关于办公用品统一采购的方案

关于办公用品统一采购的方案一、方案背景随着公司业务的不断拓展，各部门对办公用品的需求日益增加。目前，办公用品采购存在分散、标准不统一、成本较高等问题，为了提高采购效率、降低采购成本、规范办公用品管理，特制定本办公用品统一采购方案。

二、采购目标1.降低办公用品采购成本，节约公司经费。2.提高采购效率，确保办公用品及时供应。3.规范办公用品采购流程，加强内部控制。4.统一办公用品标准，提高使用便利性和管理水平。

三、适用范围本方案适用于公司总部及各分支机构的办公用品采购。

四、采购原则1.集中采购原则：由公司统一组织办公用品采购，减少分散采购带来的成本增加和管理不便。2.性价比优先原则：在保证办公用品质量的前提下，优先选择性价比高的产品。3.合规性原则：采购过程严格遵守国家法律法规和公司相关规定。4.服务至上原则：确保供应商提供优质的产品和售后服务。

五、采购组织与职责1.采购决策小组组成：由公司高层领导、财务部门负责人、行政部门负责人等组成。职责：负责审批办公用品采购预算、采购计划、采购合同等重大事项。2.采购执行部门组成：行政部门下设的采购小组。职责：具体负责办公用品的采购工作，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、订单跟踪、验收付款等。3.使用部门职责：负责提出办公用品需求计划，配合采购部门进行验收，反馈使用过程中的问题和建议。

六、采购流程1.需求计划提报各部门每月[具体日期]前，根据本部门办公用品使用情况，填写《办公用品需求计划表》（见附件1），详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人审核签字后报行政部门采购小组。行政部门采购小组汇总各部门需求计划，结合库存情况，编制《办公用品采购计划表》（见附件2）。2.市场调研与供应商选择采购小组根据《办公用品采购计划表》，对市场上办公用品供应商进行调研，了解产品质量、价格、服务等方面的情况，建立供应商档案（见附件3）。根据调研结果，采购小组从供应商档案中筛选出若干家符合要求的供应商，邀请其参与报价。采购小组组织供应商进行报价，根据报价情况和综合评价，选择23家供应商作为候选供应商。3.采购谈判与合同签订采购小组与候选供应商进行采购谈判，就产品价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同（见附件4）。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量保证、售后服务等内容。4.订单下达与跟踪采购小组根据采购合同，向供应商下达采购订单（见附件5），明确订单编号、产品名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。采购小组定期跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保办公用品按时、按质、按量供应。5.验收与付款办公用品到货后，采购小组通知使用部门和质量检验人员共同进行验收。验收合格后，填写《办公用品验收单》（见附件6），并办理入库手续。财务部门根据采购合同、采购订单、验收单等凭证，审核无误后办理付款手续。

七、采购预算管理1.行政部门采购小组根据各部门需求计划和历史采购数据，结合公司业务发展情况，编制年度办公用品采购预算，报采购决策小组审批。2.年度办公用品采购预算应明确各项办公用品的采购金额上限，并分解到各季度和月份，确保采购支出控制在预算范围内。3.采购小组在执行采购任务过程中，应严格按照预算进行采购，如遇特殊情况需要调整预算，应及时报采购决策小组审批。

八、库存管理1.行政部门设立办公用品仓库，负责办公用品的存储和保管。2.仓库管理人员应建立办公用品库存台账（见附件7），详细记录办公用品的出入库情况，包括日期、名称、规格、型号、数量、领用部门等信息。3.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，并报行政部门负责人处理。4.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。同时，应做好防潮、防火、防盗等工作，确保办公用品的安全。5.根据办公用品的使用频率和库存情况，制定合理的库存补货计划，确保办公用品不断档。

九、供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.与供应商签订质量保证协议，明确供应商对产品质量应承担的责任，要求供应商提供质量合格的产品。3.加强与供应商的沟通与合作，及时反馈使用部门的意见和建议，促进供应商不断改进产品和服务。4.定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应及时终止合作，并寻找新的供应商替代。

十、监督与审计1.公司内部审计部门定期对办公用品采购、库存管理等情况进行审计，检查采购流程是否合规、采购成本是否合理、库存管理是否规范等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保办公用品管理工作规范有序。3.行政部门应积极配合审计部门的工作，提供相关资料和信息，接受审计监督。

十一、信息化管理1.建立办公用品管理信息系统，实现办公用品需求计划提报、采购流程审批、订单跟踪、库存管理、供应商管理等功能的信息化操作。2.各部门通过信息系统提报办公用品需求计划，采购小组在系统中进行采购流程操作，财务部门在系统中进行付款审批，仓库管理人员在系统中进行库存管理，实现信息共享和协同工作。3.利用信息化管理手段，对办公用品采购数据进行统计分析，为采购决策提供数据支持。

十二、培训与宣传1.行政部门组织开展办公用品使用培训，提高员工对办公用品使用规范和节约意识的认识，减少浪费现象。2.通过公司内部刊物、宣传栏、邮件等方式，宣传办公用品统一采购的意义和好处，营造良好的管理氛围。3.鼓励员工提出关于办公用品管理的合理化建议，对于采纳的建议给予一定的奖励，提高员工参与管理的积极性。

十三、应急预案1.制定办公用品采购应急预案，应对因供应商突发问题、自然灾害等原因导致的办公用品供应中断情况。2.应急预案应明确应急处理流程、责任分工、应急采购渠道等内容，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保障公司正常办公。3.定期对应急预案进行演练，检验其可行性和有效性，及时进行修订和完善。

十四、附件1.附件1：办公用品需求计划表2.附件2：办公用品采购计划表