公司办公室管理制度

公司办公室管理制度

目录

公司公文解决措施

第一章公司文献收发规定

第二章公司收文解决措施

第三章公司发文解决措施

公司传真、信函管理

第一章传真机管理措施及收发程序

第二章公司传真格式和使用措施

第三章公司信函格式和管理措施

印信管理

第一章印章时刻制、保管、启用、停用

第二章用卬管理措施

办公文档管理措施

公司车辆管理

第一章车辆管理措施

第二章司机目日勺管理措施

第三章专职司机岗位应聘条件

第四章司机卤位职责

第五章车辆核算措施

第六章公司车辆原则核算价格

公司接待工作管理

第一章公司客户接待管理措施

第二章公司工作用餐措施

第三章公司招待费用报销原则U勺规定

第四章外事接待工作（待定）

公司通讯管理

第一章办公电话管理措施

第二章公司干部通讯工具报销措施（股筹办发字004号）

公司劳保用品管理

第一章公司劳保用品发放日勺规定

第二章公司员工工作服和劳动保护用品发放的规定（待定）

公司公文解决措施

第一章公司文献收发规定

第一条为了使公司文献收发管理制度化和程序化，增进文献解决效率和运用

率，特拟定本规定。

第二条公司文献由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公

司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总

经理签发。各部门文献由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核,

部门签发或送总经理/主管副总经理签发。

第三条公司文献未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。

第四条文献签发后，公司文献或各部门拟稿文献软盘送公司办公室统一安排

制发和分别用印。

第五条文献和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。

第六条凡属密级文献，核稿人应注明“秘级”字样，并拟定报送范畴，拟稿

人也应注意保密。秘密文献按保密规定，有专人印制、报送。

第七条文献统一由公司办公室负责发送，送件人应将文献内容、报送日期、

部门、收件人等事项登记清晰，并向文献签发人报告报送成果。秘密

文献由专人负责报送。

第八条公司的I外来文献由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写

收文批阅单（见附件二）。由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理

阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟

踪贯彻、反馈。传阅文献由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导

批示的I文献，及时传达和贯彻。

第九条公司文献一律采用A4型纸张。

第二章公司收文解决措施

第十条收文、分文：

来自横向和纵向各类文献，涉及由公司指派员工外出开会带回的文献一律

由办公室负责签收与整顿登记，并分别按文献内容传送。有关的会议文献

整顿登记后存档，以备查阅。

第十一条传送、阅批：

将文献按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接

交各部门阅办，以防文献丢失。

第十二条催办：

将领导阅批示日勺文献，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催

办与反馈领导和有关部门。

第十三条立卷、归档：

将有必要日勺文献进行整顿负责按文档管理措施归档。

第三章公司发文解决措施

第十四条拟稿、审核：

由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文献，将原稿交部门负

责人审核签字并同步填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和

编号。

第十五条签发（公司领导）：

公司办公室将文献审核完毕，送请公司领导签发。

第十六条打印和制发：

将签发后文献进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。

第十七条催办、立卷、归档：

根据文献管理规定进行催办、登记、立卷、归档。

第十八条销毁:

文献的销毁按文档管理进行销毁。

第十九条本规定的解释权在公司办公室。

附件一：台州贵友贸易有限公司发文申请单

附件二：台州贵友贸易有限公司收文批阅单

附件一:

台州贵友贸易有限公司发文申请单

文

件

名

称

附

件

主

送

单

位

抄

送

单

位

部责

门人拟

和意稿

负见人

审

领

核导

签

人发

发文编号年月日印

发

密别打字校对份数

备注

公司办公室制

附件二:

