乡镇办公会议管理制度

乡镇办公会议管理制度第一章总则

一、为加强乡镇办公会议的管理，确保会议的效率和质量，提高决策的科学性和民主性，根据国家有关法律法规，结合本乡镇实际，特制定本制度。

二、本制度适用于乡镇办公会议的召开、组织、管理及会议纪要的跟踪落实等工作。

三、会议的召开应以解决实际问题、提高工作效率为原则，注重会前准备、会中讨论和会后落实，确保会议内容充实、有序进行。

四、参会人员应严格遵守会议纪律，积极参与会议讨论，自觉维护会议秩序，确保会议的严肃性和权威性。

五、乡镇办公会议分为定期会议和临时会议。定期会议原则上每周召开一次，临时会议根据工作需要适时召开。

六、会议的组织和管理工作由乡镇办公室负责，主要包括会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要的起草和分发等。

七、会议纪要应详细记录会议的讨论内容、决策结果及责任分工，会后及时发送给相关领导和部门，确保会议决策的贯彻落实。

八、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修改，由乡镇办公室提出修改意见，报请乡镇领导审批后予以公布。

九、本制度的解释权归乡镇办公室所有。乡镇办公室负责对本制度的执行情况进行监督检查，对违反本制度的行为予以纠正和处理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.乡镇办公室根据工作需要，确定会议主题，拟定会议议程，并在会议召开前至少3个工作日将会议议程通知参会人员。

2.乡镇办公室负责收集与会议主题相关的资料、数据、意见和建议，整理会议参考资料，并于会议召开前1个工作日分发至参会人员。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复乡镇办公室，确认参会与否，如有特殊情况不能参会，需提前说明原因。

二、会议召开

1.会议主持人由乡镇领导担任，负责组织会议讨论，确保会议按议程进行。

2.会议开始时，由会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和要求。

3.会议期间，参会人员应围绕会议主题积极发言，充分表达自己的观点和建议。

4.会议主持人根据议程安排，引导会议讨论，确保议题充分讨论，形成决策。

三、会议决策

1.会议讨论结束后，由会议主持人梳理讨论成果，组织参会人员进行表决或决策。

2.会议决策应充分体现民主集中制原则，尊重多数人意见，确保决策的科学性和合理性。

3.会议决策结果应明确责任人、完成时限和验收标准，确保决策的贯彻落实。

四、会议记录与纪要

1.会议期间，乡镇办公室指定专人负责记录会议内容，确保记录真实、准确、完整。

2.会议结束后，会议记录人应在1个工作日内完成会议纪要的起草，经会议主持人审核后，发送给参会人员征求意见。

3.会议纪要应在征求完参会人员意见后，及时定稿，并在2个工作日内发送给相关领导和部门。

五、会议通知与反馈

1.乡镇办公室负责将会议纪要发送给相关领导和部门，要求其在规定时间内反馈落实情况。

2.相关领导和部门收到会议纪要后，应认真组织落实，并在规定时限内将落实情况报告乡镇办公室。

3.乡镇办公室负责对会议决策的落实情况进行跟踪督促，确保决策落到实处。

六、会议总结与评估

1.乡镇办公室在每次会议结束后，组织对会议流程、会议效果等方面的总结评估，查找不足，提出改进措施。

2.乡镇办公室根据会议总结评估结果，不断完善会议管理制度，提高会议质量和效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经审核定稿后，由乡镇办公室在2个工作日内通过邮件、公告等形式发布，确保所有参会人员和相关领导能够及时获取。

2.乡镇办公室应确保会议纪要内容准确无误，对于涉及重要决策和任务的纪要，应进行口头或书面重点提醒。

二、责任分解与任务落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应根据事项性质和职责分工，分解到具体责任人和部门。

2.责任人和部门接到任务后，应立即制定实施方案，明确工作步骤、完成时限和责任人。

3.乡镇办公室负责建立任务跟踪台账，对每个任务的进展情况进行定期跟踪和督促。

三、进度汇报与监督

1.责任人和部门应按规定的时限向乡镇办公室汇报任务进展情况。

2.乡镇办公室定期组织召开会议，听取任务进展汇报，分析存在的问题，提出解决方案。

3.对于未按期完成或进展缓慢的任务，乡镇办公室应及时了解原因，督促责任人和部门采取措施加以解决。

四、结果评估与反馈

1.任务完成后，责任人和部门应对实施结果进行自我评估，并向乡镇办公室提交评估报告。

2.乡镇办公室组织对任务完成情况进行全面评估，确保决策效果与预期目标相符。

3.评估结果作为对责任人和部门工作绩效考核的依据，对于工作表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。

五、改进措施与持续优化

1.根据任务落实情况和评估结果，乡镇办公室应总结经验教训，提出改进措施。

2.乡镇办公室定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，查找管理漏洞，不断优化会议管理制度，提升工作效率。

六、档案管理与查阅

1.会议纪要和相关落实材料由乡镇办公室负责归档管理，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要档案应按照规定的保存期限保存，方便后续查阅和审计。

3.对于涉及敏感信息或保密要求的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理和使用。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，乡镇办公室负责会议室的统一管理和预订工作。

2.需要使用会议室的单位或个人，应提前向乡镇办公室提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

3.乡镇办公室根据预订顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，并保持设施完好。

2.乡镇办公室定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

3.会议室应保持整洁，严禁在会议室内吸烟、进食，会议结束后，使用单位或个人应负责清理场地。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁大声喧哗、随意走动，参会人员应保持手机静音或振动，以免影响会议进行。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动、损坏设备，如有损坏，应照价赔偿。

3.会议期间，乡镇办公室应指定专人负责会议室的管理工作，确保会议秩序井然。

四、会议室安全与保密

1.会议室应遵守国家安全规定，配备必要的消防设施，确保消防通道畅通。

2.会议室内不得存放易燃、易爆物品，会议期间应加强安全巡查，消除安全隐患。

3.对于涉及敏感信息和保密要求的会议，应采取相应的保密措施，如设置保密标志、限制会议记录传播等。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间由乡镇办公室根据工作需要制定，并在显著位置进行公告。

2.特殊情况下，乡镇办公室可根据实际工作需要调整会议室开放时间，并及时通知相关单位。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的单位或个人，乡镇办公室有权进行制止和批评教育。

2.情节严重的，乡镇办公室可报请乡镇领导批准，给予相应的纪律处分，并追究相关责任。

第五章附则

一、本制度自发布之日起实施，原有相关规