上海大众4S店行政管理制度

上海大众4S店行政管理制度一、总则1.目的为加强上海大众4S店行政管理，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于上海大众4S店内全体员工。3.管理原则遵循高效、规范、严谨、协作的原则，以提升4S店整体运营水平为目标，确保各项行政工作符合公司战略和客户需求。

二、组织架构与职责1.组织架构上海大众4S店行政部门设经理一名，下辖行政专员、前台接待、档案管理专员、后勤保障专员等岗位。2.职责分工行政经理负责行政部门的全面管理工作，制定工作计划与目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通与协作顺畅。负责重要文件的审核与签发，监督各项行政管理制度的执行情况。参与公司重大决策，提供行政支持与建议。行政专员协助经理处理日常行政事务，如文件起草、会议组织、办公用品采购等。负责公司办公区域的环境卫生管理与监督。协助处理客户投诉与反馈，跟进问题解决进度。负责公司证照的办理、年检及相关资质维护。前台接待负责来访客户的接待、引导与登记工作，及时通知相关人员进行接待。接听公司电话，准确记录并传达信息，转接电话。负责前台区域的环境卫生与秩序维护。负责收发公司邮件、快递等，并进行登记与分发。档案管理专员负责公司各类文件、资料、档案的收集、整理、归档与保管工作。建立档案索引与电子档案系统，便于查询与使用。严格执行档案借阅制度，确保档案安全与完整。定期对档案进行清查与盘点，及时发现并处理档案管理中的问题。后勤保障专员负责公司办公设备、设施的采购、维护与管理工作，确保正常运行。制定办公用品采购计划，定期进行盘点与补充。负责公司车辆的调度、使用管理与维护保养安排。做好公司食堂、宿舍等后勤保障工作，提高员工满意度。

三、办公环境管理1.办公区域规划合理划分办公区域，明确各部门与岗位的办公位置，确保工作流程顺畅。办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合安全与卫生标准。2.环境卫生维护每日上班前与下班后，各部门员工负责清理本区域的卫生，包括桌面、地面、文件柜等。行政专员定期组织对公共区域进行大扫除，包括会议室、走廊、楼梯等。严禁在办公区域内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。3.办公秩序管理员工应遵守办公时间，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需请假，应按照请假制度办理手续。保持办公区域安静，不得大声喧哗、争吵或播放高分贝音乐。办公设备应摆放整齐，不得随意挪动或占用公共通道。妥善保管个人财物，如有遗失或损坏，责任自负。

四、文件与档案管理1.文件管理文件分类：将文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等类别。文件起草与审核：行政文件由行政专员起草，经行政经理审核签发；业务文件由相关业务部门起草，经部门负责人审核后交行政部门编号存档；其他文件按相关规定执行。文件编号：文件应进行统一编号，编号规则为[年份][部门代码][文件序号]，如2023AD001。文件发放：文件起草后，应及时发放给相关部门与人员，并做好签收记录。文件传阅：重要文件需传阅时，应按照规定的传阅范围与顺序进行传递，传阅人应在文件传阅单上签字确认。文件存档：文件办理完毕后，应及时交档案管理专员进行存档，确保文件的完整性与准确性。2.档案管理档案收集：各部门应定期将工作中形成的具有保存价值的文件、资料、报表等移交档案管理专员。档案整理：档案管理专员按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，包括分类、编号、编目等。档案保管：档案应存放在专门的档案柜中，按照类别与时间顺序排列，确保档案安全。档案借阅：因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经部门负责人与行政经理批准后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。档案销毁：对已失去保存价值的档案，由档案管理专员提出销毁申请，经行政经理审核、总经理批准后，按照规定的程序进行销毁，并做好记录。

五、办公用品管理1.采购计划后勤保障专员每月末根据各部门办公用品使用情况，制定下月办公用品采购计划，报行政经理审核后执行。2.采购流程根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价。确定供应商后，签订采购合同，并按照合同约定进行采购。办公用品到货后，后勤保障专员应及时组织验收，核对数量、规格、质量等，确保符合要求。3.发放与使用办公用品由后勤保障专员统一发放，各部门指定专人负责领取。领取人应在办公用品发放登记表上签字确认。员工应节约使用办公用品，严禁浪费。如有损坏或丢失，应说明原因并照价赔偿。4.盘点与清查后勤保障专员每季度对办公用品进行一次盘点，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。