台州贵友贸易有限公司收文批阅单

来文收文份收文

单位编号数时间

文献

标题

拟办

意见

领导

批办

意见

领导

批示

解决

成果

公司办公室制

公司传真、信函管理

第一章传真机管理措施及其收发程序

第一条公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传

真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处在自动接受

状态，使其以最佳的状态工作。

第二条在每年年初做出传真费用的预算，费用涉及：传真机一年的传真/电话

费、维护维修费、传真用纸口勺费用等。在每年年终做费用决算。

第三条以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能

部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上。公司办公

室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长

签字方可办理，公司办公室不留传真稿。

第四条凡属收到传真，办公室设法尽快告知收件单位或收件人，并酌情留复

印件保存待查。一般业务类的传真，公司办公室传递给有关部门或人

员，不再保存。

第五条传真的收、发程序

收、发传真都要由经办人进行认真日勺登记。

1、收传真登记格式如下：

收到一一分解一一传递一一备查

2、发传真登记格式如下：

送审一一登记一一发出一一备查

第二章公司传真格式和使用措施

第六条公司办公室统一制作传真格式原则模板软盘，其传真格式见附件一。

第七条公司各部门对外发传真一律采用原则格式，各部门到公司办公室办理

领取一片原则模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写

制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。

第八条为了强化原则化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，

一律不予制发。

第三章公司信函格式和管理措施

第九条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到

日勺一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。

第十条信函统一由公司办公室管理制发和领用。

第十一条根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部

门办公费用中。

附件一：台州贵友贸易有限公司传真

附件二：台州贵友贸易有限公司信纸

公司印信管理

第一章印章时刻制、保管、启用、停用

第一条公司各类印章统一由公司办公室负责巾报与刻制。

第二条公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由

有关部门保管，各负其责。

第三条各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。

第四条各部门停用印章时必须当天内交到办公室封存，否则由各部门主管领

导承当所有责任和法律责任。

第五条公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和

公司办公室印章。

第二章用印管理措施

为了加强管理，规范印章使用，特规定如下：

第六条为了保证公司正常工作和业务活动的开展与实行，公司己正式启用行

政印章。

第七条公司职能部门代表公司管理日勺印章（如合同章、财务专用章等）要拟

定用印管理措施和拟定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。

第八条对外联系工作等，使用统一格式日勺简介信或便函，均由各部门领导或

公司领导签字，方可盖章。

第九条重大工程合同、合同等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门

领导签字后报请公司总经理、副经理批准签字后，到公司办公室备案

用印。

第十条公司办公室女立专职监印人负责公司行政印章的用印和保管。

第十一条公司办公室合同印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或

副总经理签字。

第十二条有关合同章使用得其她规定，请继续按照《经营合同章使用的暂行规

定》执行。

办公文档管理措施

第一条凡经公司办公室收、发的多种文献、材料及属公司或办公室工作范畴

日勺文档材料，一律由办公室负责存档。

第二条文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整顿分类、编号、保

存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅

文献，否则保管人承当责任。

第三条文档寄存于公司办公室专用文献柜中，钥匙由专人保管。文献应分类

