设计院图文管理制度

设计院图文管理制度一、总则1.目的为加强设计院图文资料的规范化管理，确保图文资料的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，促进知识共享，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于设计院全体员工及与设计院相关的图文资料管理活动，包括但不限于设计图纸、文档、电子文件、图片、模型等。3.职责分工综合管理部门负责制定和完善图文管理制度，并监督执行。统筹规划图文资料的存储、备份及安全管理。组织定期的图文资料清查和盘点工作。各专业设计部门负责本部门图文资料的收集、整理、审核和归档。确保提交的图文资料符合设计规范和项目要求。配合综合管理部门进行图文资料的清查和盘点。项目负责人对项目图文资料的完整性和准确性负责。组织协调项目团队成员及时整理和提交图文资料。在项目结束后，负责将项目图文资料归档至指定位置。文档管理人员负责图文资料的日常分类、编号、存储和检索工作。维护图文资料存储系统的正常运行，确保资料的可访问性。协助各部门进行图文资料的整理和审核。

二、图文资料的收集与整理1.收集范围项目前期调研资料，包括市场调研报告、项目可行性研究报告等。设计过程中的各类文件，如设计任务书、方案设计文件、初步设计文件、施工图设计文件等。与项目相关的技术文件、规范标准、计算书等。项目评审会议记录、往来函件、变更通知等。项目成果文件，如竣工图、使用说明书等。其他与项目设计有关的图文资料，如图片、照片、视频等。2.收集要求项目负责人应提前明确项目所需收集的图文资料清单，并及时通知项目团队成员。项目团队成员应按照清单要求，及时收集各自工作范围内的图文资料，并确保资料的真实性、准确性和完整性。对于外部提供的图文资料，如业主提供的基础资料、供应商提供的产品资料等，项目负责人应进行审核和签收，并注明来源和日期。3.整理原则按照项目阶段进行分类整理，每个项目建立独立的文件夹，文件夹名称应包含项目名称、项目编号等关键信息。设计文件应按照专业进行细分，如建筑、结构、给排水、电气等，每个专业下再按照设计阶段和文件类型进行排列。文档资料应按照文件性质进行分类，如技术文件、管理文件、合同文件等，并按照时间顺序或重要程度进行排序。电子文件应按照规范的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映文件内容和版本信息。4.整理方法对收集到的图文资料进行初步筛选，剔除重复、无效或无关的资料。对保留的资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则如下：项目编号：采用[项目年份][项目顺序号]的格式，如2023001表示2023年的第1个项目。专业编号：按照建筑（A）、结构（S）、给排水（W）、电气（E）等专业进行编号。文件类型编号：设计文件（D）、技术文件（T）、管理文件（M）、合同文件（C）等。版本号：采用V[版本数字]的格式，如V1表示第1版。示例：A2023001DV1，表示2023年第1个项目的建筑专业设计文件第1版。将编号后的图文资料按照分类整理原则进行分类存放，并建立相应的索引目录。索引目录应包含资料编号、文件名、文件类型、版本号、日期、编制人等信息，以便快速检索。

三、图文资料的审核与审批1.审核流程项目团队成员完成图文资料的收集和初步整理后，应提交给项目负责人进行审核。项目负责人对提交的图文资料进行全面审核，重点检查资料的完整性、准确性、规范性和与项目要求的符合性。对于不符合要求的资料，应及时返回给相关人员进行修改和补充。审核通过后的图文资料，由项目负责人提交给各专业设计部门负责人进行专业审核。专业设计部门负责人应从专业角度对资料进行审核，确保设计文件符合专业规范和标准。专业审核通过后，图文资料提交给项目总负责人进行最终审核。项目总负责人应对整个项目的图文资料进行综合审核，确保资料能够满足项目交付要求。2.审批要求对于涉及重大技术方案、重要设计变更、合同签订等关键图文资料，需经设计院主管领导审批。审批人应认真阅读图文资料，对资料的内容和质量进行严格把关，并签署审批意见。审批意见应明确表示同意、不同意或提出修改意见。对于审批意见中提出的修改意见，项目负责人应组织相关人员及时进行修改，并将修改后的图文资料重新提交审核和审批，直至通过为止。3.审核与审批记录建立图文资料审核与审批记录台账，详细记录资料名称、编号、提交人、审核人、审核意见、审批人、审批意见及日期等信息。审核与审批记录台账应作为图文资料管理的重要档案资料进行保存，以便追溯和查询。

四、图文资料的存储与保管1.存储方式采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子存储主要利用服务器存储系统和外部存储设备（如硬盘、磁带等），按照前文所述的分类方法进行文件夹结构组织，并定期进行备份。纸质存储则设立专门的档案柜，按照项目和类别进行存放。对于重要的图文资料，应同时进行电子和纸质双份存储，以防止数据丢失或损坏。2.存储环境电子存储环境应具备良好的硬件设施，确保服务器稳定运行，存储设备容量充足、性能可靠。同时，应配备完善的网络安全防护措施，防止数据泄露和病毒感染。纸质存储环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫，档案柜应定期进行清洁和检查，确保纸质资料的完好无损。3.保管期限图文资料的保管期限根据其重要性和性质确定，具体如下：项目竣工图、重要技术文件、合同文件等永久性保存。一般设计文件、项目评审记录等保存至项目结束后[X]年。项目前期调研资料、一般性往来函件等保存至项目结束后[X]年。保管期限届满后，经综合管理部门审核批准，可按照规定程序进行销毁处理。4.资料标识对存储的图文资料应进行明显标识，标识内容应包括资料编号、名称、版本号、日期、密级等信息。标识应牢固、清晰，便于识别和查找。对于电子资料，标识可通过文件名、文件夹名称及文件属性等方式体现；对于纸质资料，标识应采用标签粘贴或盖章等方式附着在资料表面。5.定期清查与盘点综合管理部门应定期组织对图文资料进行清查和盘点，确保资料的存储状态良好，数量准确无误。清查和盘点周期为每[X]年一次。清查和盘点过程中，应详细记录资料的实际情况，包括资料的完整性、存储位置、保管期限等，并与审核与审批记录台账进行核对。对于发现的问题，应及时查明原因并采取相应的处理措施。

