公司合同管理流程

公司合同管理流程一、引言合同是公司与外部合作伙伴或内部部门之间明确权利义务关系的重要法律文件，对公司的运营和发展具有至关重要的影响。为了规范公司合同管理行为，提高合同管理水平，防范合同风险，特制定本合同管理流程。

二、合同管理原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须符合国家法律法规的规定。2.全面性原则：涵盖合同从起草、审核、签订、履行到归档的全过程管理，确保各个环节都得到有效控制。3.审慎性原则：在合同签订前，对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，谨慎对待合同条款，防范潜在风险。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同，严格遵守保密规定，防止信息泄露。

三、合同管理流程

（一）合同立项1.需求提出各部门根据业务需要，提出签订合同的申请，并填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，以及签订合同的必要性和可行性分析。2.立项审批《合同立项申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人对合同的必要性、可行性及业务内容的合理性进行审查，签署意见后报分管领导审批。分管领导根据公司战略和业务规划，对合同立项进行全面评估，做出审批决定。如立项申请获得批准，进入合同起草环节；如未获批准，应及时反馈给申请部门并说明理由。

（二）合同起草1.起草主体一般情况下，合同由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请的要求，结合实际业务情况，拟定合同初稿。对于涉及法律专业性较强的合同，如重大投资合同、知识产权合同、长期战略合作合同等，可由法务部门协助起草，或委托外部律师事务所起草。2.起草要求合同内容应符合法律法规的规定，条款清晰、明确、完整，避免模糊不清、歧义或矛盾的表述。明确双方的权利义务，特别是关于合同标的、价款或报酬、履行期限、质量标准、验收方式、违约责任等关键条款，要具体、准确、具有可操作性。对于格式合同，应仔细审查其中的格式条款，确保不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等不公平条款。

（三）合同审核1.初审合同初稿完成后，先由业务部门进行内部初审。初审人员应对合同的条款进行全面审查，重点检查合同内容是否符合业务要求，条款是否完整、准确，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。初审通过后，业务部门在合同上加盖部门印章，并提交至法务部门进行法律审核。2.法律审核法务部门收到合同后，从法律角度对合同进行严格审核。审核内容包括：合同主体的合法性：审查对方当事人是否具备签订合同的主体资格，是否为依法设立、合法存续的法人或其他组织，是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力。对于自然人，要审查其身份证明和民事行为能力状况。合同内容的合法性：检查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否存在违法违规、损害国家利益、社会公共利益或第三人合法权益的内容。合同条款的完整性和准确性：审核合同各项条款是否齐全，意思表示是否真实、一致，文字表述是否准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。合同风险评估：对合同履行过程中可能出现的风险进行分析和评估，提出相应的风险防范措施和建议。合同的合规性：审查合同是否符合公司内部的规章制度、业务流程和审批权限要求。法务部门审核后，出具《合同法律审核意见书》，明确提出审核意见，包括合同是否合法合规、需要修改或补充的条款等。如合同存在重大法律风险或法律问题，应及时与业务部门沟通协商，提出解决方案。3.其他部门审核对于涉及财务、技术、质量、知识产权等专业领域的合同，根据需要组织相关部门进行审核。例如，财务部门审核合同的价款支付方式、结算周期、财务风险等；技术部门审核合同涉及的技术条款、技术标准、技术成果归属等；质量部门审核合同涉及的质量要求、验收标准等；知识产权部门审核合同涉及的知识产权归属、保密条款等。各专业部门应从本部门专业角度出发，对合同相关内容进行审核，并出具审核意见。4.综合评审由合同承办部门牵头，组织法务部门、业务部门及其他相关审核部门召开合同评审会议，对合同进行综合评审。会议上，各部门汇报审核意见，对合同条款进行充分讨论和协商，针对存在的问题提出修改建议和解决方案。合同承办部门根据评审意见，对合同进行修改完善，形成合同送审稿。

（四）合同审批1.审批流程合同送审稿提交至公司领导审批。根据合同金额、重要程度等因素，确定审批层级。一般情况下，合同金额较小、业务相对简单的合同，由分管领导审批；合同金额较大、涉及重大业务决策或法律风险较高的合同，需经总经理办公会或董事会审批。2.审批要点审批领导应重点关注合同的整体情况，包括合同的合法性、合规性、风险可控性、对公司利益的影响等方面。对合同送审稿提出最终审批意见，如批准合同签订，则签署同意意见；如认为合同存在问题需要进一步修改或调整，则提出修改意见，返回合同承办部门进行修改后重新审批。

