超市采购管理制度

超市采购管理制度一、总则1.目的为了规范超市采购管理工作，确保采购活动的合规、高效进行，保障超市商品的质量和供应，降低采购成本，提高超市的经济效益和市场竞争力，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于超市所有采购活动，包括但不限于商品采购、设备采购、办公用品采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和超市的相关规定。经济性原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，努力降低采购成本。公开公正原则：采购过程应公开透明，确保公平竞争，维护超市利益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购商品符合超市经营要求和消费者需求。

二、采购组织与职责1.采购部门采购部经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。负责建立和维护供应商管理体系，评估供应商的综合实力，选择合格供应商并与之签订采购合同。审核采购订单，控制采购成本，确保采购活动符合超市的利益和要求。协调采购部与其他部门之间的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。定期向上级领导汇报采购工作情况，提供采购数据分析和建议，为超市决策提供支持。采购专员根据采购计划和需求，负责具体的采购业务操作，包括寻找供应商、询价、比价、议价、下单等。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，及时更新供应商资料。跟进采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货，协调解决交货过程中出现的问题。协助采购部经理进行供应商评估和管理，参与采购合同的起草和签订工作。负责采购数据的统计和分析，为采购决策提供参考依据。2.其他相关部门需求部门：提出采购需求，明确采购商品的规格、数量、质量要求等，并对采购商品进行验收。财务部：负责采购资金的预算安排、审核采购合同、支付采购款项等财务管理工作，对采购成本进行监控和分析。运营部：参与采购商品的选型和评估，提供市场信息和销售数据，协助采购部制定采购计划，对采购商品的销售情况进行跟踪和反馈。

三、采购流程1.采购需求提出需求部门填写采购申请表：需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购商品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。提交采购申请表：采购申请表经需求部门负责人签字后，提交至采购部。2.采购计划制定采购部审核采购申请表：采购部收到采购申请表后，对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。如发现问题，及时与需求部门沟通协商，提出修改意见。制定采购计划：采购部根据审核后的采购申请表，结合超市库存情况、销售计划、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息，并经采购部经理审核批准。3.供应商选择与评估寻找供应商：采购专员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购平台等。收集供应商的基本信息、产品信息、价格信息、服务信息等，并进行整理和分析。供应商筛选：采购专员根据采购商品的要求和供应商的基本情况，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合条件的供应商名单。供应商评估：采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估方式可以采用实地考察、问卷调查、样品检测、供应商业绩评价等多种形式。确定合格供应商：采购部根据供应商评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。合格供应商应与超市签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.采购询价与比价发送询价单：采购专员向确定的合格供应商发送询价单，询价单应明确采购商品的规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，要求供应商在规定时间内报价。收集报价单：采购专员收集供应商的报价单，并对报价单进行整理和分析。比较不同供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面的差异，选择最优供应商。5.采购议价与合同签订采购议价：采购专员与选定的供应商进行议价，争取最优惠的采购价格和条款。议价过程中，应充分了解市场行情和供应商的成本结构，合理运用谈判技巧，维护超市的利益。签订采购合同：采购议价达成一致后，采购专员起草采购合同，明确采购商品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购部经理审核、财务部会签、超市总经理批准后，与供应商签订正式采购合同。6.采购订单下达生成采购订单：采购专员根据采购合同，在超市采购管理系统中生成采购订单。采购订单应包含采购合同的主要条款，并发送给供应商确认。供应商确认采购订单：供应商收到采购订单后，应在规定时间内进行确认。如供应商对采购订单有异议，应及时与采购专员沟通协商，达成一致后再进行确认。7.采购订单跟踪与催货跟踪采购订单执行情况：采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的备货进度、生产进度、运输情况等信息。如发现问题，应及时与供应商沟通协调，确保采购订单按时、按质、按量执行。催货：在采购订单交货期临近时，采购专员应及时向供应商发出催货通知，提醒供应商按时交货。如供应商未能按时交货，采购专员应了解原因，并采取相应的措施，如催促供应商加快生产进度、协调运输公司加快运输速度等，确保采购商品尽快到货。8.到货验收通知验收：采购商品到货前，采购专员应提前通知需求部门和仓库做好验收准备工作。需求部门和仓库应安排专人负责验收工作，并按照采购合同和相关标准对采购商品的数量、质量、规格、型号等进行验收。验收流程：验收人员首先核对采购商品的送货单、发票等凭证与采购订单是否一致，然后对采购商品进行外观检查、数量清点、质量检验等。如发现采购商品存在数量短缺、质量问题、规格不符等情况，验收人员应及时填写验收报告，并要求供应商在规定时间内进行处理。验收结果处理：验收合格的采购商品，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的采购商品，验收人员应及时通知采购部，采购部应与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。如因供应商原因造成的损失，采购部应按照采购合同的约定追究供应商的责任。9.采购付款审核付款申请：采购商品验收合格并办理入库手续后，采购专员根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经采购部经理审核、财务部审核、超市总经理批准后，提交至财务部办理付款手续。支付采购款项：财务部根据审核后的付款申请单，按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付采购款项。付款方式可以包括支票、汇票、电汇、网上支付等多种形式。账务处理：财务部在支付采购款项后，应及时进行账务处理，记录采购支出情况，并与采购部核对账目，确保账账相符。

