公司合同管理实施细则

公司合同管理实施细则一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议（以下统称合同）。3.基本原则合同管理遵循依法合规、诚实守信、防范风险、注重效益的原则。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议合同管理制度、重大合同方案等。协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。职责：制定和完善合同管理制度、流程和示范文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理。建立合同台账，进行合同统计、分析和归档。监督检查合同执行情况，处理合同纠纷。3.合同承办部门负责具体业务合同的承办工作。职责：提出合同立项申请，开展尽职调查。组织合同的起草、谈判、签订等工作。履行合同约定的义务，及时处理合同履行中的问题。配合合同管理部门做好合同管理相关工作。

三、合同立项与审批1.合同立项合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、金额、对方当事人等信息，并提交相关背景资料。合同立项申请表经部门负责人审核签字后，报合同管理部门。2.立项审批合同管理部门对合同立项申请表及相关资料进行初审，重点审查项目的必要性、可行性、合规性等。初审通过后，提交合同管理委员会进行审批。对于重大合同，需经公司董事会或股东会审议通过。

四、合同起草与审核1.合同起草合同承办部门负责合同文本的起草工作。起草合同应使用公司统一的示范文本，如无示范文本，应参照相关法律法规和行业惯例，确保合同条款完整、准确、清晰。合同内容应包括当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同审核合同承办部门将起草好的合同文本连同相关资料提交合同管理部门进行审核。合同管理部门从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、严密性、可行性，以及与公司利益的一致性。合同管理部门审核后，出具审核意见，反馈给合同承办部门。合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。对于重大合同，合同管理部门应组织法务人员、财务人员、业务专家等进行会审，并出具会审意见。

五、合同签订1.签约主体资格审查合同承办部门负责对合同对方当事人的主体资格、资质、信用状况等进行审查。审查内容包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书等。对于涉及重大项目或风险较高的合同，应要求对方提供近期的财务报表、审计报告等资料，评估其财务状况和履约能力。2.合同签署合同文本经审核通过后，由法定代表人或其授权代表签署。授权代表签署合同的，应持有法定代表人签署的授权委托书。合同签署前，应加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行。合同一式多份，分别由合同双方当事人及公司相关部门留存。

六、合同履行与监控1.合同履行合同承办部门负责组织实施合同的履行工作，确保按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等全面履行合同义务。在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。2.合同监控合同管理部门负责对合同履行情况进行监控，定期检查合同执行进度，及时发现和解决合同履行中的问题。合同承办部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，包括合同执行进度、存在的问题及解决方案等。对于重大合同，合同管理部门应建立专门的监控台账，实时跟踪合同履行情况，并向公司领导汇报。

七、合同变更与解除1.合同变更合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。合同变更申请表经部门负责人审核签字后，报合同管理部门。合同管理部门审核后，提交合同管理委员会审批。合同变更经审批通过后，双方应签订书面的合同变更协议，并按照合同签订的程序进行签署和盖章。2.合同解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应填写《合同解除申请表》，说明解除合同的原因及依据，并提交相关证明材料。合同解除申请表经部门负责人审核签字后，报合同管理部门。合同管理部门审核后，提交合同管理委员会审批。合同解除经审批通过后，双方应签订书面的合同解除协议，并按照合同签订的程序进行签署和盖章。

八、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办部门在合同履行过程中，应加强与对方当事人的沟通协调，及时解决合同履行中的问题，预防合同纠纷的发生。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，发现潜在的合同纠纷风险，及时提出防范措施和建议。2.纠纷处理如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出解决方案，并向合同管理部门报告。合同管理部门应组织法务人员、业务专家等对合同纠纷进行评估，制定纠纷处理策略。根据纠纷处理策略，合同承办部门可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决合同纠纷。在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规和公司规定办理相关手续。

九、合同档案管理1.合同归档合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，交合同管理部门统一保管。合同归档资料应包括合同立项申请表、合同文本、审核意见、会审意见、签约主体资格审查资料、授权委托书、合同变更协议、合同解除协议、纠纷处理记录等。2.档案保管合同管理部门应建立合同档案管理制度，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。

十、合同管理信息化1.建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和标准化。合同管理信息系统应涵盖合同立项、审批、起草、审核、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、档案管理等各个环节，为合同管理提供便捷、高效的支持。2.信息录入与维护合同承办部门和合同管理部门应按照合同管理信息系统的要求，及时、准确地录入合同相关信息，并确保信息的完整性和一致性。合同管理信息系统应定期进行数据备份，防止数据丢失。

十一、监督与考核1.监督检查合同管理部门负责对公司合同管理情况进行定期监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对合同承办部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量、合同履行情况、合同纠纷处理