办公用品领用制度

办公用品领用制度一、总则1.目的为了规范公司办公用品的领用管理，合理控制办公用品费用支出，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的采购、库存管理和发放工作。定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，提出合理的采购建议。各部门负责本部门办公用品的领用申请和使用管理。配合行政部门做好办公用品的盘点工作。

二、办公用品的分类与标准1.办公文具类书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。纸制品：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。文件管理用品：如文件夹、档案袋、标签纸等。桌面用品：如订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。其他：如计算器、剪刀、美工刀等。2.办公设备类电脑及周边设备：如电脑、显示器、键盘、鼠标、打印机、复印机、传真机等。办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。电器设备：如饮水机、空调、投影仪等。3.消耗材料类墨盒、硒鼓：用于打印机、复印机等设备。打印纸：根据使用需求确定不同规格和数量。其他：如清洁剂、电池等。4.劳保用品类工作服：根据工作岗位需求发放。安全帽：适用于特定工作环境。手套、口罩等：根据工作性质配备。

三、办公用品的采购1.采购计划行政部门每月末根据各部门提交的办公用品领用情况和库存状况，制定下月办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购流程行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价和议价。确定供应商后，签订采购合同，并按照合同约定进行采购。采购的办公用品到货后，行政部门负责组织验收，确保质量和数量符合要求。3.采购预算行政部门应根据公司实际情况，合理编制办公用品采购预算，并报公司领导审批。采购预算应严格控制，确保办公用品费用支出在预算范围内。

四、办公用品的库存管理1.入库管理采购的办公用品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收，并填写《办公用品入库单》。《办公用品入库单》应包括办公用品的名称、规格、数量、供应商名称等信息。仓库管理人员应将验收合格的办公用品按照类别和规格进行分类存放，并做好标识。2.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时，仓库管理人员应认真核对办公用品的实际数量与库存记录是否一致，并填写《办公用品盘点表》。如发现库存差异，应及时查明原因，并进行相应的调整。3.库存安全仓库管理人员应妥善保管办公用品，确保库存安全。仓库应保持通风、干燥、整洁，防止办公用品受潮、发霉、损坏等。加强仓库的安全防范措施，防止办公用品被盗。

五、办公用品的领用1.领用原则按需领用原则：员工应根据工作实际需要领用办公用品，避免浪费。以旧换新原则：对于部分可重复使用的办公用品，如中性笔、笔记本等，实行以旧换新制度。限量领用原则：对于一些价值较高或消耗较大的办公用品，如打印纸、墨盒等，实行限量领用制度。2.领用流程线上申请：员工登录公司内部办公系统，进入办公用品领用模块，填写《办公用品领用申请表》。部门审批：员工所在部门负责人对领用申请进行审批，审批通过后提交行政部门。行政发放：行政部门根据审批通过的领用申请，发放办公用品，并在《办公用品领用申请表》上签字确认。领用记录：行政部门仓库管理人员应及时更新办公用品库存台账，并将《办公用品领用申请表》存档。3.特殊情况领用因工作需要临时领用办公用品的，员工可填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人审批后领用。对于紧急情况需要领用办公用品的，员工可先电话联系行政部门，说明情况后先行领用，事后及时补办领用手续。

六、办公用品的使用与保管1.使用要求员工应正确使用办公用品，避免因使用不当造成损坏或浪费。对于一些贵重办公用品，如电脑、打印机等，应严格按照操作规程使用。员工在使用办公用品过程中如发现问题，应及时向行政部门报告。2.保管责任员工对领用的办公用品负有保管责任，应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。员工离职时，应将领用的办公用品交回行政部门，经仓库管理人员验收后办理离职手续。3.节约意识全体员工应树立节约意识，提倡节约使用办公用品。如发现浪费办公用品的行为，行政部门应及时进行制止和批评教育。

七、办公用品的费用控制与核算1.费用控制行政部门应严格按照采购预算控制办公用品费用支出，确保费用不超支。对于超出预算的办公用品采购，应提前报公司领导审批。2.费用核算财务部门应每月对办公用品费用进行核算，统计各部门的办公用品费用支出情况。行政部门应定期与财务部门核对办公用品费用账目，确保账目清晰准确。

八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对办公用品的采购、领用、库存管理等情况进行审计，确保制度执行的合规性。2.违规处理对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。如发现员工故意浪费办公用品或虚报领用情况，将责令其退还多领的办公用品，并给予警告处分