四、采购成本控制1.成本预算编制采购部应根据超市的经营目标和采购计划，编制年度采购成本预算。采购成本预算应包括采购商品的种类、数量、价格、预计采购金额等信息，并分解到各个季度和月份。采购成本预算经财务部审核、超市总经理批准后执行。2.价格监控与分析采购部应定期收集市场价格信息，分析市场价格走势，建立价格监控机制。对采购商品的价格进行实时监控，及时发现价格波动情况，并采取相应的措施，如与供应商协商降价、寻找替代供应商、调整采购计划等，确保采购价格合理。3.成本分析与控制采购部应定期对采购成本进行分析，对比实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。针对成本控制的关键点，制定相应的控制措施，如优化采购流程、加强供应商管理、提高采购效率等，不断降低采购成本。4.采购谈判技巧采购专员应不断提高采购谈判技巧，在与供应商谈判过程中，充分了解供应商的成本结构和市场行情，合理运用谈判策略，争取最优惠的采购价格和条款。同时，要注重与供应商建立长期稳定的合作关系，通过合作共赢的方式降低采购成本。

五、供应商管理1.供应商准入管理供应商资质审核：采购部在选择供应商时，应严格审核供应商的资质信誉，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并进行核实。实地考察：对于重要的供应商，采购部应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理体系、售后服务能力等方面的情况。实地考察合格的供应商方可进入超市供应商体系。2.供应商档案管理采购部应建立完善的供应商档案管理制度，对供应商的基本信息、产品信息、价格信息、服务信息、业绩评价等资料进行详细记录和管理。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商评估与考核定期评估：采购部应定期对供应商进行评估，评估周期一般为半年或一年。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、供应商自评等多种形式。动态考核：采购部应根据供应商的评估结果，对供应商进行动态考核。对于考核优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于考核不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施，督促供应商改进。4.供应商关系维护沟通与协调：采购部应与供应商保持密切的沟通与协调，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营情况和需求，解决合作过程中出现的问题。同时，要积极向供应商反馈超市的经营情况和需求变化，共同促进合作关系的发展。合作与发展：采购部应与供应商建立长期稳定的合作关系，通过合作共赢的方式共同发展。鼓励供应商不断创新和改进产品，提高产品质量和服务水平，为超市提供更优质的商品和服务。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。通过风险识别和评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等情况，制定相应的采购策略，如提前采购、分散采购、寻找替代供应商等，降低市场风险对采购活动的影响。供应商风险应对：加强供应商管理，选择资质信誉良好、实力雄厚的供应商，建立供应商风险预警机制，及时发现和解决供应商可能出现的问题，降低供应商风险。质量风险应对：严格把控采购商品的质量，加强验收环节的管理，要求供应商提供质量合格证明文件，对采购商品进行抽检或全检，确保采购商品符合质量要求。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，保障超市的利益。合同风险应对：认真审核采购合同条款，确保合同内容合法、合规、完整，明确双方的权利和义务。加强合同执行过程的监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。法律风险应对：加强采购人员的法律意识培训，确保采购活动遵守国家法律法规和超市的相关规定。在采购过程中，遇到法律问题及时咨询法律顾问，避免法律风险。3.