六、会议管理1.会议分类会议分为公司例会、部门会议、专题会议等。2.会议组织公司例会由行政经理组织，每周[X]举行，参加人员为店内全体员工。部门会议由各部门负责人组织，根据工作需要定期召开，参加人员为本部门员工。专题会议由相关部门或人员根据特定工作事项发起，经行政经理批准后召开。3.会议通知会议组织部门应提前[X]天发布会议通知，明确会议时间、地点、主题、参会人员等信息。4.会议记录指定专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。会议记录应在会后及时整理，并交行政部门存档。5.会议决议执行会议决议形成后，相关部门与人员应按照决议要求及时执行，并将执行情况反馈给会议组织部门。行政部门负责对会议决议执行情况进行跟踪与监督。

七、车辆管理1.车辆调度后勤保障专员负责公司车辆的调度安排，根据工作需要合理调配车辆。员工因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人批准后交后勤保障专员安排。2.车辆使用规定驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆返回公司，并做好车辆清洁与保养工作。严禁公车私用，如有违反，将严肃处理。3.车辆维护保养后勤保障专员应按照车辆保养手册的要求，定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。车辆维修时，应选择正规的维修厂家，并做好维修记录。4.车辆费用管理车辆的燃油费、过路费、停车费等费用由后勤保障专员统一核算与报销。驾驶员应妥善保管相关票据，定期交后勤保障专员审核。

八、食堂与宿舍管理1.食堂管理后勤保障专员负责食堂的日常管理工作，包括食材采购、饭菜制作、环境卫生等。制定食堂菜谱，保证饭菜质量与营养搭配，满足员工口味需求。加强食堂成本控制，合理采购食材，降低费用支出。定期收集员工对食堂工作的意见与建议，不断改进食堂服务。2.宿舍管理为员工提供必要的宿舍条件，确保宿舍设施齐全、安全卫生。制定宿舍管理制度，规范员工住宿行为，保持宿舍整洁有序。加强宿舍安全管理，严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为。定期对宿舍进行检查与维护，及时解决员工住宿中遇到的问题。

九、考勤与请假制度1.考勤管理行政专员负责员工考勤记录，员工应每日按时签到、签退。迟到或早退[X]分钟以内的，视为迟到或早退一次；超过[X]分钟的，按旷工半天计算；旷工半天以上的，按旷工一天计算。每月末行政专员对员工考勤情况进行统计汇总，报行政经理审核后作为工资核算依据。2.请假制度员工请假应提前填写请假申请表，注明请假原因、天数等信息。请假[X]天以内的，由部门负责人批准；请假[X]天以上的，经部门负责人审核后报行政经理批准。病假需提供医院证明，事假应提前安排好工作交接。请假期间，员工应保持通讯畅通，如遇紧急情况需回公司处理，应及时告知部门负责人。

十、费用报销管理1.报销原则费用报销应遵循真实、合法、合理、及时的原则。报销费用必须取得合法有效的票据，票据内容应与实际业务相符。2.报销流程员工填写费用报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。将报销单及相关票据提交部门负责人审核，部门负责人应审核费用的真实性与合理性。审核通过后，报行政经理审批。行政经理对报销金额较大或重要事项进行重点审核。审批通过后，交财务部门进行报销。财务部门对报销票据的合法性、规范性进行审核，无误后予以报销。3.报销时间规定员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未报的，原则上不予报销。特殊情况需说明原因并经批准。

十一、保密制度1.保密范围公司的商业秘密，包括客户信息、销售数据、技术资料、财务信息等。公司尚未公开的重大决策、经营计划、营销策略等。员工在工作中知悉的其他需要保密的信息。2.保密措施与员工签订保密协议，明确保密责任与义务。对涉及保密信息的文件、资料、计算机存储设备等进行严格管理，限制访问权限。在办公区域内，严禁谈论敏感信息，如需交流，应选择合适的场所与方式。员工离职时，应归还所有涉及公司保密信息的资料与物品，并办理保密交接手续。3.监督与处罚行政部门负责对保密制度的执行情况进行监督检查。如发现员