办公用品管理制度自定版

办公用品管理制度自定版一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.定义办公用品：指公司为满足日常办公需要而配备的各类物品，包括文具、办公设备、办公家具、耗材等。

二、职责分工1.行政部门负责办公用品管理制度的制定、修订和监督执行。汇总各部门办公用品需求，编制采购计划，组织采购。负责办公用品的验收、入库、保管和发放。定期盘点办公用品库存，确保账实相符。对损坏、报废的办公用品进行鉴定和处理。2.各部门负责本部门办公用品需求的统计和上报。合理使用办公用品，做好领用登记和保管工作。发现办公用品损坏或短缺及时向行政部门反馈。

三、办公用品采购管理1.采购计划各部门应于每月[具体日期]前，将本部门下月办公用品需求清单提交至行政部门。需求清单应详细列出办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。行政部门根据各部门需求清单，结合库存情况，编制月度办公用品采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后报公司领导审批。2.采购流程经审批后的采购计划，由行政部门负责组织实施采购。采购人员应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。验收人员应按照采购合同要求，对办公用品的规格、数量、质量等进行严格验收。如发现问题，应及时与供应商协商解决。验收合格的办公用品，由行政部门办理入库手续。入库时应填写入库单，注明办公用品的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。入库单一式三联，一联由行政部门留存，一联交财务部门记账，一联交供应商。

四、办公用品库存管理1.仓库设置行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公用品不受潮、变质、损坏。2.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时应填写盘点表，详细记录办公用品的名称、规格、型号、数量、存放位置等信息。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析。如发现账实不符，应查明原因，及时调整库存账目，并采取相应的措施进行处理。3.库存保管办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和发放。对贵重办公用品和易损办公用品应单独存放，加强管理。仓库管理人员应定期检查办公用品的库存情况，及时清理过期、损坏、闲置的办公用品。对过期、损坏的办公用品应进行报废处理，对闲置的办公用品应及时调剂使用。

五、办公用品发放管理1.发放原则按需发放原则：根据员工的工作需要，合理发放办公用品。限量发放原则：对部分办公用品实行限量发放，如笔记本、中性笔等，以避免浪费。以旧换新原则：对部分可重复使用的办公用品，如计算器、订书机等，实行以旧换新制度。2.发放流程员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人签字批准。办公用品领用申请表交至行政部门后，仓库管理人员根据申请表进行发放。发放时应在办公用品领用登记表上记录领用日期、办公用品名称、规格、型号、数量、领用人等信息。对限量发放的办公用品，仓库管理人员应按照规定的限量标准进行发放。如员工因工作需要超出限量标准领用，应经行政部门负责人批准。对实行以旧换新制度的办公用品，员工应将旧办公用品交至行政部门后，方可领取新办公用品。

六、办公用品使用管理1.使用要求员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。办公用品应专物专用，不得擅自转借他人或挪作他用。对贵重办公用品和易损办公用品，应严格按照操作规程使用，确保安全和正常使用。2.维修与保养办公设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报修。行政部门应及时安排维修人员进行维修，并做好维修记录。办公家具出现损坏时，使用人员应及时向行政部门报告。行政部门应根据损坏情况，安排维修或更换。行政部门应定期对办公设备和办公家具进行保养和维护，确保其正常运行和使用寿命。

七、办公用品报废管理1.报废条件办公用品已超过使用年限，且无法正常使用的。办公用品因损坏、故障等原因，无法修复或修复成本过高的。办公用品因技术更新、业务调整等原因，已不再适用的。2.报废流程使用部门发现办公用品符合报废条件时，应填写办公用品报废申请表，注明办公用品的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并经部门负责人签字批准。办公用品报废申请表交至行政部门后，行政部门应组织相关人员进行鉴定。如鉴定确认为报废办公用品，行政部门应填写办公用品报废清单，注明办公用品的名称、规格、型号、数量、报废日期等信息，并经行政部门负责人签字批准。经批准后的办公用品报废清单，一联由行政部门留存，一联交财务部门记账，一联交仓库管理人员进行报废处理。仓库管理人员应将报废办公用品进行集中存放，并定期进行清理。

八、监督与检查1.行政部门应定期对办公用品的采购、使用、保管等情况进行检查，发现问题及时整改。2.公司员工有权对办公用品管理中存在的问题提出意见和建议，行政部门应认真对待，并及时处理。3.对违反本制度的行为，行政部门应视情节轻重，给