打印、复印管理制度

打印、复印管理制度一、总则1.目的为了规范公司内部打印、复印设备的使用，提高办公效率，节约办公资源，确保打印、复印工作的有序进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在使用打印、复印设备时的管理。

二、打印、复印设备管理1.设备配备根据公司办公需求，在各办公区域合理配备打印、复印设备，包括打印机、复印机等。设备的选型应综合考虑打印、复印速度、质量、耗材成本等因素，以满足公司日常办公需求。2.设备维护设备管理员负责定期对打印、复印设备进行检查、清洁、保养和维护，确保设备正常运行。建立设备维护档案，记录设备的维修、保养情况及更换的零部件等信息。当设备出现故障时，使用部门应及时通知设备管理员，由设备管理员联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.设备报废对于无法正常使用或已达到报废年限的打印、复印设备，由设备管理员提出报废申请，经相关部门审批后进行报废处理。报废设备应及时清理出办公区域，并妥善处理其残值。

三、打印、复印申请与审批1.申请流程员工因工作需要进行打印、复印时，应填写《打印、复印申请表》，注明申请日期、申请人、部门、申请内容（包括文件名称、页数、份数等）。对于重要文件或涉及公司机密的文件，申请人应在申请表中注明密级，并按照公司保密制度进行审批。2.审批权限一般文件的打印、复印申请，由部门负责人审批。重要文件或涉及公司机密的文件，需经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。超过一定数量或金额的打印、复印申请，还需报公司财务部门审批，以控制成本。3.申请提交申请人将填写完整并经审批后的《打印、复印申请表》提交至公司指定的打印、复印区域（如文印室）。文印室工作人员根据申请表上的内容进行打印、复印操作，并在申请表上记录实际完成的页数、份数及使用的纸张规格等信息。

四、打印、复印操作规范1.纸张使用优先使用公司内部回收的纸张进行打印、复印，对于可双面打印、复印的文件，应尽量采用双面方式，以节约纸张资源。严格控制纸张的浪费，禁止随意打印、复印与工作无关的文件。如发现纸张浪费现象，将追究相关责任人的责任。2.格式设置打印、复印文件前，申请人应确保文件格式正确，排版清晰，避免因格式问题导致文件内容无法完整打印或复印效果不佳。对于需要多页打印、复印的文件，应合理设置页码顺序，确保装订整齐。3.操作要求文印室工作人员应熟练掌握打印、复印设备的操作技能，按照正确的操作流程进行操作，确保打印、复印质量。在打印、复印过程中，应密切关注设备运行情况，如发现异常应及时处理，避免造成纸张浪费或设备损坏。对于紧急文件的打印、复印，应优先安排处理，确保文件及时交付使用。

五、打印、复印耗材管理1.耗材采购公司指定专人负责打印、复印耗材的采购工作，建立耗材采购清单，记录耗材的名称、规格、型号、数量、采购日期等信息。采购人员应根据公司打印、复印设备的使用情况，定期采购耗材，确保耗材的库存充足，避免因耗材短缺影响工作正常进行。在采购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，通过招标、询价等方式确定采购渠道，以降低采购成本。2.耗材领用文印室工作人员负责打印、复印耗材的领用工作，建立耗材领用台账，记录耗材的领用日期、名称、规格、型号、数量、领用人等信息。领用耗材时，领用人应填写《耗材领用申请表》，经部门负责人审批后，到文印室领取所需耗材。文印室工作人员应按照申请表上的内容发放耗材，并在台账上做好记录。3.耗材使用监控设备管理员定期对打印、复印设备的耗材使用情况进行统计分析，对比实际使用量与预计使用量，及时发现异常情况。对于耗材使用量较大的设备或部门，应进行重点关注，查找原因，采取措施降低耗材消耗。鼓励员工积极参与节约耗材的活动，对提出有效节约耗材建议的员工给予适当奖励。

六、费用结算与报销1.费用核算公司财务部门定期对打印、复印费用进行核算，根据各部门的打印、复印申请记录及实际使用的耗材数量，计算出各部门的打印、复印费用。打印、复印费用的核算应包括纸张费用、耗材费用、设备维护费用等相关成本。2.费用分摊根据各部门的实际使用情况，将打印、复印费用分摊至各部门。费用分摊方式可根据公司实际情况确定，如按部门人数比例、业务量比例等进行分摊。财务部门应将各部门的打印、复印费用明细定期反馈给各部门负责人，以便部门进行成本控制和分析。3.报销流程员工因打印、复印产生的费用，按照公司费用报销制度进行报销。报销时，应提供经审批后的《打印、复印申请表》及相关发票等凭证。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销。

七、违规处理1.对违规使用打印、复印设备的行为，将视情节轻重给予相应的处罚对于未经审批擅自进行打印、复印的，第一次给予警告，第二次起每次处以[X]元罚款。对于故意浪费纸张或恶意损坏打印、复印设备的，除照价赔偿外，并处以[X]元以上[X]元以下罚款；情节严重的，给予纪律处分。对于利用打印、复印设备谋取私利或泄露公司机密的，将依法追究其法律责任。2.本制度的执行情况纳入公司绩效考核体系对严格遵守本制度，在打印、复印管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。对违反本制度的部门和个人，将根据绩效考核相关规定扣减相应绩效分数。