放置。对需要办理的文献，按办理状况寄存；已办理完毕的文献，按

已拟定日勺立卷类目寄存；未办理完毕日勺文献放于待办文献夹中。寄存

文献应同步放置文献目录，便于使用时查找。

第四条对于承办件：应催促承办部门尽快按规定期限尽快办理，解决成果，

及时反馈；办理完毕后及时将文献退公司办公室存档。

第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合的措施分类立卷，并准时间

顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速精确查找。

第六条文档的借阅，由保管人与借阅人当面瓷点所借文献日勺类别、份数和页

数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后,

保管人应及时催促借阅人退还文献，以免丢失或影响她人使用。对于

有特殊保密规定的文献，可根据保密级别，限在公司办公室查阅，不

得带走，不得复印。对办理完借阅手续日勺文献，借阅人需妥善保管，

不得涂改、设坏或丢失。

第七条办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存

以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期

5年。

第八条文献的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文献、资料、

刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文献,

定期进行清点登记，签批备案后按文献销毁程序解决。

第九条档案移送，对保存期已满两年以上的文献，除公司办公室确需继埃保

管外，可移送档案室存档，公司办公室仅保存归档移送文献的目录、

归档时间、档案编号，以便查阅。

第十条办公室存档文献日勺范畴：

1、甲类：

1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料

2）公司董事会、股东构成人员（单位）名单及材料

3）对上级领导机关日勺请示、报告文献，上级机关下达的文献、告知、批复

4）公司历史性文字、影音、图片资料

5）公司内部印发的管理制度、章程、管理措施、条例

6）董事会、股东会、办公会议纪要

7）公司发展规划，对外合伙合同、文献

8）公司机构设立、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、惩罚文献材料

9）重要领导人发言、题词、照片、录像

2、乙类：

1）公司对外宣传册、广告、技术、产品简介、展示会资料

2）公司专项授权书、委托书

3）会议、专项活动音像、图片资料

第十一条存档文献的形式，对甲类资料规定存正式文本1〜2份，对公司办公室

打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文献，除保存正文外还要

保存底稿和签发手续。

第十二条公司内其她各单位，各职能部门对各自业务范畴内日勺文档，各自负责

整顿、存档，按类别、内容、时间归类。

第十三条各部门凡需移送档案室长期保存口勺档案，由各事业部各职能部门清理

后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同步交

给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保存相应的档案目录。

第十四条公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理。

第十五条公司各部门均按办公文档管理措施执行。

公司车辆管理

第一章车辆管理措施

为了加强公司公务用车日勺管理，提高公司内部既有车辆的使用率，解决公务

用车需要，减少消耗，减少开支。特制定车辆管理措施。

第一条公司集中管理各事业部所有车辆和司机人员，实行统一任务目日勺管理

措施，对公司各部门用车实行统一核算制，以解决公司公务用车需要。

第二条公司办公室负责公司车辆使用管理和协调工作。

第三条办公室统一调度车辆并负责车班的行政管理工作。

第四条公司办公室下设车班，负责司机日勺管理和安全教育，以及车辆服务和

维修维护、保养。并规定司机掌握专业技术知识和本领，保证安全行

车和树立爱车、爱岗的敬业精神。

第五条公司司机均接受院交通安全委员会定期安全教育的管理。

第六条各部门使用公司车辆时，需填写用车单由办公室统一调配。车班办公

地点：科研楼6楼，电话：3491o

第七条长途用车须由各事业部主管领导签字后，公司办公室方可派车。

第八条公司内部用车，执行公司制定的内部统一核算原则。公司办公室将统

一核算用车费用（一式三份）分别送用车部门、财务金融部和公司办

公室存查。

第九条公司外部人员或单位使用我司车辆时，请与公司办公室联系，收费与

院车队执行同等原则。

第十条为提高公司车辆的运用率，鼓励司机提供优质服务和多劳多得，实行

公里任务薪金奖励措施。

第十一条公司内车辆变动，如购买、转让、抵帐、发售、租借、报废等事宜由

