医药价格政策文件档案管理制度

医药价格政策文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强医药价格政策文件档案的规范化管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅、利用和追溯，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于与医药价格政策相关的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于国家及地方政府发布的医药价格政策法规、通知、批复、调研报告、会议纪要、内部工作文件等。

（三）管理原则1.集中统一管理原则所有医药价格政策文件档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则按照文件的性质、来源、时间等因素进行分类，便于查找和管理。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止文件档案的泄露、损坏和丢失，确保档案信息的安全。4.动态管理原则随着医药价格政策的不断变化和工作的持续开展，及时对档案进行更新、补充和完善，保证档案的时效性和准确性。

二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医药价格政策文件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理医药价格政策文件档案，包括文件的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.按照规定对档案进行鉴定、销毁，确保档案信息的安全。5.建立档案管理信息化系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高相关人员的档案管理意识和业务水平。

（二）文件形成部门职责1.负责本部门产生的医药价格政策文件的收集、整理和初步审核工作，确保文件的齐全、完整和准确。2.在规定时间内将整理好的文件移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。

（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅登记等，保证档案的安全和完整。3.熟练掌握档案管理信息化系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，实现档案的电子化管理。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理。5.积极为档案查阅、利用人员提供服务，按照规定办理查阅、借阅手续，及时归还档案。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国家及地方政府发布的有关医药价格政策的法律法规、规章、规范性文件等。2.上级主管部门下发的涉及医药价格政策的通知、意见、批复等文件。3.本单位制定的与医药价格相关的政策、制度、办法、方案等内部文件。4.医药价格调研、统计分析报告，以及相关会议形成的纪要、决议等文件。5.与医药价格政策执行情况有关的监督检查报告、整改记录等文件。6.其他与医药价格政策相关的文件、资料、记录等。

（二）收集要求1.文件形成部门应及时将产生的医药价格政策文件收集齐全，确保文件无遗漏。2.收集的文件应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应进行修复或补充。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.文件形成部门应在文件产生后的规定时间内，将文件移交档案管理部门。

（三）整理方法1.分类根据医药价格政策文件的性质、来源、时间等因素，将档案分为以下几类：政策法规类：国家及地方政府发布的医药价格政策法规文件。上级文件类：上级主管部门下发的涉及医药价格政策的文件。内部文件类：本单位制定的与医药价格相关的内部文件。调研统计类：医药价格调研、统计分析报告等文件。会议文件类：与医药价格政策相关的会议纪要、决议等文件。监督检查类：医药价格政策执行情况的监督检查报告、整改记录等文件。其他类：不属于以上分类的其他与医药价格政策相关的文件。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号规则可根据实际情况制定，例如：采用年份+类别代码+顺序号的方式进行编号。3.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、文件名称、文件日期、文件来源、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订对于纸质档案，应进行装订。装订时应注意保持文件的整齐、牢固，避免损坏文件内容。

四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理要求，对收集到的文件进行进一步整理和审核，确保档案的质量符合归档标准。2.档案应按照分类编号顺序进行归档，同一类档案应集中存放，便于查找和管理。3.归档的档案应编制归档目录，注明档案编号、文件名称、归档日期等信息，并将归档目录一式两份，一份存入档案盒内，一份单独保存。

（二）保管期限根据医药价格政策文件的重要性和时效性，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管国家及地方政府发布的重要医药价格政策法规文件。本单位制定的具有长期保存价值的医药价格政策文件。涉及医药价格重大决策、重要事件的文件。2.定期保管上级主管部门下发的一般性医药价格政策文件，保管期限一般为[X]年。本单位制定的阶段性医药价格政策文件，保管期限一般为[X]年。医药价格调研、统计分析报告等文件，保管期限一般为[X]年。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。

（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份存储，备份介质应选择安全可靠的存储设备，并定期进行检查和更新。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。

（四）档案保管的检查与维护1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。2.对于纸质档案，应定期进行清点、核对，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。同时，要做好档案库房的清洁、通风、防潮、防虫等工作，确保档案的保存环境良好。3.对于电子档案，应定期对存储设备进行检查，确保电子档案的可读性和可用性。同时，要及时更新杀毒软件和防火墙，防止电子档案受到病毒感染和网络攻击。

五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位内部人员因工作需要查阅医药价格政策文件档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，为查阅人员提供必要的查阅场所和设备，并指定专人负责协助查阅。3.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。

（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅医药价格政策文件档案的，应提前向本单位提出借阅申请，并提交单位介绍信或相关证明文件。2.借阅申请经本单位主管领导批准后，由档案管理部门与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、摘录档案内容，不得擅自将档案用于与借阅目的无关的其他用途。如因特殊情况需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的责任。

六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的医药价格政策文件档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查和分析。3.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。

（二）销毁程序1.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全、规范。销毁方式可根据档案的性质和数量选择合适的方法，如粉碎、焚烧等。3.在档案销毁过程中，应安排专人进行监督，确保档案被彻底销毁，防止档案信息泄露。4.档案销毁完毕后，应填写《档案销毁记录》，注明档案名称、编号、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。5.《档案销毁申请表》、《档案销毁记录》等相关资料应作为档案进行保存，以备查考。

七、档案管理信息化建设（一）信息化系统建设目标1.建立完善的医药价格政策文件档案管理信息化系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化系统，实现档案的在线查阅、借阅申请、审批、归还等功能，方便档案利用人员的操作。3.利用信息化系统对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等全过程进行跟踪和管理，确保档案管理工作的规范化和科学化。

（二）信息化系统功能模块1.档案录入模块负责将纸质档案和电子档案的相关信息录入系统，包括档案编号、文件名称、文件日期、文件来源、保管期限等内容，建立档案数据库。2.档案查询模块提供多种查询方式，如按档案编号、文件名称、文件日期、文件来源等条件进行查询，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理模块实现借阅申请、审批、归还等功能。用户可在线提交借阅申请，系统自动将申请发送给审批人员进行审批。审批通过后，用户可进行借阅操作。借阅期满后，系统自动提醒用户归还档案。4.权限管理模块设置不同的用户角色和权限，如档案管理人员、查阅人员、借阅人员等。不同角色具有不同的操作权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析模块对档案的数量、类别、保管期限等信息进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.系统维护模块负责系统的日常维护和管理，包括数据备份、恢复、系统升级、用户管理等功能。

（三）信息化系统安全保障1.建立健全信息化系统安全管理制度，加强对系统的安全防护和管理。2.采用先进的安全技术和设备，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复