房地产成本控制部管理制度和岗位职责

房地产成本控制部管理制度和岗位职责一、引言房地产行业竞争激烈，成本控制成为企业生存与发展的关键因素之一。成本控制部作为房地产企业中负责成本管理的核心部门，其管理制度和岗位职责的有效执行对于确保项目成本目标的实现、提升企业经济效益具有至关重要的意义。本制度旨在明确成本控制部的工作流程、规范以及各岗位的职责分工，为房地产项目的成本管理提供有力保障。

二、成本控制部管理制度

（一）工作流程1.项目前期成本管理-在项目立项阶段，成本控制部参与项目可行性研究报告的编制，从成本角度对项目的投资估算进行审核，提出成本控制建议。-协助设计部门进行方案设计，参与设计方案的经济比选，提出优化设计的成本建议，确保设计方案在满足项目功能和品质要求的前提下，尽可能降低成本。2.招标采购管理-根据项目进度计划，制定招标采购计划，明确招标采购范围、时间节点等要求。-负责编制招标文件，包括工程量清单、技术规格要求、评标标准等，确保招标文件的准确性和完整性。-组织招标活动，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标等环节，选择合适的供应商和承包商。-参与合同谈判，审核合同条款，确保合同价格合理、付款方式明确、双方权利义务清晰，避免合同风险导致的成本增加。3.工程成本控制-建立工程成本台账，对工程进度款、变更签证、索赔等费用进行详细记录和核算。-定期对施工现场进行巡查，监督工程进度和质量，及时发现并解决成本控制方面的问题。-审核工程变更和签证，严格控制变更签证的必要性和合理性，确保变更签证费用的准确性。对于重大变更，组织相关部门进行成本评估和决策。-参与工程竣工验收，审核工程结算资料，办理工程结算手续，确保工程结算金额准确无误。4.成本分析与监控-定期进行成本分析，对比项目成本预算与实际发生成本，分析成本偏差原因，提出改进措施和建议。-建立成本预警机制，设定成本控制指标和预警阈值，当成本出现异常波动时及时发出预警信号，采取相应的应对措施。-对项目成本管理情况进行总结和评价，积累成本管理经验，为后续项目提供参考和借鉴。

（二）审批流程1.费用报销审批-成本控制部员工的费用报销需填写费用报销单，附上相关发票、凭证等资料。-报销单首先由部门负责人审核，审核内容包括费用的合理性、真实性、与业务的相关性等。-部门负责人审核通过后，提交财务部门进行财务审核，财务部门主要审核报销金额是否符合公司财务制度、发票是否合规等。-财务审核通过后，根据公司规定的审批权限，由相应层级的领导进行审批。审批通过后，费用方可报销。2.合同审批-合同起草完成后，由成本控制部负责人对合同的成本条款进行审核，包括合同价格、付款方式、结算方式、成本风险分担等方面。-审核通过后，将合同提交至法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和合规性。-法务审核通过后，根据合同金额和性质，按照公司的审批流程，由相关领导进行审批。合同审批通过后，方可签订。3.工程变更签证审批-施工单位提出工程变更签证申请后，需提交详细的变更签证说明和费用预算。-成本控制部专业工程师对变更签证的必要性和合理性进行现场核实和评估，提出初步审核意见。-初步审核意见提交部门负责人审核，部门负责人审核通过后，组织相关部门（如工程部门、设计部门等）进行会审，综合考虑变更对工程质量、进度、成本等方面的影响，形成会审意见。-会审意见经相关领导审批后，作为工程变更签证费用结算的依据。

（三）档案管理制度1.档案分类-成本控制部档案主要分为项目成本档案、招标采购档案、合同档案、工程成本档案等几大类。-项目成本档案包括项目成本预算、成本分析报告、成本控制方案等；招标采购档案包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等；合同档案包括各类合同文本、补充协议、合同变更记录等；工程成本档案包括工程进度款支付申请、变更签证单、工程结算资料等。2.档案归档-各岗位员工在工作过程中形成的档案资料，应及时整理并移交至档案管理人员。-档案管理人员按照档案分类标准对档案资料进行分类、编号、装订，并建立档案目录，确保档案资料的完整性和系统性。3.档案保管-档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查找和管理。-档案保管环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，确保档案资料的安全。-定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，如档案资料损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施。4.档案查阅与借阅-公司内部员工因工作需要查阅档案资料的，需填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。-如需借阅档案资料，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。-借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案资料。借阅期满后，应及时归还档案资料。