公司办公室、管理规划部、财务金融部共同商量，报主管总经理、总

经理审批。各事业部项目货金需以车辆抵帐方式解决时，事先申报，

由上述三个部门提出意见，主管副总经理、总经理审批。

第十二条公司所有车辆（奥迪2.6除外）一律统一到指定地点记帐加油，每月

由办公室统一结算一次。

第十三条公司车辆需要修理，由司机填写车辆维修申请单，经车班和办公室委

托院车队修理班进行鉴定后，由办公室审批，到指定修理地点维修。

车辆大、中修须经公司领导审批，未经批准不得擅自外出修理，或到

非指定维修单位修理.否则不予报销修理费。

第十四条本措施解释双在公司办公室。

第十五条本措施自发布之日起生效。

附件1：公司车辆使用程序图

各部门（填写用车单、部门领导批准）一一公司办公室调配（电话：3409）一一

司机执行派车任务（提供优质服务）。

附件2：用车单填写阐明

1.用车时间：填写X年X月X日X时X分使用。

2.行驶路线：如院至北京站等。

3.用车单：注明用车人和部门主管领导（临时特殊状况除外）。

4.司机根据用车人使用状况填写行驶里程数和行车杂费、等时数（半

小时以内不计，超过半小时开始计算等时数）。按实际状况填写，

等时每小时计10公里。

5.司机完毕出车任务后由用车人在用车单上签字。

6.长途在异地滞留期间每天按80公里计，超过后按实际公里数累

计。

7.院内等时不计。

第二章司机目的管理措施

第十六条公司提供应司机日勺条件：

1、办公休息地点和车辆。

2、享有公司员工基本待遇和福利。

第十六条司机收入（基本工资+绩效工资+司机补贴费）：

1、每月行驶600公里为基本公里定额，完毕基本定额发司机基本

工资和岗位工资及补贴费。局限性基本公里只发司机基本工资。

3、每月超过600公里定额后，提取绩效工资（超定额公里提成）。

4、司机出车补贴原则

出车市内每天补贴3.5元

远郊每天补贴8元

加时费（8小时工作时间以外）每小时补贴1元

法定节假日每天补贴20元

法定节假日之外休息日（双休日）每天补贴10元

长途按公司员工出差规定补贴

第十八条本月总里程表公里数减去上月总里程表公里数，再减去本月出车单

记录的公县数为空驶里程。空驶里程不应超过出车记录的3%。超过

应阐明因素，无不合法理由视为私用车，扣发司机奖金.无端不眼从

分派出车者，第一次口头警告并扣发当月50%绩效工资，第二次写出

书面检查并扣发当月绩效工资，第三次调离岗位，自谋岗位。

第十九条绩效工资提奖措施

1、绩效工资=（实际里程-基本工资里程）x0.15元/公里

2、公里数要与油耗和消耗材料挂钩，视状况酌情减少绩效工资百分点。

第二十条司机根据派车单和用车人签字进行考核，由办公室发放工资。

第二十一条车辆修理：

1、倡导司机自我动手保养车辆,换“三滤”和换“机油”“防冻液”及换季

保养，一律由司机负责。在保证安全行车日勺前提下，能修日勺尽量自己修。

2、车辆发现故障时要立即检修。不能检修的，应立即报告管理人员，经院

修理班鉴定后并提出具体H勺维修意见（涉及维修项目大体需要的经费

等）。未经批准，不许擅自将车辆送厂维修。

3、公司车辆修理经鉴定后，必须到指定地点修理。

第二十二条司机年修理费用多少与年终考核挂钩。

第三章专职司机岗位应聘条件

第二十二条根据公司业务工作需要，结合竞争上岗原则，经公司人力资源部批

准，聘任专职司机人员条件如下：

1、男性，年龄不限，具有高中以上学历；

2、具有5年以上驾令，初级工技术水平，并有良好的工作业绩；

3、应具有勤奋好学、热情服务的工作态度和责任感；

4、具有良好的驾驶技术和一定维修、保养车辆的能力。

第四章司机岗位责任

第二十三条司机必须遵守“中华人民共和国道路交通管理条例”及有关交通安

全管理的规章规则，安全驾车。严格遵守公司各项规章制度，坚守

工作岗位，遵守劳动纪律。

第二十四条司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，常常检查车辆的重

要机件和保持车辆的清洁，保证车辆正常行驶。

第二十五条司机要认真执行委派的出车任务，做到安全、准时；司机看待乘车

人要热情、礼貌、周到服务。

第二十六条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（涉及高

速、紧跟、争道、赛车等）。司机要注意休息，不准开疲劳车，不准

酒后驾车。

第二十七条出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其她性能与否正常，发现

不正常时，要立即加补或调节。出车回来，要检查存油量，发现存

油量局限性时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。

第二十八条司机对自己所开车辆的多种证件的有效性应常常检查，出车时一定

保证证件齐全。

第二十九条上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机班等侯出车。有事确

需要离开时，要报告管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开;

