合同管理规范管理制度

合同管理规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。

（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动应符合国家法律法规和政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、流程和重大合同文本。对重大合同签订、变更、终止等事项进行决策。协调解决合同管理过程中的重大问题。

（二）合同管理部门1.公司设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部等），负责合同管理的日常工作。2.职责：制定和完善合同管理制度、流程和示范文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。对合同进行编号、归档、保管，建立合同台账。监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题。处理合同纠纷，维护公司合法权益。

（三）合同承办部门1.各部门为合同承办部门，负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等工作。2.职责：负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作。按照合同管理流程，负责合同的起草、送审、签订等具体工作。组织实施合同约定的各项义务，及时解决合同履行中的问题。向合同管理部门报送合同履行情况等相关资料。

三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项：合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、标的、金额、履行期限等信息，报部门负责人审核。2.合同起草：合同承办部门负责合同文本的起草工作。合同文本应使用公司统一的示范文本，如无示范文本，应根据合同内容和相关法律法规的要求进行起草。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。3.合同审核：合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行全面审核，提出审核意见。审核意见应明确指出合同文本存在的问题，并提出修改建议。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同审批：经审核修改后的合同文本，由合同承办部门报公司领导审批。审批流程按照公司内部的审批权限进行，一般合同由部门负责人审批，重大合同需经合同管理委员会审议通过后，由公司总经理审批。5.合同签订：合同经审批通过后，由合同承办部门与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。合同签订时，应确保合同双方当事人的签字（或盖章）真实、有效，合同条款与审批通过的文本一致。

（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：在签订合同前，应对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方当事人具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.合同条款审查：合同条款应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清或产生歧义的条款。合同条款应包括但不限于合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。3.合同签订形式审查：合同签订应采用书面形式，合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，公司合同管理部门留存一份。合同签订时，应确保合同双方当事人的签字（或盖章）真实、有效，合同条款与审批通过的文本一致。4.合同签订时间审查：合同签订时间应明确、具体，避免出现签订时间模糊不清或产生歧义的情况。合同签订时间应与合同生效时间一致，如合同另有约定生效时间的，应按照约定执行。

四、合同履行管理（一）合同履行原则1.全面履行原则：合同双方当事人应按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行义务的主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等。2.诚实信用原则：合同双方当事人应诚实守信，履行通知、协助、保密等义务，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

（二）合同履行跟踪与监督1.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同标的的交付、款项的收付、质量验收等情况。2.合同管理部门应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行中的问题。对合同履行中出现的重大问题，应及时向公司领导报告，并采取相应的措施加以解决。3.合同双方当事人在履行合同过程中，如需要变更合同内容的，应按照合同签订流程进行审批，并签订书面的变更协议。变更协议应作为原合同的附件，与原合同具有同等法律效力。

（三）合同款项收付管理1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行，合同承办部门应及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，财务部门应根据合同约定和相关审批手续办理款项收付业务。2.财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付情况，包括收款日期、收款金额、付款日期、付款金额、收款方式、付款方式等信息。3.合同款项收付过程中，如出现逾期付款或逾期收款等情况，合同承办部门应及时与对方当事人沟通协商，采取相应的措施加以解决。如协商不成，应及时向公司领导报告，并通过法律途径维护公司合法权益。

五、合同变更、转让与终止管理（一）合同变更1.合同双方当事人协商一致，可以变更合同内容。合同变更应签订书面协议，并按照合同签订流程进行审批。2.合同变更协议作为原合同的附件，与原合同具有同等法律效力。合同变更后，双方当事人应按照变更后的合同履行各自的义务。

（二）合同转让1.合同一方当事人经对方当事人同意，可以将合同权利和义务一并转让给第三人。合同转让应签订书面协议，并按照合同签订流程进行审批。2.合同转让协议作为原合同的附件，与原合同具有同等法律效力。合同转让后，受让方应按照合同约定履行相应的义务。

（三）合同终止1.合同期满或双方当事人约定的终止条件成就时，合同终止。合同终止后，双方当事人应按照合同约定履行各自的后合同义务，如清理、结算、保密等义务。2.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同一方当事人可以解除合同。合同解除应签订书面协议，并按照合同签订流程进行审批。合同解除后，双方当事人应按照合同约定履行各自的后合同义务。

六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应对合同风险进行评估，并采取相应的风险防范措施。2.合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪检查，及时发现和解决合同履行中的问题，预防合同纠纷的发生。

（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷产生的原因，提出解决方案，并报公司领导审批。2.公司领导根据合同承办部门提出的解决方案，组织相关部门进行研究讨论，确定最终的纠纷处理方案。3.合同承办部门应按照公司领导确定的纠纷处理方案，与对方当事人进行协商解决。协商解决不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。4.合同纠纷处理过程中，合同管理部门应提供必要的法律支持和协助，维护公司合法权益。

七、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各种文件、资料，如合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等，应及时收集整理，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。

（二）合同档案的整理与归档1.合同管理部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，并编制合同档案目录。2.合同档案应按照档案管理的要求进行装订、归档，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案，便于查询和管理。

（三）合同档案的保管与查阅1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和完整。合同档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。查阅合同档案时，应有公司人员陪同，不得擅自摘抄、复制合同档案内容。

八、合同管理考核与奖惩（一）考核内容1.合同管理制度的执行情况，包括合同签订、履行、变更、终止等环节的管理情况。2.合同管理工作的质量和效率，如合同文本的起草质量、审核意见的采纳情况、合同纠纷的处理结果等。3.合同管理工作对公司经济效益和社会效益的影响，如合同的履行情况对公司业务发展的促进作用、合同纠纷的处理对公司声誉的影响等。

（二）奖惩措施1.对合同管理工作成绩突出的部门和个人，公司将给予