三、成本控制部岗位职责

（一）部门经理岗位职责1.部门管理-负责成本控制部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。-合理安排部门人员岗位，明确各岗位工作职责，监督员工工作执行情况，定期进行绩效考核和评价。-组织部门内部培训和学习活动，提升部门员工的专业素质和业务能力。2.成本管理-参与公司重大项目的前期规划和决策，从成本角度提供专业意见和建议，协助制定项目成本目标。-审核项目成本预算，对项目成本进行总体把控和监控，确保项目成本在预算范围内。-定期组织成本分析会议，分析项目成本动态，及时发现成本控制中的问题，并提出解决方案和改进措施。3.招标采购管理-领导招标采购工作，审核招标采购计划和招标文件，确保招标采购工作的顺利进行。-参与评标过程，对评标结果进行审核和决策，选择合适的供应商和承包商。-协调与供应商和承包商的关系，处理合同执行过程中的问题，维护公司利益。4.合同管理-审核各类合同文本，重点关注合同中的成本条款，确保合同价格合理、付款方式明确、成本风险可控。-参与合同谈判，从成本角度提出谈判策略和建议，保障公司在合同签订过程中的利益最大化。-监督合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷，确保合同的有效履行。5.沟通协调-与公司内部其他部门（如工程部门、设计部门、销售部门等）保持密切沟通和协作，协调各方关系，确保成本控制工作与其他部门工作的顺利衔接。-定期向公司领导汇报成本控制工作进展情况，及时反馈成本管理中存在的问题和风险，为领导决策提供依据。

（二）成本主管岗位职责1.成本预算与分析-协助部门经理编制项目成本预算，收集和整理相关成本资料，进行成本估算和预测。-定期对项目成本进行分析，对比实际成本与预算成本的差异，分析成本偏差原因，撰写成本分析报告。-根据成本分析结果，提出成本控制建议和措施，为项目成本管理提供决策支持。2.招标采购协助-协助部门经理制定招标采购计划，参与招标文件的编制工作，审核工程量清单、技术规格要求等内容。-负责招标采购活动的组织和协调工作，包括发布招标公告、收集投标文件、组织开标和评标等环节。-对投标文件进行初步评审，筛选出符合要求的供应商和承包商，为评标工作提供参考意见。3.工程成本监控-建立工程成本台账，及时记录工程进度款支付、变更签证、索赔等费用情况，确保成本数据的准确性和完整性。-定期对施工现场进行巡查，了解工程进展情况，监督工程成本控制措施的执行情况，发现问题及时督促整改。-审核工程变更和签证，核实变更签证的必要性和合理性，对变更签证费用进行核算和控制。4.合同管理协助-参与合同起草和审核工作，重点关注合同中的成本条款和结算方式，提出专业意见和建议。-协助部门经理进行合同谈判，收集和整理合同谈判相关资料，为谈判提供数据支持。-负责合同执行过程中的成本跟踪和管理工作，及时掌握合同付款情况，对合同执行情况进行分析和评价。5.沟通协调-与工程部门、供应商和承包商等相关方保持沟通，协调解决工程成本控制过程中的问题。-协助部门经理与其他部门进行沟通和协作，确保成本控制工作与项目整体进度和质量要求相匹配。