出车外出回来时，应立即到管理人员处报到。

第三十条司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故迟延或拒不

出车。对二作安排故意见，事后向公司办公室反映。

第三十一条司机出车执行任务，遇特殊状况不能准时返回的，应及时设法通

知管理人员，并阐明因素。

第三十二条司机身上必须带传呼机。对公司领导和管理人员的传呼，应复机。

状况特殊日勺确不能复机的，事后一定要阐明因素。

第三十三条司机根据派车单认真填写行驶里程记录（行车登记表见附表），总

里程表公里数，以及过路、过桥费，做到精确无误.月行驶里程按

里程表公里数，以及过路、过桥费，做到精确无误。月行驶里程按

派车单结算一次，由办公室负责统一审核。

第三十四条发生交通事故，交通管理部门按交通法规解决外，公司将视责任大

小予以惩罚。凡发生事故导致经济损失的，按经济损失额的5%惩罚，

扣发绩效二资或基本工资。

第三十五条如未经批准开私车办私事，发生交通事故如保险公司不承当口勺费

用一切损失自付。如保险公司承当补偿口勺，负责人仍需按事故损

失20%对个人予以惩罚。

第三十六条司机全年安全行车，未出交通事故的，年终予以一次性行车安全奖

励500元。

第三十七条年修车费用，节余部分转入下一年度继续使用。如超过修车费定

额，则按超过部分的合适比例扣发绩效工资。

第三十八条司机因晚上加班早上晚来，每次要在周报表上阐明因素并填写。

第五章车辆核算措施

第三十九条为了提高公司车辆运用率和有效运用，特制定本措施。

第四十条公司车辆实行统一核算，并按使用部门计入各部门、各项目成本。

1、按照公司车辆使用程序图反馈日勺各部门用车单进行核算。

2、核算费用（计入用车单位）二每公里价格+过路、过桥、停车费+等时数（折

合公里收费）。

第四十一条司机根据派车单出车，出车任务完毕后司机填写里程数，由用车人

签字承认。司机每月将行车记录和派车单上交后进行核算，派车单

无用车人签字无效。

第四十二条行车登记表上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司

机负责交纳差数里程口勺汽油费。

第四十三条车辆起步价为5公里。

第六章公司车辆原则核算价格

第四十四条车辆原则核算价格根据：

1、车辆保险费、验车费、车船使用税按公司规定统一办理。

2、车辆成本费用。

第四十五条拟定公司立辆原则核算价格如b'

奥迪2.6E2.8元/公里

丰田霸王2.5元/公里

面包车L9元/公里

桑塔纳2.0元/公里

一般桑塔纳1.7元/公里

公司接待工作管理

为了保证公司业务工作H勺开展，扩大与外界联系和交往的机会，大力宣传、

维护公司形象及利益，本着重礼仪、重实效日勺原则，特制定本措施。

第一章公司客户接待管理措施

第一条公司接待客户实行公司级和各事业部、职能部门级两级管理。

第二条接待工作及其规定：

1、接待客户时应积极、热情、大方、微笑服务。

2、在规定的接待时间内，不缺席。

3、有客户来访，立即起来接待，并让座。

4、来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。

5、对事前未告知天的客户，要表达欢迎。

6、应记住常来的客户。

第三条接待守则：工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、互相协助；扩大联系、

讲究实效。

第四条公司级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护

利益。以扩大公司影响和市场占有率。

第五条公司办公室负责以公司名义接待时，填写接待任务单（附件一），按程

序办理。

第六条对来公司参观日勺客户，公司办公室要填写任务单（附件二）并提前送至

各有关部门。

第二章公司工作用餐措施

第七条非业务性来公司办事、参观等工作的外单位人员一律实行工作餐。

第八条业务性（已签订项目合同并在进行中）的外单位人员办事、培训、调

试等，一律实行工作餐。

第九条公司工作餐原则每人每天补贴不得超过20元。

第十条工作餐办理手续：统一到公司办公室办理领用餐证。

第十一条对于公司内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导批准，可按

每餐10元/人的原则订盒饭，以节省公共开支。

第十二条司机人员凡在业务活动中已经用餐的，不再计发误餐补贴。对没有就

餐的按10元/人原则报销餐费或予以误餐补贴，由用车人签字，费用

计入车费核算内容摊入各部门办公费用或项目费用。

第十三条本措施自发布之日起执行。

第三章公司招待费用报销原则的规定

第十四条公司本着重礼仪、讲实效，特制定本规定。

第十五条但凡公司礼/义和营销中洽谈项目日勺客人、客户，需要相应级别主管副

总经理、总经理出面接待时，请事先与公司办公室或公司领导联系，

以便安排。

第十六条公司领导出面接待重要客人，接待原则可高于1000元/桌视工作需要

而定。公司各部在经营活动中接待原则不得高于1000元/桌（在外地

从事项目经营时可由主管副总经理授权解决），超原则宴请应得到事先

批准，否则财务部门不予报销。

第十七条对业务波及公司内几种事业部的项目，原则上以一种事业部为重要负

责接待，其她事业部不得反复宴请。必要时可由公司办公室统一安排。

第四章外事接待工作（待定）

第十八条公司的外事接待工作应严格按国家的法律和法令执行。为了统一做好

外事接待工作，树立公司整体形象，特制定本规定。

第十九条公司外事接待工作由公司办公室统一组织安排。各事业部属业务范畴

以外外事来访要报公司办公室。

第二十条公司办公室应视外宾来访H勺具体状况拟定接待筹划、接待规格、各项

重要活动安排以及日程安排，并报公司总经理批准。

第二十一条对于业务洽谈来访，要根据来访者H勺性质事先做好邀请，联系及商

谈内容的准备。

第二十二条外宾来访需参观本部门以外其她业务部门，需提前与公司办公室联

系以便提前安排。

第二十三条本规定自发布之日起执行。

附件一:

