培训档案管理办法

培训档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的持续改进和员工职业发展提供有力支持，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司内部组织的各类培训活动所形成的档案资料管理，包括但不限于新员工培训、岗位技能培训、管理培训、专项培训等。

（三）管理原则1.集中统一原则：培训档案由公司统一管理，确保档案资料的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照培训类别、培训时间、培训对象等进行分类，便于档案的整理和查询。3.安全保密原则：严格遵守档案管理的安全保密规定，防止档案资料的泄露、损坏和丢失。4.动态管理原则：随着培训工作的开展，及时更新和补充培训档案内容，确保档案的时效性和准确性。

二、培训档案管理职责（一）人力资源部1.负责制定和完善培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门培训档案的收集、整理和归档工作。3.负责集中保管公司级培训档案，建立培训档案目录索引，方便查询和利用。4.定期对培训档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.根据公司需求，提供培训档案的查询、借阅服务。

（二）各部门1.负责本部门组织或参与的培训活动档案资料的收集、整理和初步归档工作。2.按照公司培训档案管理要求，定期将本部门的培训档案移交至人力资源部。3.配合人力资源部做好培训档案的查询、借阅等相关工作。

三、培训档案的内容（一）培训计划类1.年度培训计划：包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训师资等。2.专项培训计划：针对特定项目或岗位制定的培训计划，详细说明培训的具体安排。

（二）培训实施类1.培训通知：包括培训主题、时间、地点、培训对象、培训内容、培训要求等。2.培训签到表：记录参加培训人员的姓名、部门、签到时间等信息。3.培训教材：包括纸质教材、电子教材、讲义等。4.培训课件：培训过程中使用的PPT、视频等教学资料。5.培训记录：包括培训过程中的考勤记录、课堂表现记录、互动环节记录等。6.培训考核资料：包括试卷、考核标准、成绩登记表等。7.培训证书：员工参加外部培训获得的证书复印件。

（三）培训效果评估类1.培训效果调查问卷：收集学员对培训内容、培训方式、培训师资等方面的评价意见。2.培训总结报告：对培训效果进行综合评估，分析培训目标的达成情况，提出改进建议。3.培训收益评估报告：评估培训对员工绩效提升、公司业务发展等方面的实际收益。

（四）培训师资类1.内部培训师档案：包括个人基本信息、培训课程清单、授课评价等。2.外部培训师档案：包括培训师简介、授课记录、费用支付凭证等。

（五）其他相关资料1.培训协议：与培训机构、培训师签订的培训协议。2.培训费用报销凭证：包括发票、费用明细清单等。3.培训照片、视频等资料：记录培训过程中的精彩瞬间。

四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应在培训活动结束后及时收集相关档案资料，并确保资料的完整性和准确性。2.对于培训过程中形成的各类文件、资料，如培训通知、签到表、教材、课件、考核试卷等，应按照要求进行分类整理，标注清晰。3.培训档案资料应使用原件，如因特殊原因需要使用复印件的，应在复印件上注明"与原件一致"，并加盖提供部门公章。

（二）整理方法1.分类整理：按照培训档案的内容分类，如培训计划类、培训实施类、培训效果评估类等，分别进行整理。2.编号标识：为每份培训档案资料赋予唯一的编号，以便于管理和查询。编号可采用年份+培训类别+顺序号的方式，如202301001表示2023年第一类培训的第1份档案。3.编制目录：根据分类整理的结果，编制培训档案目录，详细列出每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息。

五、培训档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在培训活动结束后的[X]个工作日内，将整理好的培训档案移交至人力资源部。2.人力资源部收到各部门移交的培训档案后，应进行认真核对，确保档案资料齐全、完整、准确。对于不符合要求的档案，应及时退回原部门补充或更正。3.人力资源部按照档案管理的有关规定，将培训档案进行归档存储，确保档案存放有序，便于查找和利用。

（二）保管期限1.培训档案的保管期限根据其重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的培训通知、签到表、简单的培训记录等。中期保管档案：保管期限为[X]年，包括培训教材、课件、考核资料、培训效果调查问卷等。长期保管档案：保管期限为[X]年以上，主要涉及培训计划、培训总结报告、培训收益评估报告、培训协议、培训费用报销凭证等重要文件。2.保管期限届满后，由人力资源部会同相关部门对培训档案进行鉴定，确定档案的存毁。对于确无保存价值的档案，按照公司档案销毁程序进行销毁，并做好记录。

（三）保管方式1.培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、安全。2.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。电子档案的命名应与纸质档案编号一致，便于查找和对应。

六、培训档案的利用与查询（一）利用范围1.公司内部管理人员用于了解培训工作开展情况，评估培训效果，为制定培训计划和决策提供参考依据。2.人力资源部门用于员工培训记录查询、培训需求分析、培训师资管理等工作。3.员工个人用于查询自己的培训档案，了解个人培训经历和学习成果，为职业发展提供支持。

（二）查询流程1.内部人员因工作需要查询培训档案时，应填写《培训档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息。2.《培训档案查询申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部。3.人力资源部对查询申请进行审核，审核通过后，根据申请人的需求提供相应的培训档案资料。4.查询人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印档案资料，应经人力资源部同意，并按照规定进行登记。

（三）借阅管理1.因特殊原因需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息。2.《培训档案借阅申请表》经所在部门负责人和人力资源部负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的培训档案，不得擅自涂改、损坏、丢失。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。

七、培训档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理人员应定期对培训档案进行检查和维护，确保档案存放环境安全，防止档案资料受到损坏、潮湿、虫蛀等影响。2.加强对档案存储场所的安全防范措施，安装必要的防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案资料的安全。3.对电子档案应采取有效的安全防护措施，设置访问权限，防止数据泄露和非法篡改。定期对电子档案进行病毒查杀和数据备份，确保数据的完整性和可用性。

（二）保密管理1.严格遵守公司的保密制度，对培训档案中涉及的公司机密信息、员工个人隐私等内容予以保密。2.档案管理人员不得擅自向无关人员透露培训档案的内容，如因工作需要查阅档案的，应按照规定的程序进行审批和登记。3.对于涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的培训档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施，防止信息泄露。

八、培训档案管理的监督与考核（一）监督检查1.人力资源部定期对各部门培训档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合要求。2.对于监督检查中发现的问题，应及时向责任部门提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。

（二）考核评价1.将培训档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对档案