人事档案管理制度及相关表格

人事档案管理制度及相关表格一、总则1.目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理应遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息的准确性和安全性。

二、人事档案的内容1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证复印件：提供员工身份证正反面清晰复印件。学历证书、学位证书复印件：包括最高学历及相关学位证书。专业技术资格证书复印件：如有专业技术资格，需提供相应证书。职业资格证书复印件：如职业技能等级证书等。2.劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本。劳动合同变更、续签、解除等相关记录。3.薪酬福利记录工资发放明细：记录员工每月工资构成、发放金额等。奖金、津贴、补贴发放记录。社会保险、住房公积金缴纳记录。4.培训与发展记录培训计划与总结：参加公司内部培训、外部培训的计划及总结。培训证书：培训结束后获得的相关证书。学习成绩单：员工参加学历提升等学习的成绩单。5.绩效考核记录季度、年度绩效考核表：反映员工工作业绩、工作能力、工作态度等方面的考核结果。绩效改进计划：针对绩效考核结果制定的改进措施及跟踪记录。6.奖惩记录奖励记录：包括公司内部表彰、荣誉称号、奖励金额等。惩罚记录：如警告、罚款、降职、辞退等处罚决定及相关文件。7.职业发展记录岗位变动记录：员工岗位调动的申请、审批文件及工作交接记录。职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及公司给予的指导意见。8.离职手续办理记录离职申请表：员工提出离职申请的表格。离职审批表：经过各级领导审批的离职手续办理文件。工作交接清单：员工离职时与接手人员的工作交接明细。

三、人事档案的收集与整理1.收集要求各部门应指定专人负责及时收集本部门员工产生的各类人事档案资料，并定期移交至人力资源部。员工个人应按照公司要求及时提交相关档案材料，确保材料的完整性和真实性。2.整理流程人力资源部档案管理人员收到档案材料后，应进行初步审核，检查材料是否齐全、完整、真实。对审核通过的材料进行分类，按照档案内容的类别分别整理，如基本信息类、劳动合同类、薪酬福利类等。为每份材料编号，并建立相应的目录清单，方便查询和管理。将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在封面上注明员工姓名、档案类别、档案编号等信息。

四、人事档案的保管1.保管方式公司设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。人事档案应按照员工类别、档案类别进行分类存放，便于查找和管理。2.保管期限人事档案的保管期限根据档案内容的性质和重要程度确定，一般分为长期保存和短期保存。长期保存的档案包括员工基本信息、劳动合同、薪酬福利记录等重要资料，保管期限为员工离职后[X]年。短期保存的档案包括培训与发展记录、绩效考核记录、奖惩记录等相对时效性较强的资料，保管期限为员工离职后[X]年。3.档案安全管理档案库房应安排专人负责日常管理，定期检查档案保管情况，确保档案无损坏、无丢失。严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案库房进行清洁和维护。定期对档案进行备份，采用电子存储和纸质存储相结合的方式，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。

五、人事档案的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批。人力资源部负责人有权查阅所有员工的人事档案。公司高层管理人员因工作需要查阅人事档案的，可直接查阅，但需在查阅记录上签字确认。2.查阅流程查阅申请人将填写好的《人事档案查阅申请表》提交至人力资源部。人力资源部档案管理人员根据审批意见，为查阅申请人提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅申请人应在规定的时间内完成查阅，并将档案归还至档案管理人员。查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.借阅权限公司外部单位因工作需要借阅人事档案的，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准。公司内部人员因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部负责人和公司分管领导审批后，方可借阅。4.借阅流程借阅申请人将填写好的《人事档案借阅申请表》提交至人力资源部。人力资源部档案管理人员根据审批意见，为借阅申请人办理借阅手续，填写《人事档案借阅登记薄》，注明借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案内容等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整、有无损坏，确认无误后在《人事档案借阅登记薄》上签字注销借阅记录。

六、人事档案的转递1.转递条件员工离职、调岗、退休等情况发生时，人力资源部应及时办理人事档案的转递手续。员工档案需要转至其他单位或机构时，应按照相关规定进行转递。2.转递流程人力资源部档案管理人员根据员工的实际情况，填写《人事档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等信息。将《人事档案转递通知单》及档案材料密封后，通过机要通信或专人送达的方式转递给接收单位。接收单位收到档案后，应在《人事档案转递回执》上签字盖章，并及时反馈给人力资源部。人力资源部档案管理人员将《人事档案转递回执》归档保存，作为档案转递的凭证。

七、人事档案的保密与安全1.保密措施档案管理人员应对人事档案内容严格保密，不得泄露给任何无关人员。在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅人、借阅人遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。涉及人事档案的计算机系统应设置严格的访问权限，防止档案信息被非法获取。2.安全保障加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。对档案管理人员进行安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。

八、人事档案管理的监督与检查1.监督机制公司设立人事档案管理监督小组，由人力资源部负责人担任组长，成员包括各部门负责人代表等。监督小组定期对人事档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。2.检查内容档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节是否符合本制度规定。档案材料的完整性、真实性、准确性。档案管理人员的工作规范和保密情况。3.整改措施对于检查中发现的问题，人力资源部应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。整改完成后，应将整改情况向监督小组汇报，接受监督检查。

九、相关表格1.人事档案查阅申请表|申请人姓名|所在部门|||||查阅日期|联系电话||查阅目的|||查阅内容|||所在部门负责人审批意见|签字：||人力资源部负责人审批意见|签字：|2.人事档案借阅申请表|申请人姓名|所在部门|||||借阅日期|联系电话||借阅单位|||借阅原因|||所在部门负责人审批意见|签字：||人力资源部负责人审批意见|签字：||公司分管领导审批意见|签字：|3.人事档案转递通知单|转递原因||||||员工姓名|档案编号||转递单位|||档案内容清单|||转递人签字|日期：|4.人事档案