（三）造价工程师岗位职责1.工程计量与计价-负责工程项目的工程量计算和计价工作，依据施工图纸、规范标准和合同约定，准确计算工程量，套用合适的定额和单价，编制工程预算书和结算书。-对工程变更和签证进行计量和计价，审核施工单位提交的工程变更签证费用申请，确保费用计算准确合理。-参与工程竣工结算工作，对结算资料进行审核，与施工单位进行结算核对，确定最终工程结算金额。2.成本分析与控制-深入分析工程项目成本构成，找出成本控制的关键点和风险点，提出针对性的成本控制措施和建议。-定期对项目成本进行动态监控，及时发现成本偏差并进行预警，协助项目团队采取有效措施进行成本调整。-参与项目成本管理相关会议，汇报成本分析结果和控制情况，为项目决策提供成本方面的专业支持。3.招标采购支持-协助编制招标文件中的工程量清单和评标标准，为招标采购工作提供造价方面的专业意见。-参与投标文件的商务评审工作，对投标报价的合理性进行分析和评估，提出评审意见。-协助合同谈判，从造价角度审核合同价格条款和结算方式，确保合同造价合理、风险可控。4.市场价格调研-关注工程造价市场动态，收集、整理和分析各类材料、设备的市场价格信息，建立价格信息库。-根据市场价格变化情况，及时调整工程预算和成本控制指标，为项目成本管理提供准确的价格依据。-参与市场询价和供应商报价分析工作，为招标采购提供价格参考。5.沟通协调-与工程部门、设计部门、施工单位等相关方就工程造价问题进行沟通和协调，解答各方疑问，确保工程造价工作的顺利进行。-协助成本主管与其他部门进行沟通协作，共同推进项目成本控制工作。

（四）招标专员岗位职责1.招标计划制定-根据项目进度和需求，协助成本主管制定招标采购计划，明确招标采购范围、时间节点、招标方式等内容。-收集和整理招标项目相关资料，包括项目概况、技术要求、预算金额等，为招标工作提供基础数据支持。2.招标文件编制-协助造价工程师编制招标文件中的商务条款，如合同条款、付款方式、评标标准等。-负责招标文件的排版、印刷、装订等工作，确保招标文件的格式规范、内容完整。-对招标文件进行校对和审核，确保招标文件无错别字、条款清晰明确，避免因文件错误导致招标工作出现问题。3.招标活动组织-负责发布招标公告，通过公司官网、招标平台、报纸等渠道发布招标信息，吸引潜在供应商和承包商参与投标。-接收投标文件，对投标文件进行登记、编号、整理，确保投标文件的完整性和保密性。-组织开标会议，按照招标文件规定的时间和地点进行开标，宣读投标报价、工期等主要内容，并做好开标记录。-协助评标委员会进行评标工作，提供评标所需的文件资料，记录评标过程和结果。4.供应商管理-建立供应商信息库，收集、整理和更新供应商的基本信息、资质文件、业绩情况等资料。-对供应商进行资格预审，审核供应商的营业执照、资质证书、业绩证明等文件，确保供应商具备参与投标的资格和能力。-协助成本主管对供应商进行评价和管理，跟踪供应商的履约情况，及时处理供应商的投诉和纠纷。5.沟通协调-与潜在供应商和承包商进行沟通，解答他们对招标项目的疑问，介绍招标流程和要求。-与公司内部相关部门（如工程部门、设计部门等）保持沟通，协调解决招标过程中出现的问题，确保招标工作与项目整体进度相协调。

（五）档案管理员岗位职责1.档案收集与整理-负责收集成本控制部在项目成本管理、招标采购、合同管理、工程成本控制等工作过程中产生的各类档案资料。-对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，按照档案管理制度的要求进行整理，确保档案资料的规范性和完整性。-建立档案目录，对每份档案资料进行详细登记，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于档案的查询和管理。2.档案保管与维护-将整理好的档案资料存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，确保档案存放有序。-定期对档案进行检查和盘点，检查档案资料是否有损坏、丢失等情况，如发现问题及时采取补救措施。-做好档案保管环境的维护工作，保持档案存放地点干燥、通风、防火、防潮、防虫等，确保档案资料的安全。3.档案查阅与借阅管理-负责接待公司内部员工的档案查阅申请，按照档案查阅流程，审核查阅申请表，经批准后为查阅人员提供档案查阅服务。-办理档案借阅手续，对借阅申请表进行审核，注明借阅期限、用途等信息，经批准后将档案资料借给借阅人员，并做好借阅登记。-跟踪档案借阅情况，提醒借阅人员按时归还档案资料，对逾期未还的档案进行催还。借阅期满后，及时收回档案资料，并检查档案资料的完整性和归还情况。4.档案信息化管理-协助部门完成档案信息化建设工作，将纸质档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。-负责电子档案的分类、存储、检索等管理工作，确保电子档案的安全性和可用性。-定期对电子