五、图文资料的检索与利用1.检索方式提供多种检索方式，方便员工快速查找所需图文资料。检索方式包括但不限于：按项目编号检索：输入项目编号，可快速定位到该项目的所有图文资料。按专业检索：选择专业类别，可查找该专业的相关图文资料。按文件类型检索：如设计文件、技术文件、管理文件等，便于查找特定类型的资料。按关键词检索：输入关键词，在资料的文件名、文件内容中进行模糊匹配，获取相关资料。电子存储系统应具备强大的检索功能，能够支持上述多种检索方式，并实时更新索引目录，确保检索结果的准确性和及时性。2.借阅制度因工作需要借阅图文资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、编号、借阅人、借阅期限、用途等信息。借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给文档管理人员办理借阅手续。文档管理人员应根据申请表内容进行资料发放，并在借阅登记台账上记录相关信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向文档管理人员提出申请，并经批准后方可延期。借阅人应妥善保管借阅的图文资料，不得转借他人、擅自复制或更改资料内容。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应的赔偿责任。借阅人归还资料时，文档管理人员应认真检查资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记台账上注明归还日期。3.查阅制度员工因工作需要查阅图文资料的，可直接到文档管理部门指定的查阅地点进行查阅。查阅时，文档管理人员应在场协助，并按照查阅人要求提供相应的资料。如需复印或扫描图文资料，应经文档管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。复印或扫描的资料应按照原始资料的管理要求进行妥善保存。查阅人应遵守查阅场所的相关规定，爱护资料，不得在资料上涂改、标记或损坏。查阅结束后，应将资料整理归位，保持查阅地点的整洁。4.共享与协作鼓励员工之间进行图文资料的共享与协作，以促进知识交流和项目协同。对于具有通用性和共享价值的图文资料，可在设计院内部网络平台上进行共享。共享资料应设置相应的访问权限，确保资料的安全性和保密性。访问权限分为只读、可编辑等不同级别，根据资料的敏感程度和使用需求进行合理设置。在项目协作过程中，项目团队成员可根据工作需要，通过内部网络平台或其他协作工具，实时共享和交流图文资料，提高工作效率和项目质量。

六、图文资料的变更与废止1.变更管理当图文资料需要进行变更时，项目负责人应组织相关人员对变更内容进行评估和审核。变更评估应考虑变更对项目进度、质量、成本等方面的影响，并形成书面报告。变更审核通过后，项目负责人应安排专人负责修改图文资料，并确保修改后的资料符合设计规范和项目要求。修改完成后，应重新进行审核和审批流程，确保变更后的资料准确无误。对图文资料的变更情况应进行详细记录，记录内容包括变更原因、变更内容、变更日期、修改人、审核人、审批人等信息。变更记录应与原图文资料一同保存，以便追溯和查询。2.废止管理对于不再使用或已失效的图文资料，由项目负责人或相关部门提出废止申请。废止申请应说明废止原因、资料名称、编号等信息。废止申请经所在部门负责人审核同意后，提交给综合管理部门进行审批。综合管理部门应根据申请内容进行核实，并批准废止申请。经批准废止的图文资料，应从存储系统和档案柜中移除，并进行相应的标识和记录。对于涉及重要信息或机密的废止资料，应按照保密规定进行销毁处理，确保信息安全。

七、保密管理1.保密范围设计院的图文资料涉及大量的技术信息、商业机密和客户隐私，均属于保密范围。具体包括但不限于设计图纸、技术文件、项目方案、客户资料、合同文件等。2.保密措施对涉及保密的图文资料，应根据其密级进行分类管理，并采取相应的保密措施。密级分为绝密、机密、秘密三级，具体划分标准如下：绝密级：涉及设计院核心技术、重大商业秘密或客户高度敏感信息，一旦泄露将对设计院造成重大损失的图文资料。机密级：涉及设计院重要技术、业务信息或客户关键信息，泄露后可能对设计院产生较大影响的图文资料。秘密级：涉及设计院一般技术、业务信息或客户普通信息，泄露后可能对设计院造成一定影响的图文资料。对于不同密级的图文资料，应采取不同的存储、访问和传输方式：绝密级资料应存储在专用的加密存储设备中，并限制访问权限，只有经过授权的高级管理人员才能访问。机密级资料应存储在安全的服务器存储系统中，设置严格的用户权限，只有相关部门负责人和项目负责人才能访问。秘密级资料可存储在普通的存储设备中，但应进行适当的加密处理，并限制访问范围。在图文资料的传输过程中，应采用加密传输方式，确保资料在传输过程中的安全性。同时，严禁通过互联网等公共网络传输绝密级和机密级图文资料。员工在处理涉及保密图文资料时，应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播、泄露或擅自使用。在工作场所外使用保密资料时，应采取必要的保密措施，确保资料不被泄露。3.保密培训与教育综合管理部门应定期组织员工进行保密培训和教育，提高员工的保密意识和技能。保密培训内容应包括保密法律法规、设计院保密制度、保密技术和方法等。新员工入职时，应进行专门的保密培训，使其了解设计院的保密规定和要求，并签署保密协议。保密协议应明确员工的保密义务、违约责任及保密期限等内容。在项目实施过程中，项目负责人应根据项目特点和保密要求，对项目