合同管理制度及流程草案

合同管理制度及流程草案一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度及流程草案。2.适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、诚实守信、审慎严谨、全面履行的原则。

二、合同管理职责1.合同管理部门及职责设立专门的合同管理部门（以下简称"合同部"），负责公司合同的统一归口管理。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度及流程；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行登记和管理；定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题；负责合同纠纷的处理和诉讼工作；组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和能力。2.业务部门职责各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同部做好合同管理的相关工作。其主要职责包括：根据业务需要，起草合同文本，并提交合同部审核；负责合同的谈判工作，与对方就合同条款进行协商和沟通；负责合同的签订工作，确保合同的签订符合法律法规和公司规定；负责合同的履行工作，按照合同约定及时履行义务，并跟踪合同履行情况；及时向合同部报告合同履行中出现的问题，并配合合同部做好合同纠纷的处理工作。3.法务部门职责法务部门负责对合同的合法性进行审查，为合同管理提供法律支持和服务。其主要职责包括：对合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规的要求；参与重大合同的谈判和起草工作，提供法律意见和建议；处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动；开展法律培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。4.财务部门职责财务部门负责对合同的财务条款进行审核，确保合同的财务收支符合公司财务制度的要求。其主要职责包括：对合同的付款方式、付款期限、发票开具等财务条款进行审核；负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时办理收款和付款手续；定期对合同款项的收付情况进行核对和分析，确保财务数据的准确性。

三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、合同金额、履行期限等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，合同立项生效。2.合同起草业务部门根据合同立项申请表的要求，负责起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。3.合同审核合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同部进行审核。合同部主要从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同部应组织法务部门、财务部门等相关部门进行会审，并形成会审意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改和完善，确保合同文本符合公司要求。4.合同审批经审核修改后的合同文本，业务部门应提交分管领导审批。分管领导审批同意后，报总经理审批。总经理审批通过后，合同方可签订。对于涉及金额较大、风险较高的合同，应提交公司董事会或股东会审批。5.合同签订合同经审批通过后，业务部门应与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同签订时，应确保合同双方当事人的签字（或盖章）齐全、有效，合同签订日期明确。合同签订后，业务部门应将合同副本一份交合同部存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留备查。

四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，将合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等告知参与合同履行的人员，确保合同履行人员熟悉合同条款，明确各自的职责。2.履行跟踪业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于合同履行中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向合同部报告，并采取有效的应对措施。3.变更管理合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，业务部门应与对方当事人协商签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行审批和签订。合同变更协议签订后，业务部门应将变更协议副本一份交合同部存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留备查。4.终止管理合同履行完毕或提前终止时，业务部门应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、双方的权利义务履行情况等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，业务部门应与对方当事人协商签订合同终止协议，并按照合同签订流程进行审批和签订。合同终止协议签订后，业务部门应将终止协议副本一份交合同部存档，一份交财务部门作为付款依据，一份自留备查。业务部门还应负责对合同履行情况进行总结和评估，分析合同履行过程中的经验教训，为今后的合同管理工作提供参考。

五、合同风险管理1.风险识别合同部应定期组织各业务部门对合同履行过程中可能存在的风险进行识别和评估，分析风险的来源、影响程度和发生可能性等，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对针对识别出的合同风险，各业务部门应根据风险的性质和程度，采取相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。对于重大风险，应制定专项应对方案，并报公司领导审批。3.风险监控合同部应建立合同风险监控机制，定期对合同风险的变化情况进行监控和分析，及时发现新的风险点，并调整风险应对措施。对于风险预警信号，应及时发出预警通知，提醒相关部门采取措施防范风险。

六、合同纠纷处理1.纠纷协商合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应首先与对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、付款凭证等。2.纠纷调解如协商不成，业务部门可以根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解。调解过程中，应遵循自愿、合法、公正的原则，积极配合调解机构进行调解工作。3.纠纷仲裁或诉讼如调解不成，业务部门应及时将纠纷情况报告合同部，并根据合同约定或法律法规的规定，选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。合同部应组织法务部门等相关部门制定纠纷处理方案，并代表公司参与仲裁或诉讼活动。在纠纷处理过程中，应注意维护公司的合法权益，严格按照法律法规和公司规定进行操作。

七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同副本、合同变更协议、合同终止协议、往来函件、会议纪要、付款凭证等相关资料收集整理，并移交合同部存档。2.档案整理合同部收到业务部门移交的合同资料后，应按照档案管理的要求进行整理和分类，建立合同档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管合同部应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同部办理查阅手续。查阅合同档案时，应在合同部指定的地点进行，不得擅自将档