学校采购流程管理制度-2

学校采购流程管理制度_2一、总则1.目的本制度旨在规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，确保学校各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。3.采购原则（1）合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。（2）公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。（3）效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现性价比最优。（4）诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。

二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议学校采购政策、年度采购计划、重大采购项目及采购过程中的重大事项决策。2.采购执行部门学校设立采购管理部门（如采购中心或总务处相关科室），具体负责采购项目的组织实施。其主要职责包括：（1）贯彻执行国家和学校有关采购的法律法规和制度。（2）编制年度采购计划，经批准后组织实施。（3）制定采购工作流程和操作规范。（4）组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。（5）负责供应商的资格审查、选择和管理。（6）签订采购合同，并监督合同的执行。（7）整理、归档采购文件和资料。3.需求部门各使用部门为采购需求提出部门，负责根据本部门工作需要，提出采购项目的详细需求，包括技术规格、数量、质量要求、服务要求等，并对需求的合理性和准确性负责。在采购过程中，配合采购执行部门完成相关工作，如参与评标、验收等。4.财务部门负责审核采购项目的预算安排、资金支付等财务事项，监督采购资金的使用情况，确保资金使用合规、安全、有效。

三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门事业发展规划和年度工作计划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算应详细、准确，不得随意估算或虚报。采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校整体财务状况和资金安排，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门纳入学校年度预算。2.预算执行采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理审批手续。采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保预算执行的严肃性。

四、采购方式及适用范围1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程或服务数额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：（1）货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。（2）工程类：单项合同估算价在200万元以上。（3）服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。

五、采购流程1.采购申请与审批（1）需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、预算金额、用途等内容，并加盖部门公章。（2）《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报分管校领导审批。分管校领导根据学校采购政策和实际情况进行审批，签署意见。（3）对于重大采购项目（如金额较大、涉及重要设备或服务等），需经学校采购领导小组审议通过后，方可进入采购程序。2.采购项目策划与准备（1）采购管理部门根据批准的采购申请，成立采购项目小组，负责采购项目的具体实施。采购项目小组应包括采购人员、技术专家、使用部门代表等。（2）采购项目小组对采购项目进行详细策划，制定采购工作方案，明确采购方式、采购时间安排、采购文件编制要求等内容。（3）采购项目小组负责编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务要求、价格条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。3.发布采购信息（1）根据采购方式的不同，采购管理部门按照相关规定发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于20日。邀请招标项目应向不少于3家符合相应资格条件的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判、询价等项目应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请。（2）采购信息应包括采购项目的基本情况、采购要求、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标或报价截止时间、开标或谈判时间及地点等内容。4.供应商资格审查与选择（1）采购管理部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（已办理"三证合一"的提供营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等方面。（2）通过资格审查的供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或报价文件，并在规定时间内提交。（3）采购项目小组按照评标标准或谈判规则对供应商的投标文件或报价文件进行评审，综合比较各供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，推荐中标候选人或成交供应商。（4）采购管理部门根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。5.采购合同签订（1）采购管理部门与中标供应商或成交供应商就采购合同条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。（2）采购合同签订后，应报学校财务部门备案。财务部门负责审核合同中的资金支付条款，确保资金支付合规、安全。6.采购项目实施与监督（1）采购合同签订后，采购管理部门负责督促供应商按照合同约定履行义务，及时组织采购项目的实施。需求部门应积极配合采购管理部门，做好采购项目的验收准备工作。（2）在采购项目实施过程中，采购管理部门应对采购项目的进度、质量等进行监督检查，及时发现和解决问题。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。（3）学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。7.采购项目验收（1）采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收小组应由需求部门、采购管理部门、技术专家等组成，必要时可邀请相关专业机构或第三方检测机构参与验收。（2）验收小组按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数、服务等进行全面验收，填写《采购项目验收报告》。验收合格的，验收小组成员应签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止。（3）采购管理部门负责将验收情况及时反馈给财务部门，财务部门根据验收报告和合同约定办理资金支付手续。8.采购文件归档采购项目结束后，采购管理部门应及时整理、归档采购文件和资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件或报价文件、评标报告、中标通知书或成交通知书、采购合同、验收报告等。采购文件和资料应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购管理部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险（如供应商违约、价格波动等）、质量风险（如采购货物不符合质量要求等）、法律风险（如采购活动违反法律法规等）、廉政风险（如采购人员受贿等）等。2.风险应对措施针对识别和评估出的风险，制定相应的风险应对措施。（1）市场风险：建立供应商评估和选择机制，选择信誉良好、实力较强的供应商；签订合同前进行充分的市场调研，合理确定采购价格；在合同中约定价格调整条款和违约责任，降低价格波动风险。（2）质量风险：在采购文件中明确质量标准和验收要求；加强采购过程中的质量监督和检验；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，确保采购货物符合质量要求。（3）法律风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；采购活动严格遵守国家法律法规和学校采购制度；在签订合同前，对合同条款进行合法性审查，确保合同合法有效。（4）廉政风险：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制；实行采购回避制度，避免采购人员与供应商存在利益关系；对采购活动进行全过程监督，防止出现受贿等违法违纪行为。

七、监督与考核1.内部监督学校审计部门负责对采购项目进行定期审计和专项审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。学校纪检监察部门负责对采购活动中的违纪违规行为进行查处，严肃追究相关人员的责任。2.外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。3.考核评价建立采购工作考核评价机制，对采购管理部门和采购人员的工作进行考核评价。考核内容包