公司会议、每周例会管理制度

公司会议、每周例会管理制度一、总则1.目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、每周例会等。3.基本原则精简高效原则：会议应注重实效，减少不必要的环节和冗长的讨论，确保会议能够在规定时间内达成预期目标。充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好充分准备，明确会议议题、目的、议程等，提高会议质量。责任落实原则：会议决议应明确责任人和完成时间，确保决议得到有效执行，对执行情况进行跟踪和考核。

二、会议分类及组织1.公司级会议定义：由公司高层领导主持，涉及公司战略规划、重大决策、重要工作部署等全局性问题的会议。组织：会议议题由公司高层领导提出或由各部门根据工作需要提前申请，经公司领导审核确定。会议通知由行政部门负责提前[X]天发布，明确会议时间、地点、参会人员、议题等信息。行政部门负责会议的组织安排，包括会议场地布置、设备调试、会议资料准备等。2.部门会议定义：由各部门负责人主持，围绕部门工作开展、任务分配、沟通协调等事项召开的会议。组织：会议议题由部门负责人确定，并提前[X]天通知部门内部人员。部门内部人员应提前准备相关资料，以便在会议上进行汇报和讨论。部门负责人负责会议的主持和记录，会后及时整理会议纪要，并传达给部门内部人员。3.每周例会定义：公司定期召开的工作会议，旨在总结上周工作进展，部署本周工作任务，加强部门之间的沟通与协调。组织：每周例会由行政部门负责组织，会议时间、地点固定。各部门应提前准备上周工作总结和本周工作计划，以书面形式提交给行政部门。行政部门汇总各部门提交的资料后，整理形成会议议程，提前[X]天发送给参会人员。

三、会议准备1.会议议题确定公司级会议议题由公司高层领导根据公司战略目标、工作重点和实际需要确定。部门会议议题由部门负责人根据部门工作计划和工作进展情况确定，议题应明确、具体，具有针对性和可操作性。每周例会的议题应涵盖公司整体工作进展、各部门上周工作完成情况及本周工作计划、需要协调解决的问题等。2.会议资料准备会议组织者应根据会议议题，提前收集、整理相关资料，包括但不限于工作报告、数据统计、方案草案等。参会人员应根据会议通知要求，提前准备好与议题相关的资料，如工作汇报材料、问题分析报告、解决方案建议等。3.会议通知发布会议通知应明确会议的基本信息，包括会议时间、地点、参会人员、议题、会议要求等。会议通知应提前发布，确保参会人员有足够的时间准备。公司级会议通知提前[X]天发布，部门会议通知提前[X]天发布，每周例会通知提前[X]天发布。会议通知可通过公司内部邮件、即时通讯工具、公告栏等方式发布。

四、会议流程1.会议签到参会人员应提前到达会议地点，在会议签到表上签到。会议组织者应在会议开始前[X]分钟统计参会人员签到情况，对未按时签到的人员进行记录，并及时通知其参会。2.会议开场会议主持人应准时宣布会议开始，介绍会议目的、议程和参会人员。会议主持人应简要回顾上次会议的主要内容和决议执行情况。3.议题讨论按照会议议程，依次对各议题进行讨论。参会人员应积极发言，围绕议题展开充分讨论，提出建设性意见和建议。会议主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕议题进行，避免偏离主题或出现争吵等情况。对于重要议题或存在争议的问题，应进行深入讨论，必要时可组织相关人员进行专题研究。4.决议形成在充分讨论的基础上，会议主持人应综合各方意见，形成会议决议。会议决议应明确、具体，包括工作任务、责任人、完成时间、质量标准等内容。会议决议应经参会人员表决通过，如有不同意见应记录在案。5.会议总结会议主持人应对会议进行总结，强调会议重点和决议要求。会议主持人应明确下一步工作的方向和重点，对参会人员提出工作期望。6.会议结束会议主持人宣布会议结束。参会人员有序离开会议地点。

五、会议记录1.记录人员公司级会议和每周例会由行政部门指定专人负责记录。部门会议由部门负责人或其指定人员负责记录。2.记录要求会议记录应客观、准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决议等。会议记录应使用规范的记录格式和语言，避免使用模糊、歧义的表述。会议记录应及时整理，确保记录内容清晰、有条理。3.会议纪要撰写会议结束后，记录人员应及时撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点和决议内容，对会议讨论的主要观点和意见进行概括和提炼。会议纪要应经会议主持人审核后发布，发布范围根据会议性质和要求确定。

六、会议决议执行与跟踪1.责任落实会议决议形成后，应明确责任部门和责任人，确保工作任务得到有效落实。责任部门和责任人应按照会议决议要求，制定具体的工作计划和措施，并组织实施。2.执行跟踪行政部门负责对公司级会议和每周例会决议的执行情况进行跟踪和检查。各部门应定期向行政部门汇报本部门会议决议的执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。对于执行不力的部门和责任人，行政部门应及时进行督促和提醒，必要时可向公司领导汇报。3.结果反馈责任部门和责任人应在规定时间内完成会议决议的执行任务，并将执行结果及时反馈给会议组织者。会议组织者应将执行结果向参会人员进行通报，对执行情况进行总结和评价。

七、会议纪律1.按时参会参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代为参会。2.认真听讲参会人员应认真听取会议内容，不得在会议期间交头接耳、玩手机、看报纸等做与会议无关的事情。3.积极发言参会人员应积极参与会议讨论，发表自己的观点和意见，不得推诿、敷衍。发言应简洁明了，围绕议题进行，避免冗长、无关的表述。4.尊重他人参会人员应尊重他人的发言和意见，不得打断他人讲话或进行人身攻击。在会议讨论过程中，应保持良好的沟通氛围，共同寻求解决问题的最佳方案。

八、会议管理与考核1.会议管理行政部门负责对公司会议的组织、安排、记录等工作进行统一管理。行政部门应定期对会议管理工作进行总结和分析，不断完善会议管理制度和流程。2.考核机制公司建立会议考核机制，对会议组织情况、参会人员表现、会议决议执行情况等进行考核。考核结果将与部门和个人的绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人进