接待任务单

编号:

部门（或人）接待日期

工客户（或客人）

作名称

委来客目的

托

客户（或客人）交通工具

达到方式时间

客人住宿口自行安排地址

安排口公司安排电话

工接待部门（或人）接待地点

参观□是（参观内容详见参观任务单）

公司□否

□会议时间

作其她□座谈

安排口参观地点

口其她人员

联系

宴请地点

安

安排时间客人数

陪伴人数交通工具

订□火车口车次

西

客人7K口飞机口航班

送行住宿结算□自付口公司全付口公司部分付

排

安排工作餐结算□自付口公司全付口公司部分付

交通工具□出租车□公司派车

附件6-1-2

参观任务单

编号:

工

部门（或人）参观日期

作客户名称

委

参观目日勺

托

参观人数具体时间

参观路线

工

参观内容

作

安具体贯彻

参观事项

排

公司通讯管理

第一章办公电话管理措施

第一条我司的电话，重要是为以便与外界沟通和开展正常工作而设立使其发挥最

大效力，节省成本，特拟本规定。

第二条我司电话总机（010）转分机（或各部门），对外联系电话（010）,传真（010）

和。办公电话的管理由公司办公室统筹负责。

第三条电话的申办（装机、移机、长途业务、收费信息台）由公司各部门提出申

请并经主管签字，报办公室审核，送公司主管领导批准后，统一办理手续。

未经批准财务部门不予报销和转帐。

第四条各部门使用电话上网时，需经部门领导批准，须公司办公室登记备案。否

则发生问题由部门负责。

第五条公司办公电话拆装、话费由办公室统一对外联系和交纳。

第六条电话的I使用由各部门主管负责督导与控制。大力倡导员工通话时，用语礼

貌、简洁、明确，减少通话时间，充足提高电话日勺使用率。

第二章公司通讯费用报销管理措施

按原措施执行，详见口电话口勺金自天正办发02号。

公司劳保用品管理

第一章公司劳保用品发放的规定

第一条公司劳保用品范畴：劳保用品指公司员工平常工作所需的洗涤用品

第二条公司劳保用品发放欧I规定

1、为了节省经费，达到员工工作使用洗涤用品日勺目日勺，特做此项规定。

2、公司劳保用品实行统一管理和发放。

3、公司办公室统一提出申请，报请主管副经理审批；由公司办公室发放

4、发放原则：公司员工（含借调人员、聘任人员和临时工）每人每月20元。

5、发放时间：每季度的第一种月申报和发放。

第二章工作服和劳动保护用品发放的规定

（待定）

公司办公生产用房管理

为了保证公司科研、工程应用和生产工作的需要，充足运用既有办公、生产用房

的使用率。加强管理、发挥功用，特制定本措施。

第一章办公用房调配和使用

第一条公司所有房屋由公司办公室总务室实行统筹管理。

第二条各部门需要新增、调节和扩大用房时，必须提出书面申请交总务室，经总

务室与有关部门协商报请主管总经理批准后，由总务室负责实行。

第三条申请用房时以部门为单位受理，否则不予办理。

第四条使用公司房屋的单位和员工需要调换时，应经公司办公室批准方可调换，

未经容许不得擅自调换。

第五条公司办公用房构造上的非正常损坏及门窗玻璃和附属设备的损坏均由当事

人及房屋的使用单位自费修理。

第六条公司办公室负责公司（工作需要）以外办公、生产用房租用牵头和组织实

行工作。

第七条办公用房调配原则，是根据公司发展规划及管理、科研、技术人员和其她

人员需要而必定及实行。

第八条公司仓库用房由总务室与有关部门协商，并报请主管总经理批准，方可使

用。

第九条公司所有日勺接待室、会议室由公司统一安排设立，分部门进行管理，原则

上全公司统一使用。

第二章办公用房的费用原则

第十条根据公司与股东（自动化院）有关房屋租赁合同和规定，公司办公室总务

室对全公司所有办公、生产用房，均按使用面积实行核收费用制度。

第十一条每季度按各部门使用面积进行核算一次，在每季度初15个工作日内由总务

室作出各部门办公用房和生产用房使用面积及费用明细表。明细表（一式

三份）分别送各部门、财务金融部、公司办公室备查。

第十二