会议室管理规章制度

会议室管理规章制度一、总则1.目的为加强公司会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本规章制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效使用、定期维护"的原则，确保会议室资源得到充分利用，为公司各项工作提供有力支持。

二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的统筹管理，包括会议室的日常安排、使用登记、设备维护等工作。制定会议室的使用规则和流程，确保会议室的使用符合公司规定。定期对会议室进行检查和维护，保证会议室环境整洁、设备正常运行。根据各部门的需求，合理安排会议室的使用，提高会议室的利用率。2.使用部门职责提前预约会议室，明确使用时间、会议主题、参会人数等信息。遵守会议室的使用规则，爱护会议室设施设备，保持会议室的整洁卫生。使用完毕后，及时清理会议室，关闭设备电源，归还借用的物品。如发现会议室设施设备损坏或出现故障，应及时通知行政部门进行维修。

三、会议室预约与安排1.预约方式各部门如需使用会议室，应提前[X]个工作日通过公司内部办公系统或指定的会议室预约平台进行预约。预约信息应详细填写，包括使用时间、会议主题、参会人数、联系人及联系电话等。2.预约审核行政部门收到预约申请后，应在[X]个工作小时内进行审核。审核内容包括预约信息的完整性、合理性以及会议室的使用冲突情况等。如预约信息不符合要求或存在冲突，行政部门应及时与预约部门沟通，要求其修改或调整预约。3.优先安排原则重要会议、紧急会议优先安排。按照预约时间先后顺序进行安排，先到先得。如有多个部门同时预约同一时间段的会议室，根据会议的重要性、参会人数等因素进行综合评估，优先满足需求较大的部门。4.临时使用因特殊情况需要临时使用会议室的，应尽量提前[X]个工作小时向行政部门提出申请。行政部门根据会议室的使用情况进行协调安排，如无法安排则向申请部门说明原因。

四、会议室使用规定1.使用时间会议室的使用时间应严格按照预约时间执行，如需延长使用时间，应提前[X]个工作小时向行政部门提出申请，经同意后方可延长。原则上会议室连续使用时间不得超过[X]小时，如需长时间使用，应分时段预约。2.使用人数会议室的使用人数应与预约人数相符，不得超员使用。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前通知行政部门，经同意后方可安排。3.会议主题与内容使用会议室应围绕公司业务开展，不得进行与公司业务无关的活动。严禁在会议室进行非法、违规或有损公司形象的行为。4.设备使用使用会议室时应正确使用室内的设备设施，如投影仪、音响、电脑等。如需使用特殊设备或技术支持，应提前通知行政部门进行准备。使用完毕后，应按照操作规程关闭设备电源，整理好设备连接线等。5.环境卫生保持会议室的整洁卫生，严禁在会议室吸烟、乱扔垃圾。使用完毕后，参会人员应将座椅摆放整齐，清理桌面杂物，带走个人物品。

五、会议室设备管理1.设备配备行政部门应根据会议室的规模和功能需求，配备相应的设备设施，如投影仪、音响、麦克风、电脑、桌椅等。定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.设备维护建立会议室设备维护档案，记录设备的购买时间、维修记录、保养情况等信息。行政部门负责定期对会议室设备进行保养和维修，及时处理设备故障。如设备出现故障，使用部门应及时通知行政部门，行政部门应在[X]个工作小时内安排维修人员进行维修。3.设备借用因工作需要借用会议室设备的，应提前向行政部门提出申请，经同意后方可借用。借用人员应妥善保管借用的设备，不得转借他人，如有损坏应照价赔偿。使用完毕后，应及时归还借用的设备，并经行政部门验收确认。

六、会议室安全管理1.消防安全会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其完好有效。严禁在会议室堆放易燃、易爆物品，保持疏散通道畅通。定期组织会议室的消防安全检查，消除火灾隐患。2.用电安全严格遵守用电安全规定，不得私自拉接电线、违规使用电器设备。使用大功率电器设备时，应提前向行政部门申请，经同意后方可使用。离开会议室时，应关闭所有电器设备电源，防止发生电气火灾。3.人员安全保持会议室地面干燥、整洁，防止人员滑倒摔伤。会议室使用期间，应安排专人负责安全管理，确保参会人员的人身安全。

七、会议室清洁与维护1.日常清洁行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天对会议室进行清扫，保持会议室环境整洁。清洁内容包括地面、桌面、座椅、门窗等的清洁，以及垃圾清理等。2.定期维护定期对会议室的设施设备进行维护保养，如桌椅的检查与维修、墙面地面的清洁与保养、设备的调试与校准等。每[X]个月对会议室进行一次全面检查，及时发现并解决问题。3.特殊清洁会议结束后，如会议室有明显污渍或损坏，应及时进行清洁和修复。根据会议的性质和规模，如需对会议室进行特殊布置或装饰，使用部门应在使用完毕后及时清理恢复原状。

八、违规处理1.违规行为未按规定预约会议室或未经同意擅自使用会议室。超员使用会议室或擅自改变会议室用途。损坏会议室设施设备或未按规定归还借用物品。在会议室吸烟、乱扔垃圾或进行其他不文明行为。违反会议室安全管理规定，造成安全事故。2.处理措施对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求其立即改正。对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处理措施，并在公司内部进行通报批评。如因违规行为给公司造成经济损失的，违