盘点工作。监督本部门员工合理使用办公用品，避免浪费。

二、办公用品的分类与标准（一）办公文具类1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。2.纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件管理用品：文件夹、档案袋、订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。4.桌面用品：计算器、台历、笔筒、文件架等。

（二）办公设备类1.电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。

（三）办公耗材类1.墨盒、硒鼓：打印机、复印机使用的墨盒和硒鼓。2.打印纸：不同规格的A4、A3等打印纸。3.碳粉：复印机使用的碳粉。

（四）其他办公用品1.清洁用品：拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。2.劳保用品：安全帽、手套、口罩等（根据工作需要配备）。3.饮用水：办公室用的桶装水等。

三、办公用品的采购管理（一）采购计划的制定1.行政部门每月末收集各部门办公用品的使用情况和需求预测，结合库存数量，制定次月办公用品采购计划。2.采购计划应包括办公用品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等详细信息。3.对于临时急需的办公用品，各部门可填写《办公用品申购单》，经部门负责人签字后提交行政部门，行政部门根据实际情况及时采购。

（二）供应商的选择与管理1.行政部门负责建立办公用品供应商名录，对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和筛选。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。3.定期与供应商进行沟通和协调，了解产品信息和市场动态，确保采购工作的顺利进行。

（三）采购流程1.行政部门根据采购计划或申购单，向选定的供应商发送采购订单。2.采购订单应明确办公用品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等详细内容。3.供应商按照采购订单的要求及时供货，行政部门负责组织验收。

四、办公用品的验收与入库管理（一）验收1.办公用品到货后，行政部门采购人员应及时通知相关人员进行验收。2.验收人员应根据采购订单和送货清单，对办公用品的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。3.对于数量不符、质量有问题的办公用品，验收人员应及时与供应商联系，要求其更换或补货。

（二）入库1.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》。2.《办公用品入库单》应包括办公用品的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商名称等信息。3.入库单一式三联，一联由行政部门留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交供应商，作为结算凭证。4.办公用品应分类存放，摆放整齐，并做好标识，便于查找和管理。

五、办公用品的发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要，合理发放办公用品。2.限量发放原则：对部分办公用品实行限量发放，如中性笔、笔记本等，以避免浪费。3.以旧换新原则：对于部分可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，实行以旧换新制度。

（二）发放流程1.员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用单》。2.《办公用品领用单》应包括办公用品的名称、规格、型号、数量、领用日期、领用人姓名、部门等信息。3.领用人所在部门负责人应根据实际工作需要对领用申请进行审核签字。4.行政部门根据审核后的《办公用品领用单》发放办公用品，并在《办公用品领用单》上签字确认。5.发放的办公用品如有质量问题，领用人应及时与行政部门联系，行政部门负责与供应商协调解决。

六、办公用品的使用与保管管理（一）使用管理1.员工应妥善保管和使用办公用品，不得随意丢弃或浪费。2.对于办公设备，如电脑、打印机等，应按照操作规程正确使用，定期进行维护和保养，以延长使用寿命。3.节约使用纸张，提倡双面打印和复印，减少纸张浪费。4.办公用品应专物专用，不得挪作他用。

（二）保管管理1.行政部门应指定专人负责办公用品的保管工作，确保办公用品的安全和完整。2.办公用品应存放在干燥、通风、安全的地方，避免受潮、发霉、损坏。3.定期对办公用品的库存进行盘点，做到账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。4.对于贵重的办公用品，如电脑、复印机等，应建立资产台账，详细记录其购置时间、使用情况、维修记录等信息。

七、办公用品的盘点与清查管理（一）盘点周期1.行政部门应每月对办公用品进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.小盘点主要核对办公用品的数量和种类是否与库存记录相符，大盘点则对办公用品的库存进行全面清查，包括数量、质量、价值等方面。

（二）盘点流程1.盘点前，行政部门应制定盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员分工等。2.盘点人员应认真核对办公用品的实际数量和种类，并与库存记录进行逐一比对。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应详细记录，并查明原因。4.盘点结束后，盘点人员应填写《办公用品盘点表》，并提交行政部门负责人审核。5.行政部门根据盘点结果，对库存记录进行调整，确保账物相符。

（三）清查处理1.对于盘盈的办公用品，应查明原因，如属于供应商多发货或其他原因导致的，应及时与供应商联系，办理退库或补货手续。2.对于盘亏的办公用品，应查明责任，如属于员工个人原因导致的丢失或损坏，应由责任人照价赔偿；如属于自然损耗或其他不可抗力原因导致的，应按规定进行核销。

八、办公用品的报废与销毁管理（一）报废条件1.办公用品已损坏且无法修复或维修成本过高的。2.办公用品已超过使用年限且无法正常使用的。3.因公司业务调整或其他原因不再使用的办公用品。

（二）报废申请与审批1.办公用品使用部门或保管人员发现办公用品符合报废条件时，应填写《办公用品报废申请表》，详细说明报废原因、办公用品名称、规格、型号、数量等信息。2.《办公用品报废申请表》经部门负责人审核签字后，提交行政部门。3.行政部门对报废申请进行审核，如情况属实，报公司领导审批。

（三）报废处理1.经公司领导批准后的报废办公用品，由行政部门统一组织处理。2.对于有回收价值的报废办公用品，如电脑、打印机等，应联系专业的回收公司进行回收处理；对于无回收价值的报废办公用品，如纸张、墨盒等，应进行集中销毁。3.报废处理过程应进行记录，包括报废时间、报废方式、处理人员等信息。

九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司办公用品的采购、使用、保管等情况进行定期监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查的内容包括办公用品的采购流程是否规范、库存管理是否账物相符、员工是否合理使用办公用品等。3.对于发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

（二）考核1.将办公用