会务管理工作指南流程图（版）

会务管理工作根据网上文字材料整理制作2021年4月13日会议工作的根本任务组织工作文书工作生活管理工作平安保卫工作－组织工作协助领导确定会议议题；

根据议题安排议程、日程；发会议通知，负责会议报到；对与会人员进行编组；布置会场，安排座次；印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；负责会议签到；会中组织和协调；会场其他组织和管理；会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

会议的结束收尾工作。－文书工作会议文书的起草会议文书编写

会议文书印发及管理－生活管理工作与会人员的食宿管理会议的财务管理会议的交通保障会议的文化活动与会人员的医疗保健－平安保卫工作会议的保密工作会议的警卫工作

会场内外的平安保卫工作会务工作流程图会前会中会后－会前确定会议主题与议题确定会议名称确定会议规模与规格明确会议组织机构明确会议所需设备和工具确定会议时间与会期确定与会者名单选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知安排食住行准备会议文件材料制作会议证件制定会议经费预算方案布置会场会场检查－会中报到及接待工作组织签到做好会议记录会议信息工作编写会议简报或快报做好会议值班保卫工作做好会议保密工作做好后勤保障工作－会后安排与会人员离会撰写会议纪要会议的宣传报道会议总结确定会议筹备方案会议筹备方案就是会议方案。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等工程。确定会议主题和议题会议主题是指关于会议要研究的问题、到达的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。确定会议名称确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原那么。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。明确会议组织机构确定会议的时间和日期会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。确定会议时间应考虑首先是需要如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产方案，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量防止在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。最后是会议时间限度据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

〔会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最正确时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。〕安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。确定与会人员范围及人数会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的根本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组〞负责考虑这些工作。会议地点问题会议地点，又称“会址〞。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最正确会址也得考虑多种因素。应根据不同的会议类型来选地点如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假设，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。应考虑交通便利会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。会场的大小应与会议规模相符一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。场地要有良好的设备配置桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。场地应不受外界干扰应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰〞还包括室外的各种噪音，打进会场的，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观〞的牌子，并要求关闭所有的。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。应考虑有无停车场所和平安设施问题场地租借的费用必须合理确定会议议程与会议日程会议议程与会议日程的区别：

会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序方案，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定

要明确具体，准确无误。确定会议议程与会议日程安排会议议程和日程要注意的问题：

要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

例会原那么上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，防止出现会议给人们带来的疲劳。

如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最正确时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最正确的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上那么安排一些文娱活动。确定会议议程与会议日程大中型会议的议程一般安排如下：

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论；

大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

闭幕式。制定会议经费预算方案会议本钱估算会议经费的主要内容审核时要逐项细审会议本钱估算估算方法一会议本钱=2ABT+会议实际费用A：全部员工小时平均工资的3倍乘以2：会议引起管理工作停顿造成的损失B：与会者人数T：开会小时数会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具、文件印刷费、会议效劳费〔茶点〕

估算方法二会议本钱=与会者小时平均工资X会议时间本钱+会议实际费用会议时间本钱：与会者会议准备时间、旅行时间，会议秘书、会议效劳人员工作时间及开会时间的总和。会议实际费用：同上会议经费的主要内容〔一〕文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。邮电通讯费用：如发会议通知，那么有会议事项发电报、、电传或打进行联络等费用；假设召开电视、等远程会议，那么使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。会议经费的主要内容〔二〕会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一局部，由会议主办者补贴一局部。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一局部，那么预算中可不列此项。会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一局部，由与会者承担一局部。会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，那么应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。审核时要逐项细审要让起草人员将局部费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否那么会造成浪费；也不可太紧，否那么会影响到会议质量。印发会议通知确定会议住宿和餐饮安排确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作确定会议所需用品和设备必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人效劳。如果是、播送会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和平安保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台效劳人员的就位等。会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。例如1：筹备方案

例如：筹备方案

例如1：筹备方案

例如1：筹备方案

例如2：费用预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元。二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。三、聘请专家咨询费