（五）合同签订1.签订准备合同经审批通过后，合同承办部门负责与合同对方当事人联系，协商签订合同的具体时间、地点等事宜。同时，准备好签订合同所需的各项文件和资料，如合同文本、授权委托书、营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书等。2.合同签署在正式签订合同前，应再次核对合同条款与审批通过的内容是否一致，确保合同文本无误。合同签署应按照公司规定的签署流程进行，双方当事人应在合同上签字（或盖章），并加盖公司公章或合同专用章。对于多页合同，应加盖骑缝章。如合同对方当事人为自然人，应要求其在合同上签字并提供有效身份证件复印件；如对方当事人为法人或其他组织，应加盖单位公章，并由法定代表人或授权代表签字。同时，要留存对方签字（或盖章）的样本，以备后续查阅。3.合同编号与归档合同签订后，由合同管理部门对合同进行编号，并按照公司档案管理规定进行归档。合同编号应具有唯一性和系统性，便于合同的查找、统计和管理。合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行过程中的相关文件和资料等。

（六）合同履行1.履行计划制定合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、责任人员、时间节点和工作要求等。履行计划应提交至部门负责人审核，并报分管领导备案。2.履行跟踪与监督合同承办部门负责按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。合同管理部门对合同履行情况进行监督，定期收集合同履行进展信息，向公司领导汇报合同履行动态。如发现合同履行过程中存在重大问题或风险，应及时向合同承办部门发出预警，并协助其采取措施加以解决。3.变更与解除在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的审批流程进行审批。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同承办部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律规定和合同约定办理合同解除手续。合同解除后，应妥善处理相关善后事宜，如清理债权债务、返还财产等。4.争议解决如在合同履行过程中发生争议，合同承办部门应及时与合同对方当事人沟通协商，争取通过友好协商解决争议。如协商不成，应根据合同约定的争议解决方式，及时采取相应措施，如申请仲裁或提起诉讼。在争议解决过程中，应及时收集和整理相关证据材料，维护公司的合法权益。

（七）合同归档与保管1.归档要求合同履行完毕后，合同承办部门应在规定时间内将合同及相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、合同审批文件、合同履行过程中的各类文件（如往来函件、补充协议、验收报告、结算凭证等）。合同归档应确保资料齐全、完整、真实，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和存储。2.保管期限根据国家法律法规和公司档案管理制度的规定，确定合同档案的保管期限。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。对于涉及重要业务、重大资产、知识产权等关键信息的合同，应适当延长保管期限。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应按照公司档案管理规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借或泄露合同内容。如需对外提供合同档案复印件或相关信息的，应按照公司保密规定和审批流程进行审批。

四、合同管理的信息化建设随着信息技术的不断发展，公司应积极推进合同管理的信息化建设，建立合同管理信息系统，实现合同管理流程的自动化、规范化和信息化。合同管理信息系统应具备以下功能：1.合同起草与模板管理：提供合同起草模板，方便业务部门快速生成合同初稿，并支持在线编辑、修改和保存。2.合同审批流程自动化：根据预设的审批流程，自动将合同送审稿发送给相关审批人员，实现审批过程的电子化流转，提高审批效率。3.合同审核意见跟踪：记录各审核部门的审核意见，合同承办部门可实时跟踪审核进度，及时处理审核反馈的问题。4.合同签订管理：对合同签订过程进行记录，包括签订时间、地点、双方签字（或盖章）情况等，确保合同签订的规范性和可追溯性。5.合同履行跟踪与提醒：根据合同履行计划，自动提醒相关人员合同履行的时间节点和工作任务，便于及时掌握合同履行情况，发现和解决问题。6.合同档案管理：将合同文本及相关资料电子化存储，实现合同档案的分类检索、查询统计和在线借阅等功能，提高档案管理效率和利用价值。7.数据分析与统计：对合同数据进行分析和统计，生成各类合同报表，为公司决策提供数据支持。

五、合同管理的监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理流程的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防范措施的落实情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改效果。法务部门对合同管理过程中的法律风险进行监控，及时发现和纠正合同管理中的法律问题，为公司提供法律支持和保障。2.考核制度建立合同管理考核制度，将合同管理工作纳入各部门和相关人员的绩效考核体系。考核指标包括合同签订的及时性、合同条款的准确